Greffier.ère adjoint.e

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Greffier.ère adjoint.e
Temps plein
Échelle salariale : 91 800,11 $ À 120 883,22 $ annuel

La Ville de Côte Saint-Luc est une municipalité dynamique de l’Île de Montréal qui compte environ 35 000 habitants. La Ville est fière d’offrir le plus haut niveau de services à ses résidents à un coût raisonnable. Nous sommes actuellement à la recherche d’un.e Greffier.ère adjoint.e pour se joindre aux Services juridiques et au Greffe de la Ville.

Fonction Principale

En tant que greffier.ère adjoint.e, vous occuperez un poste de gestion à temps plein pour la Ville de Côte Saint-Luc. Sous l’autorité de la directrice des Services juridiques et greffière, vous participez à l’administration des activités du Greffe, veillez à l’application des lois et procédures qui en découlent et agissez comme personne-ressource auprès des différents services municipaux dans les dossiers relevant de votre champ d’expertise.

Principales responsabilités

Conditions de travail

• Horaire de travail : lundi au vendredi; 8h30-4h30
• Type d’emploi: Cadre
• Échelle salariale: 91 800,11$ - 120 883, 22 $ annuel

Principales responsabilités

Greffe et gouvernance municipale

• Assiste aux séances du conseil municipal et, au besoin, aux réunions de travail préparatoires et aux autres réunions relevant des Services juridiques et du Greffe.
• Rédige les procès-verbaux des séances du conseil, des réunions de travail préparatoires et des autres réunions relevant des Services juridiques et du Greffe, selon les besoins.
• Assure le suivi administratif des résolutions et collabore avec les différents services municipaux relativement aux dossiers soumis au conseil.
• Traduit et révise des documents juridiques, administratifs et corporatifs en français et en anglais.
• Collabore et coordonne avec les différents services municipaux relativement aux dossiers relevant des Services juridiques et du Greffe.

Accès à l’information

• Traite les demandes d’accès à l’information conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et représente la Ville devant la Commission d’accès à l’information, au besoin.

Élections et référendums

• Agit à titre de secrétaire d’élection et participe à la planification, à l’organisation et au bon déroulement des élections municipales, des élections partielles, des référendums et de tout autre processus électoral prévu par la loi.
• Assure la tenue des registres électoraux et référendaires ainsi que des autres registres confiés au Greffe conformément aux exigences légales.

Réclamations, recouvrements et assurances

• Effectue les suivis requis relativement aux réclamations et aux recouvrements afin de protéger les intérêts de la Ville et, lorsque requis, de récupérer les sommes qui lui sont dues.
• Accompagne les employés dans la rédaction des rapports relatifs aux incidents et aux réclamations afin d’assurer une documentation complète et de protéger les intérêts de la Ville.
• Analyse les dossiers de réclamation et formule des recommandations à la directrice des Services juridiques et greffière quant au règlement ou au refus d’une réclamation.
• Assure les suivis administratifs requis auprès des assureurs de la Ville, des assureurs des entrepreneurs et des autres intervenants concernés.
• Assure la coordination et les suivis administratifs des dossiers de recouvrement auprès des services municipaux concernés.
• Collabore au renouvellement des polices d’assurance de la Ville ainsi qu’à la mise à jour des valeurs assurables.

Exigences et qualifications

• Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams) et des logiciels de bureautique.
• Excellent sens de la gestion du temps.
• Habileté à mobiliser les employés afin d’assurer la production de documents et de renseignements exacts.
• Fait preuve d’initiative, d’autonomie et d’un excellent jugement.
• Excellentes aptitudes en résolution de problèmes, solides habiletés relationnelles et excellentes aptitudes en communication.
• Capacité à travailler de façon indépendante et au sein d’une équipe.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler efficacement dans des situations de stress.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Diplôme en droit d’une université accréditée.
• Au moins deux ans d’expérience pertinente attestant une aptitude à exercer les fonctions visées.
• Expérience dans un organisme public (un atout).
• Être membre en règle du Barreau du Québec.

Les candidats retenus pourraient être tenus de réussir des tests de compétence linguistique.

Remarque

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. La Ville de Côte Saint-Luc vous remercie de votre intérêt. Toutefois, la priorité sera accordée aux candidats qui répondent le mieux au profil général.

Égalité des chances en matière d'emploi

La Ville de Côte Saint-Luc a mis en place un programme d'égalité d'accès à l'emploi et, à ce titre, elle s'engage à soutenir des pratiques de diversité inclusives. Nous acceptons les candidatures des femmes, des minorités visibles et ethniques, des Autochtones et des personnes handicapées.

Si vous êtes invité.e à participer à un processus d'évaluation, veuillez nous informer de tout handicap qui nécessiterait des aménagements particuliers. Soyez assuré(e) que nous traiterons cette information de façon confidentielle.

Remarque

Veuillez noter que la Ville est un organisme reconnu en vertu de la Charte de la langue française et qu'elle peut utiliser à la fois la langue officielle et une autre langue

Procédure de candidature

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes dont la candidature a été retenue. Merci. Envoyez votre CV via Droit-inc.
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Assistant City clerk
Full Time
Salary Range: $91,800.11 to $120,883.22 annually

The City of Côte Saint-Luc is a dynamic municipality on the Island of Montreal with a population of approximately 35,000. The City prides itself on providing the highest level of services to its residents at a reasonable cost. We are currently seeking an Assistant City Clerk to join the City’s Legal Services and City Clerk’s Office.

Nature of the Position

As the Assistant City Clerk, you will hold a full-time management position with the City of Côte Saint-Luc. Reporting to the Director of Legal Services and City Clerk, you will participate in the administration of the activities of the City Clerk’s Office, ensure compliance with applicable laws and procedures, and act as a resource person for the various municipal departments on matters within your area of expertise.

Working Conditions

Work schedule: Monday to Friday; 8h30-4h30

Employment type: Management role

Salary Range: $91,800.11- $120,883.22 annually

Main Responsibilities

City Clerk’s Office and Municipal Governance

• Attends Municipal Council meetings and, as required, preparatory working meetings and other meetings falling under Legal Services and the City Clerk’s Office.
• Drafts the minutes of Council meetings, preparatory working meetings and other meetings falling under Legal Services and the City Clerk’s Office, as required.
• Provides administrative follow-up on resolutions and collaborates with the various municipal departments on matters submitted to Council.
• Translates and reviews legal, administrative and corporate documents in English and French.
• Collaborates and coordinates with the various municipal departments on matters falling under Legal Services and the City Clerk’s Office.

Access to Information

• Processes access to information requests in accordance with the Act respecting Access to documents held by public bodies and the Protection of personal information and represents the City before the Commission d’accès à l’information, as required.

Elections and Referendums

• Acts as Secretary of Election and participates in the planning, organization and proper conduct of municipal elections, by-elections, referendums and any other electoral process provided for by law.
• Maintains electoral and referendum registers, as well as other registers entrusted to the City Clerk’s Office, in accordance with legal requirements.

Claims, Recoveries and Insurance

• Carries out the required follow-ups regarding claims and recoveries in order to protect the City’s interests and, where required, recover amounts owed to the City.
• Assists employees in preparing reports related to incidents and claims to ensure complete documentation and protect the City’s interests.
• Analyzes claim files and makes recommendations to the Director of Legal Services and City Clerk regarding the settlement or denial of a claim.
• Ensures the required administrative follow-up with the City’s insurers, contractors’ insurers and other stakeholders involved.
• Coordinates and provides administrative follow-up on recovery files with the municipal departments concerned.
• Collaborates in the renewal of the City’s insurance policies and the updating of insurable values.

Qualifications and Education

• Excellent proficiency in Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint and Teams) and office software.
• Excellent time-management skills.
• Ability to mobilize employees to ensure the production of accurate documents and information.
• Demonstrates initiative, autonomy and excellent judgment.
• Excellent problem-solving, interpersonal and communication skills.
• Ability to work independently and as part of a team.
• Ability to multitask and handle stressful situations.
• Excellent command of English and French, both spoken and written
• Law degree from an accredited university.
• Minimum of two years of relevant experience which demonstrates the ability to perform the duties as described.
• Experience in a public agency (an asset).
• Be a member in good standing with the Barreau du Québec.

Note

Candidates may be required to complete a competency test in both French and English.

Additional Notes

The masculine gender is used solely to simplify the text. The City of Côte Saint-Luc thanks all applicants for their interest. However, priority will be given to candidates whose profiles best match the position requirements.

Equal Employment Opportunity

The City of Côte Saint-Luc is committed to the principles of equity and inclusion as part of its Equal Employment Opportunity Program. We encourage applications from women, visible and ethnic minorities, Indigenous peoples, and individuals with disabilities.

If you require accommodation during the selection process, please inform us and we will work with you confidentially to meet your needs.

Language of Work

The City is a recognized organization under the Charter of the French Language and is authorized to use both French and another official language.

Application Process

We thank all applicants for their interest. However, only those selected for an interview will be contacted.

Send your CV via Droit-inc.