Université Laval

Numéro d'offre

17359

Période d'affichage

Du 01-04-2026 au 15-04-2026

Lieu de travail

Bureau du secrétaire général
Service des affaires juridiques
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec

Statut/Admissibilité

Poste régulier non syndiqué
Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 3
Taux horaire: 33.92$ à 39.46$
Salaire annuel: 61 945.72$ à 72 063.04$

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget: Fonctionnement

Située au cœur de la Capitale-Nationale, l’Université Laval se distingue par son dynamisme, son innovation et son excellence en matière de recherche scientifique et d’enseignement supérieur. Première université francophone d’Amérique du Nord, elle a formé à ce jour plus de 335 000 personnes. Reconnue par Forbes comme meilleur employeur au Canada en 2026, l’Université Laval, c’est près de 10 000 employées et employés qui œuvrent quotidiennement à la réalisation de sa mission.

Description de fonction

Ancienne appellation: Secrétaire au contentieux et aux comités de discipline et des droits

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à assister les conseillères et conseillers juridiques dans la constitution, la préparation, la gestion et le classement des documents et dossiers ainsi qu’à accomplir un ensemble de travaux de secrétariat en soutien aux conseillères et conseillers juridiques et à la direction du Service des affaires juridiques.

1. Obtient, analyse, vérifie, complète et transmet les documents et renseignements reliés à la gestion des dossiers et à la gestion du Service des affaires juridiques.
2. Assure la diffusion de l'information courante, reçoit le courrier des conseillères et conseillers juridiques au besoin, en prend connaissance, y adjoint les renseignements ou la documentation pertinente, l'achemine à qui de droit et en assure le suivi.
3. Tient à jour divers rapports, listes, registres, bases de données.
4. Rédige, prépare, transcrit, met en forme et révise la correspondance ainsi que les documents de nature juridique y compris les procédures à partir de textes manuscrits, tapés ou dictés.
5. Assure l’ouverture, la tenue et le suivi des dossiers selon les règles applicables. Classe les documents, courriels, communications et les dossiers selon les normes de classification de l'Université, voit à leur conservation, fermeture ou destruction et en effectue la mise à jour.
6. Assure la gestion des audiences (comparutions, réservations de dates et de salles, remises, mise-à-jour des agendas des conseillères et conseillers juridiques, etc.), assure la préparation de pièces de procédures judiciaires ainsi que tout document et copies requises, fait les démarches auprès des différentes instances dans le cadre des procédures requises, vérifie et tient à jour les rôles d’audition et donne les suites appropriées principalement pour le secteur du droit du travail.
7. S'occupe de l'organisation matérielle des audiences et réunions des conseillères et conseillers juridiques, prépare les ordres du jour et la documentation pertinente. Au besoin, assiste aux réunions, rédige le compte rendu ou le procès-verbal et en fait la distribution.
8. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, formations ou congrès. Remplit les formulaires et documents, fait les convocations, les réservations requises; s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des équipements requis dans les circonstances.
9. Reçoit et traite les demandes d'information provenant de l'interne ou de l'externe reliées aux dossiers ou aux activités des conseillères et conseillers juridiques.
10. En soutien à la direction et aux conseillères et conseillers juridiques, reçoit, vérifie, traite et assure le suivi des factures et comptes. Effectue les entrées de données requises et assure la mise à jour des rapports et bases de données.
11. En regard des dossiers relatifs à l'application du Règlement disciplinaire à l'intention des étudiants de l'Université Laval et de la Déclaration des droits des étudiants et en collaboration avec les membres du Service des affaires juridiques et toute unité de l’Université, reçoit, prépare et vérifie tout document, en effectue la saisie, la transmission et en assure le suivi et le classement. Convoque tout comité et en assure le soutien. Reçoit, traite, révise et transmet toute décision. Tient à jour tout registre, liste, base de données.
12. Au besoin, assure le soutien des demandes d’accès à l’information en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels en les recevant, en en prenant connaissance et en préparant des projets de réponses et toute communication ou transmission requise.
13. Travaille en étroite collaboration avec les techniciennes juridiques et la secrétaire de la Secrétaire générale.
14. Exécute toutes autres tâches générales de bureau.

Note

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

DEP en secrétariat juridique ou l'équivalent

Cinq (5) années d'expérience pertinente.

Logicels: Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, Lists, One note, Sharepoint, FileMaker
Connaissance des normes de tenue des dossiers du Barreau du Québec


Atout
Connaissance de la classification de l'Université et outils afférents

À titre d'information

Aucune information additionnelle

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Numéro d'offre
17332

Période d'affichage
Du 03-03-2026 au 17-03-2026

Lieu de travail
Bureau du secrétaire général
Pavillon Jean-Charles-Bonenfant
Ville de Québec

Statut/Admissibilité
Poste régulier
Ouvert à tous

Raison d'être du poste

Le Bureau du secrétaire général (BSG) occupe un rôle central dans la gouvernance et la protection des intérêts institutionnels de l’Université. Le poste vise à assurer la direction des opérations du BSG, à soutenir la secrétaire générale et à garantir la qualité, la conformité et l’efficacité des processus décisionnels et normatifs, jouant ainsi un rôle clé dans le maintien d’une gouvernance rigoureuse et cohérente.

Sommaire du poste

Relevant de la secrétaire générale, la personne titulaire dirige les activités administratives du Bureau du secrétaire général et supervise une équipe composée de plusieurs divisions (greffe et soutien aux instances, gestion documentaire et archives, diplomation, ainsi que la coordination avec le Service des affaires juridiques). Elle joue un rôle clé en matière de gouvernance universitaire en planifiant et en encadrant les travaux des instances (Conseil d’administration, Conseil universitaire, Comité exécutif et comités), en veillant à la conformité interne des documents normatifs et en agissant comme personne-conseil stratégique auprès des instances et des unités. Elle supervise également la planification budgétaire du BSG et la mise en œuvre des priorités stratégiques et peut remplacer la secrétaire générale lorsque requis.

Plus spécifiquement, la personne titulaire du poste sera responsable de:

Gestion des ressources humaines et leadership d’équipe

• Encadrer, mobiliser et développer une équipe d’environ 22 personnes, incluant une cadre et des professionnels en situation de gestion (donc supervision directe d’une dizaine de personnes).
• Assurer une gestion saine et performante des ressources humaines et favoriser un climat de collaboration, de rigueur et d’amélioration continue.
• Soutenir le développement des compétences et accompagner les gestionnaires sous sa responsabilité dans l’atteinte de leurs objectifs.
• Contribuer à l’évolution de la structure organisationnelle du BSG et superviser les dossiers de restructuration, lorsque requis.

Contribution à la gouvernance universitaire

• Agir comme personne-ressource en matière de gouvernance auprès du Conseil d’administration, du Conseil universitaire et du Comité exécutif.
• Conseiller les vice-rectorats et les unités sur l’application des statuts, règlements, politiques et procédures, formuler des avis lorsque nécessaire et référer à la secrétaire générale ou au Service des affaires juridiques lorsque requis.
• Exercer un leadership stratégique dans les travaux des comités de gouvernance en proposant des orientations et en veillant à l’application des meilleures pratiques.
• Planifier et encadrer la révision ou la rédaction des documents normatifs (politiques, règlements, statuts), en collaboration avec le Service des affaires juridiques.
• S’assurer de la conformité des documents institutionnels au corpus normatif interne et, en collaboration avec le Service des affaires juridiques, aux lois et règlements applicables.
• Planifier et superviser des processus institutionnels majeurs, notamment les nominations des membres de diverses instances ainsi que l’élection au rectorat.

Direction du greffe et soutien aux instances

• Planifier annuellement les travaux des instances de l’Université (Conseil d’administration, Conseil universitaire, Comité exécutif et comités) afin de faciliter la préparation des dossiers.
• Veiller à la qualité et à la conformité de la transcription de délibérations, des actes et des décisions des instances.
• Superviser la préparation des ordres du jour et s’assurer que les dossiers soumis respectent les règles et les processus établis.
• Assister aux séances, analyser les enjeux soulevés et recommander des orientations lorsque nécessaire.
• Superviser les processus de nomination relevant du BSG.
• Réaliser ou superviser des analyses demandées par la présidence des instances.

Planification stratégique et gestion budgétaire

• Participer à la définition des priorités annuelles du BSG et leur mise en œuvre.
• Préparer et superviser la planification budgétaire de l’ensemble des divisions du BSG en collaboration avec le Service des affaires juridiques.
• Veiller à l’utilisation optimale des ressources humaines et financières.
• Accompagner les gestionnaires des divisions dans l’atteinte de leurs objectifs.

Optimisation des processus et amélioration continue

• Analyser les processus administratifs du BSG et identifier des pistes d’amélioration.
• Planifier et superviser le déploiement de nouveaux processus ou initiatives stratégiques.
• Évaluer les impacts organisationnels des changements et mettre en place des mesures pour assurer une transition efficace.
• Superviser les dossiers de restructuration ou d’évolution organisationnelle du BSG.

Représentation

• Siéger à différents comités institutionnels.
• Représenter le BSG auprès de tables interorganismes en matière de documents normatifs, au besoin.
• Assurer, au besoin, la responsabilité du secrétariat du Conseil d’administration, du Conseil universitaire, du Comité exécutif ou de comités, en l’absence de la secrétaire générale.
  

Profil de compétences

• Vous contribuez de façon directe à l’établissement et à la mise en œuvre des plans stratégiques de votre institution en fournissant une vision intégrée de votre direction.
• Vous savez cerner l’environnement politique de votre institution et des différents acteurs dans le but de décider et d’intervenir stratégiquement auprès de l’institution.
• Vous savez convaincre les gens d’adopter une ligne de pensée, une position ou une façon de faire.
• Vous savez identifier et analyser un problème, évaluer les solutions possibles et choisir ou recommander la plus appropriée.
• Vous gérez et développez des équipes de travail cohésives, équilibrées et orientées vers l’atteinte des objectifs.
• Vous savez gérer votre mode de fonctionnement ou la prestation de service dont vous avez la responsabilité pour atteindre les objectifs, par une utilisation optimale des ressources disponibles et dans une perspective d’amélioration continue.
• Vous savez recueillir l’information et développer une fine compréhension du contexte de l’intervention afin de proposer des solutions adaptées aux besoins du client en cohérence avec les bonnes pratiques de votre champ d’expertise.
• Vous visez à établir des relations positives avec les clients et à maintenir un haut niveau de satisfaction en offrant des services ou des produits de qualité répondant à leurs désirs, à leurs besoins et à leurs attentes.
• Vous respectez soigneusement et entièrement les procédures et les méthodes de travail prescrites afin de garantir un niveau de qualité et de précision supérieurs.
  

Qualifications requises

• Diplôme universitaire de premier cycle dans une discipline appropriée.
• Posséder un minimum de sept (7) années d’expérience pertinente à la fonction.
• Détenir au moins trois (3) années d’expérience en gestion de personnel (planification du travail, encadrement, mobilisation et évaluation du rendement).
• Détenir au moins trois (3) années d’expérience en gouvernance organisationnelle (participation aux travaux d’instances, encadrement de processus décisionnels, application ou révision de cadres normatifs).
• Maîtrise de la suite MS Office.

Seront considérés comme des atouts :

• Certification universitaire en gouvernance.
• Détenir une formation en droit.
• Détenir une maîtrise dans un domaine pertinent.
  

Classification de la fonction

Échelle salariale

Il s'agit d'une fonction cadre de classe 3. Le minimum salarial de la fonction est de 123 700 $ et le maximum est de 152 800 $.

Conditions particulières

Le Règlement régissant les conditions d'emploi des cadres s'applique.

Entrée en fonction prévue dès que possible.

Vos conditions d'emploi

Positionnement salarial concurrentiel déterminé en vertu des échelles salariales, selon l’expérience pertinente reconnue et la scolarité.

• Régime de retraite à prestations déterminées des plus concurrentiels, incluant des cotisations de l’employeur de l’ordre de 9,5% et employé de 8,8%
• Programme d’assurances collectives : santé, maladie (courte et longue durée), vie, médicament et voyage
• 5 semaines de vacances annuellement (6 semaines après 5 ans d'ancienneté) en plus des congés fériés du 24 décembre au 2 janvier inclusivement
• Programme de conciliation travail et vie personnelle
• Environnement de travail propice au développement professionnel
• Possibilité de financement pour entreprendre des études
• Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie
• Milieu de travail reconnu comme le meilleur employeur au Canada 2026 par Forbes
  

Candidatures

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre dans un seul fichier un curriculum vitae accompagné d'une lettre expliquant leur motivation à ce poste. Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.

Envoyez votre CV via Droit-inc.