Informatiser vos échéanciers, c’est possible!

Parmi les outils informatiques tels que JurisConcept et LexisNexis qui améliorent l'exercice de la profession, voici Lexop qui simplifie la procédure judiciaire via une plate-forme informatisée sur laquelle les avocats qui pratiquent en litige peuvent gérer leurs échéanciers.

« Les solutions actuelles pour élaborer l'entente sur le déroulement de l’instance (EDI) sont archaïques et dépendantes au papier. Les échanges de nombreux courriels et les réunions de signature sont beaucoup de temps perdu ; c'est contre-productif comme processus », explique Me Amir Tajkarimi président Lexop.

Ayant eu l’idée en 2010 quand il était étudiant chez Heenan Blaikie, il a concrétisé son projet en s’associant avec un expert en design web, Jean-Olivier Bouchard, et un programmeur informatique, Nima Jalalvandi.

« Il existe beaucoup de solutions technologiques pour la relation client-avocat mais rien sur la relation avocat-avocat ou juge-avocat », indique Me Tajkarimi, Barreau 2012, qui travaille désormais comme conseiller juridique en droit bancaire à la Banque Nationale du Canada.

L'élaboration d'une telle plate-forme fonctionnelle depuis le 2 mars a nécessité un gros travail de recherche et une centaine de rencontres avec des avocats, juges, adjointes juridiques et para-juristes. Les trois entrepreneurs se sont également entourés de mentors dont Dominic Jaar, un expert reconnu en sécurité informatique.

Le site qui s'adresse aussi bien aux avocats qu'aux justiciables qui se représentent seuls, apporte une solution à un besoin précis dans un objectif d’informatisation de la procédure judiciaire, souligne l’avocat. Les cabinets Irving Mitchell Kalichman, Sarrazin+Plourde et Grondin Savarese sont déjà prêts à l’utiliser.

Comment ça marche ?

L'avocat crée l'échéancier sur la base de gabarits prédéfinis en fonction du type de procédure, qu'il peut adapter selon ses goûts, puis le partage avec son confrère. Des commentaires peuvent être échangés et des collaborateurs ajoutés. Un calculateur génère automatiquement les délais de rigueur.

Le document final est ensuite accepté par chacun qui appose sa signature électronique en un clic, laquelle est protégée par un mot de passe. Les délais sont automatiquement synchronisés dans un calendrier Outlook et/ou Gmail selon les préférences et des alertes par courriel et SMS sont envoyées.

Le système est sécurisé et tout est crypté, précise Me Tajkarimi. L'inscription est gratuite et le montant de 16 dollars s'applique une fois l'échéancier partagé. « Le système est simple à utiliser et rapide ; toutes les ressources nécessaires sont disponibles sur le site et une vidéo explique son fonctionnement », ajoute-t-il.

Et la suite ?

La plate-forme actuelle a toutefois ses limites puisqu'il faut encore imprimer le document puis aller le déposer à la cour pour obtenir sa validation.

Mais la prochaine étape du projet sera justement d'informatiser la production de l'EDI à la cour, confie Me Tajkarimi, afin de permettre aux avocats d'envoyer l'échéancier directement à aux juges pour qu’ils puissent ensuite l'entériner. Ceci nécessitera bien sûr l'approbation du ministère de la justice.

L'avocat envisage par ailleurs d'élargir la plate-forme à l'élaboration de la déclaration commune de dossier complet. Il entend aussi l'offrir aux avocats de l'Ontario confrontés aux mêmes problématiques.

Aux États-Unis et en France par exemple, le système de dépôt électronique de documents à la cour existe depuis longtemps comme à la Cour canadienne de l'impôt, relève-t-il.