Confidentialité et discrétion sous toutes leurs formes

Durant la période où j’étais secrétaire juridique, la discrétion et le sens de la confidentialité faisaient partie des valeurs des membres du personnel, sans qu’il soit nécessaire de signer une entente de confidentialité.

Cependant, j’ai toujours cru que les avocats devaient se doter d'une politique de confidentialité et de secret professionnel pour sensibiliser leurs employés à ces questions.

Il m’est arrivé, à plusieurs reprises, sans avoir posé de questions, qu’on me dévoile des informations à caractère confidentiel. Bien que certaines d’entre elles fassent partie de dossiers judiciaires publics, je suis d’avis que la discrétion quant aux mandats confiés par un client, est toujours de mise.

Certaines personnes ont des « carences » en discrétion et manquent manifestement de jugement. Un certain lundi matin, une collègue, tout excitée d’avoir découvert un répertoire de fichiers temporaires, contenant les pièces jointes aux messages envoyés ou reçus de tout le bureau, cria haut et fort qu’il y avait une faille dans le système de messagerie électronique. Dans ce même élan, elle communiqua le nom de ce répertoire aux membres du personnel, lequel contenait évidemment plusieurs documents personnels ou confidentiels!

L’erreur humaine peut aussi briser le sceau de la confidentialité. Utiliser le modèle de bordereau de signification par télécopieur destiné au client, pour en créer un nouveau pour le procureur, peut être catastrophique. J’ai déjà consolé des secrétaires juridiques en larmes, après avoir réalisé qu’elles avaient envoyé une opinion juridique à l’avocat adverse par inadvertance.

Moi-même, il m’est arrivé de transmettre un document à la partie adverse sans qu’il lui soit destiné. Par chance, l’adjointe contactée compatit à ma cause et détruisit le fameux document. Du moins... c’est ce que je crois!

Depuis, j’ai appris à développer plusieurs outils, comme des bases de données reliées à des modèles, afin d’éviter de telles situations embarrassantes. Aussi, certaines méthodes de travail peuvent nous aider à conserver les informations confidentielles. Lorsque je me rends au palais de justice et que je croise un avocat dans l’ascenseur, il n’est pas normal que je puisse lire facilement le nom des parties de son dossier en matière familiale, sans l’aide de mes lunettes!

En lisant cet article, certains de mes étudiants comprendront pourquoi j’accorde autant d’importance à des petits détails, comme l’utilisation d’une police adéquate sur une simple étiquette.


Sur l'auteure:
Julie Tondreau est directrice de la formation, auteure et éditrice juridique de Confections juridiques M.T. Auparavant, elle a été secrétaire juridique pendant 11 ans.