Comment gérer ses priorités ?

Amélie est une jeune avocate qui pratique le droit commercial dans un cabinet montréalais.

Sophie Audet, coach d’affaires, l'assiste dans le développement de son leadership et répond aux questions qu’elle se pose quand elle est mise en difficulté dans le cadre de situations professionnelles.

À: Coach
De: Amélie
Sujet: Gestion du temps
Date: 4 septembre 2014 – 13 : 33

Salut Coach,

J’espère que tu vas bien. De mon côté, je fais face à une charge de travail monumentale. Les deux dernières semaines ont été complètement folles. Je suis impliquée dans une nouvelle grosse transaction qui m’occupe plus de douze heures par jour.

Comme les appels conférences, les ébauches de contrats à réviser, les courriels avec la mention « merci de réviser ceci de façon urgente » rentrent à la vitesse lumière, j’aimerais vraiment avoir du feed-back sur la façon de gérer mes priorités.

Ciao

Amélie

A : Amélie
De : Coach
Sujet : Le Général Eisenhower
Date: 4 septembre 2014 – 18 : 45

Bonjour Amélie,

La matrice élaborée par le Général Eisenhower (le 34ème président des Etats-Unis) est un outil efficace permettant de gérer les priorités.

Cette matrice est un tableau comportant quatre zones pouvant être illustrées comme suit :



L’importance d’une tâche est déterminée par l’impact de cette tâche sur les objectifs et par sa valeur ajoutée. L’importance est aussi dictée par les différentes politiques et valeurs de l’organisation et peut varier selon la position hiérarchique.

L’urgence d’une tâche est déterminée par le temps requis pour la réaliser et par la date d’échéance. Le sentiment d’urgence vis-à-vis une tâche peut être influencé par différents facteurs, y compris la tendance à se précipiter dans l’action.

Pour permettre d’identifier le caractère réel de l’urgence d’une tâche, une méthode efficace est de le questionner. Ceci peut être fait en demandant tout simplement: « tu en as besoin pour quand ? » Ceci peut également être fait en suggérant un délai plus long : « Je peux te remettre ça lundi matin? » Dans les deux cas, l’urgence ressentie sera réajustée à la réalité.

Pour prioriser les tâches, il s’agit tout simplement de les classer dans les zones appropriées et de les exécuter ensuite en suivant l’ordre présenté dans le tableau. Cet ordre te permettra de constater que l’on priorise normalement l’importance sur l’urgence.

Pour parvenir à passer la plupart de ton temps sur ce qui est important, la meilleure stratégie consiste à: i) éliminer complètement le temps passé dans la zone 4 (souvent des échappatoires pour souffler un peu lorsqu’il y a trop d’urgences) ; et ii) réduire au maximum le temps passé dans la zone 3 (qui ne devrait pas dépasser 10 à 15 %). Ainsi, le temps libéré devient disponible pour les zones 1 et 2, permettant du même coup de devenir moins réactif et plus proactif.

Je te suggère de compléter le tableau en classant les tâches que tu dois accomplir dans les zones appropriées.

• Comment ton temps est-il réparti actuellement?
  


• Comment aimerais-tu que ton temps soit réparti?
  


• Quelles actions vas-tu poser pour mieux gérer ton temps?
  


Au plaisir d’en discuter avec toi.

Ton coach

À : Coach
De : Amélie
Sujet : Merci !
Date: 5 septembre 2014 – 17 : 30

Allo Coach,

En prévision de notre prochaine rencontre, j’ai classé les tâches que j’ai à accomplir dans le tableau. Voici mes constats:

Comment mon temps est réparti: Je constate que presque toutes mes tâches sont urgentes et que je n’ai presque rien dans la zone 2 intitulée « non urgent – important ». Ceci me laisse penser que suis constamment dans un faux sentiment d’urgence ou que mes donneurs d’ouvrage attendent beaucoup trop avant de me déléguer du travail.

Comment j’aimerais que mon temps soit réparti: J’aimerais réduire les urgences, particulièrement celles qui apparaissant dans la zone 3 pour consacrer plus de temps à la zone 2 et être plus proactive.

Quelles actions je vais poser pour mieux gérer mon temps:

• Je vais dorénavant vérifier le caractère réel de mes urgences. Je vais également essayer de me faire déléguer certains dossiers plus rapidement en étant plus proactive avec mes donneurs d’ouvrage. J’imagine que ceci augmentera ma quantité de tâches dans la zone 2 (là où je devrais consacrer la plupart de mon temps pour être efficace).
  


• Je vais travailler avec mon adjointe pour mieux filtrer mes appels téléphoniques et interruptions spontanées. Ce sera un début pour réduire mes urgences de la zone 3.
  

Tu m’as fait réaliser que les urgences dans lesquelles j’ai la perception d’être constamment m’incitent à exécuter des tâches inutiles pour décompresser. J’ai l’intention de réduire le plus possibles mes tâches de la zone 4 dans le prochain mois et d’utiliser ce temps pour mieux planifier mon travail.

Lors de notre séance de coaching en face à face prévue la semaine prochaine, j’aimerais que tu m’aides à mettre en place un plan d’action relativement à ce qui précède.

Merci beaucoup pour cet outil de travail. Je sens que cela va beaucoup m’aider dans le futur.

Amélie.

Un coach professionnel est une personne bien placée pour vous amener à cheminer quant au développement de votre leadership et à la gestion de votre temps et de vos priorités.

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