Responsable des affaires juridiques et corporatives

Responsable des affaires juridiques et corporatives

Poste à combler : Dès maintenant

Lieu : Québec, Montréal ou autre région du Québec

Télétravail majoritaire | Horaire flexible | Bilinguisme requis

Le Responsable des affaires juridiques et corporatives joue un rôle clé au sein de l’équipe des affaires juridiques de Polycor. Cette personne agit comme partenaire de confiance auprès des différentes équipes de l’organisation et contribue activement à la gestion corporative, à la gouvernance, à la conformité ainsi qu’à l’amélioration continue des opérations juridiques.

Ce poste va bien au-delà des responsabilités traditionnelles d’un parajuriste corporatif. Il offre une occasion unique de participer à une grande variété de dossiers stratégiques et corporatifs touchant les activités canadiennes et américaines du Groupe Polycor. La personne titulaire du poste évoluera dans un environnement stimulant où elle sera appelée à travailler avec des leaders de différentes équipes et à participer activement aux projets qui façonnent l’avenir de l’organisation.

Offrant un haut niveau d’autonomie, une grande proximité avec les décideurs et une visibilité transversale sur les opérations de l’entreprise, ce rôle constitue une opportunité exceptionnelle pour une personne souhaitant élargir son influence, développer sa vision d’affaires et contribuer à la croissance d’un leader nord-américain de l’industrie de la pierre naturelle.

Principales responsabilités

Gouvernance corporative et droit corporatif

• Assurer la gestion et la mise à jour des livres et registres corporatifs des sociétés canadiennes et américaines du groupe, incluant les structures organisationnelles et les informations légales des différentes entités.
• Préparer les résolutions, déclarations annuelles, incorporations, dissolutions, changements d’administrateurs et de dirigeants ainsi que diverses opérations corporatives.
• Maintenir à jour les registres et les informations corporatives dans les systèmes et bases de données appropriés.
• Coordonner les dépôts et enregistrements requis auprès des autorités gouvernementales et réglementaires.
• Participer à la préparation de la documentation relative aux réunions du conseil d’administration, de ses comités.

Soutien aux affaires juridiques et aux équipes d’affaires

• Répondre aux demandes corporatives et juridiques provenant des différentes unités d’affaires et assurer un soutien aux dossiers contractuels, corporatifs et administratifs de l’organisation.
• Assurer la gestion documentaire et l’organisation des dossiers juridiques.
• Effectuer diverses recherches corporatives, réglementaires et administratives.
• Collaborer avec les conseillers juridiques externes au Canada et aux États-Unis au besoin.
• Gérer et coordonner les communications internes et externes de l’entreprise.

Conformité et gestion des risques

• Assurer le suivi des obligations légales, corporatives et réglementaires des entités du groupe, tout en contribuant aux initiatives de conformité et à l’application des meilleures pratiques de gouvernance et de gestion documentaire.
• Participer à la mise à jour et à l’amélioration des politiques, procédures et pratiques internes.

Amélioration continue et technologies juridiques

• Identifier et mettre en œuvre des opportunités d’amélioration visant l’optimisation des processus et l’efficacité des opérations juridiques.
• Contribuer à la mise en œuvre d’outils technologiques, d’automatisation et d’intelligence artificielle.
• Participer à divers projets spéciaux et initiatives stratégiques soutenant la croissance de l’entreprise.
• Organisée, rigoureuse et autonome;
• Curieuse, proactive et orientée vers les solutions;
• À l’aise dans un environnement dynamique où plusieurs dossiers sont gérés simultanément;
• Reconnue pour son professionnalisme, son bon jugement et son sens du service;
• Intéressée par la gouvernance corporative, la conformité et l’amélioration continue;
• Capable de collaborer efficacement avec différents intervenants et de bâtir des relations de confiance.
• Une grande variété de dossiers juridiques stratégiques et corporatifs;
• Une forte autonomie et une exposition aux différentes fonctions de l’entreprise;
• L’occasion de contribuer à l’optimisation des processus et à l’utilisation de nouvelles technologies;
• Un environnement de travail flexible et collaboratif.

Profil

Nous recherchons une personne :

Ce que ce poste offre :

Exigences

• Un diplôme dans un domaine pertinent constitue un atout; toutefois, toute combinaison équivalente de formation, de certification et d'expérience pertinente sera considérée.
• Minimum de 5 années d’expérience pertinente.
• Expérience en gouvernance corporative, gestion de livres corporatifs et maintien de sociétés.
• Connaissance des exigences corporatives canadiennes; une expérience avec les entités américaines constitue un atout.
• Excellentes habiletés organisationnelles et capacité à gérer de multiples priorités.
• Grande rigueur, discrétion et souci du détail.
• Excellentes aptitudes en communication et en collaboration.
• Bilinguisme français et anglais requis, tant à l’oral qu’à l’écrit. La personne retenue devra interagir régulièrement avec des partenaires d’affaires, fournisseurs et conseillers externes situés partout au Canada et aux États-Unis. La capacité de communiquer efficacement dans les deux langues est donc essentielle.
• Disponibilité pour effectuer des déplacements occasionnels lorsque requis dans le cadre des fonctions.
• Télétravail majoritairement permis
• Horaire flexible favorisant l’équilibre travail-vie personnelle
• Salaire compétitif
• Assurances invalidité long terme
• Assurances soins santé;
• Programme d'aide aux employés et plateforme télémédecine
• Programme de REER collectif 5%

Atouts

• Expérience avec des logiciels de gestion corporative ou documentaire (Englobe, Datasite ou équivalent).
• Expérience en amélioration de processus ou gestion de projets.
• Intérêt pour les outils d’automatisation et l’intelligence artificielle appliqués aux opérations juridiques.
• Expérience acquise dans un environnement corporatif multisite ou nord-américain.

Avantages

Pour joindre le Groupe Polycor

• Appliquez directement sur Indeed
• Postuler en ligne: https://tinyurl.com/kxphjswm

Précisions additionnelles : Toute expérience jugée équivalente sera considérée. Veuillez noter que le Groupe Polycor souscrit au principe d’équité en matière d’emploi et toutes les demandes seront traitées de façon confidentielle. Nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature sera retenue. Le masculin inclut le féminin et est utilisé afin d’alléger le texte.

À propos du groupe Polycor : Polycor est un leader mondial dans l'industrie de la pierre naturelle. Fondée à Québec en 1987, Polycor emploie plus de 900 personnes au Canada et aux États-Unis. Sa réputation mondiale repose sur un grand héritage de travail de la pierre sur des monuments historiques et des projets institutionnels, commerciaux et résidentiels. Pour obtenir davantage d’informations, visitez le site web de Polycor et suivez l’entreprise sur ses différents réseaux sociaux tels que Facebook, LinkedIn et Instagram.

Manager, Legal and Corporate Affairs

Position Available: Immediately
Location: Québec City, Montréal or elsewhere in Québec

Primarily Remote | Flexible Schedule | Bilingualism Required

The Manager, Legal & Corporate Affairs plays a key role within Polycor’s Legal Affairs team. This individual acts as a trusted business partner to various teams across the organization and actively contributes to corporate management, governance, compliance, and the continuous improvement of legal operations.

This position goes well beyond the traditional responsibilities of a corporate paralegal. It offers a unique opportunity to participate in a wide range of strategic and corporate matters impacting Polycor’s Canadian and U.S. operations, while benefiting from a high degree of autonomy, a flexible work environment, and broad exposure to various business functions across the organization. The successful candidate will thrive in a dynamic environment, working closely with leaders across the organization and playing an active role in projects that help shape the company’s future.

Offering a high degree of autonomy, direct exposure to key decision-makers, and a cross-functional view of the business, this role presents an exceptional pathway for a person seeking to broaden their impact, strengthen their business acumen, and contribute to the growth of a North American leader in the natural stone industry.

Key Responsibilities

Corporate Governance and Corporate Law

• Maintain and update the corporate records and minute books of the Group’s Canadian and U.S. entities, including organizational structures and legal information related to the various entities.
• Prepare resolutions, annual filings, incorporations, dissolutions, changes of directors and officers, and various corporate transactions.
• Maintain corporate records and information within the appropriate systems and databases.
• Coordinate required filings and registrations with governmental and regulatory authorities.
• Assist in preparing documentation for Board of Directors and committee meetings.

Legal and Business Support

• Respond to corporate and legal requests from business units and provide support on contractual, corporate, and administrative matters across the organization.
• Manage legal documentation and organize legal files.
• Conduct various corporate, regulatory, and administrative research assignments.
• Collaborate with external legal counsel in Canada and the United States, as required.
• Manage and coordinate the company’s internal and external communications.

Compliance and Risk Management

• Monitor legal, corporate, and regulatory obligations of the Group’s entities while contributing to compliance initiatives and the implementation of governance and records management best practices.
• Participate in the review and enhancement of internal policies, procedures, and practices.

Continuous Improvement and Legal Technology

• Identify and implement opportunities to improve processes and enhance the efficiency of legal operations.
• Contribute to the implementation of technology solutions, automation tools, and artificial intelligence initiatives.
• Participate in special projects and strategic initiatives supporting the company’s growth.

Profile

We are looking for someone who is:

• Organized, detail-oriented, and self-sufficient;
• Curious, proactive, and solution-oriented;
• Comfortable working in a dynamic environment where multiple files are managed simultaneously;
• Recognized for professionalism, sound judgment, and a strong service mindset;
• Interested in corporate governance, compliance, and continuous improvement;
• Able to collaborate effectively with a variety of stakeholders and build trusted relationships.
• Exposure to a broad range of strategic and corporate legal matters;
• Significant autonomy and visibility across different business functions;
• The opportunity to contribute to process optimization and the adoption of new technologies;
• A flexible and collaborative work environment.

What This Role Offers

Requirements

• A diploma in a relevant field is considered an asset; however, an equivalent combination of education, certification, and relevant experience will be considered.
• Minimum of 5 years of relevant experience.
• Experience with corporate governance, corporate records management, and corporate entity maintenance.
• Knowledge of Canadian corporate requirements; experience with U.S. entities is considered an asset.
• Excellent organizational skills and ability to manage multiple priorities.
• Strong attention to detail, discretion, and professionalism.
• Excellent communication and collaboration skills.
• Bilingualism in French and English, both spoken and written, is required. The successful candidate will regularly interact with business partners, vendors, and external advisors across Canada and the United States. The ability to communicate effectively in both languages is therefore essential.
• Availability to travel occasionally, as required in the course of duties.

Assets

• Experience with corporate records management or document management software (Englobe, Datasite, or equivalent).
• Experience in process improvement or project management.
• Interest in automation tools and artificial intelligence applied to legal operations.
• Experience gained in a multi-site or North American corporate environment.

What We Offer

• Primarily remote work environment
• Flexible schedule supporting work-life balance
• Competitive compensation
• Long-term disability insurance
• Health insurance program
• Employee Assistance Program and virtual healthcare platform
• Group RRSP with 5% employer contribution

To join the Polycor Group

• Apply on : Indeed
• Apply on-line: https://tinyurl.com/kxphjswm

Additional Information: Any experience deemed equivalent will be considered. Please note that Polycor Group is committed to employment equity, and all applications will be treated confidentially. Only candidates selected for an interview will be contacted.

About Polycor Group: Polycor is a world leader in the natural stone industry. Founded in Quebec City in 1987, Polycor employs over 900 people in Canada and the United States. Its world-class reputation comes from a great legacy of stone work on historical landmarks and institutional, commercial and residential projects. For more information, visit Polycor's website and follow the company on its various social networks such as Facebook, LinkedIn and Instagram.