Parajuriste

SOMMAIRE

Le ou la parajuriste soutiendra un large éventail d’activités juridiques corporatives et commerciales, notamment la gestion des contrats, la gestion des réclamations, la location commerciale, les acquisitions, la gouvernance d’entreprise et les initiatives de conformité. En collaboration étroite avec les parties prenantes internes, les équipes d’affaires et les conseillers juridiques, cette personne jouera un rôle clé dans l’administration du cycle de vie des contrats, la coordination des réclamations commerciales, le soutien aux dossiers de location commerciale, la tenue des registres corporatifs, la préparation de documents juridiques et le soutien à divers projets stratégiques.

La personne retenue est organisée, rigoureuse et capable de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique, tout en contribuant à l’amélioration continue des opérations juridiques de l’organisation.

RESPONSABILITÉS

Soutien juridique corporatif et général

• Maintenir les registres corporatifs, les livres de procès-verbaux et les dossiers des entités juridiques.
• Préparer les résolutions corporatives annuelles et gérer les déclarations et dépôts requis auprès des autorités fédérales et provinciales.
• Participer à l’administration des factures provenant des conseillers juridiques externes.
• Rédiger et préparer les documents corporatifs liés aux constitutions, dissolutions, prorogations, réorganisations et autres transactions corporatives.
• Aider l’équipe juridique dans les dossiers de conformité, la préparation de sommaires exécutifs et l’émission de directives juridiques relatives aux transactions commerciales.
• Coordonner la documentation juridique et veiller à ce que les dossiers soient conservés avec exactitude et conformément aux exigences applicables.
• Collaborer avec les parties prenantes internes et les conseillers juridiques externes afin d’obtenir l’information requise, coordonner les livrables et assurer l’avancement des dossiers.
• Fournir un soutien juridique et administratif général dans le cadre de projets spéciaux et d’initiatives stratégiques.

Gestion des contrats

• Soutenir l’administration du cycle de vie des contrats, incluant la demande initiale, la révision, l’approbation, l’exécution, le renouvellement, les modifications et l’expiration.
• Réviser, rédiger et coordonner divers contrats commerciaux, ententes de services, avenants, renouvellements, énoncés de travaux et autres documents juridiques connexes.
• Maintenir le système de gestion contractuelle de l’organisation et veiller à ce que les contrats exécutés et la documentation pertinente soient complets, exacts et correctement archivés.
• Assurer le suivi des principales obligations contractuelles, des dates de renouvellement, des délais de préavis, des livrables, des exigences d’assurance et des autres échéances importantes.
• Coordonner les processus d’approbation et de signature des contrats conformément aux politiques internes et aux délégations d’autorité.
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des modèles de contrats, des banques de clauses, des procédures et des processus de gestion contractuelle.
• Préparer des rapports, sommaires et mises à jour sur l’état des contrats à l’intention de l’équipe juridique et des partenaires d’affaires.
   

Gestion des réclamations

• Participer à la réception, à l’analyse, à l’administration et au règlement de réclamations commerciales, clients, fournisseurs, cargo, immobilières et autres réclamations liées aux activités de l’entreprise.
• Maintenir des dossiers de réclamation complets et bien structurés, incluant la correspondance, les contrats, les avis, les preuves, les rapports et les documents de règlement.
• Examiner les contrats et la documentation connexe afin d’identifier les procédures applicables aux réclamations, les clauses d’indemnisation, les limitations de responsabilité, les exigences d’assurance et les mécanismes de règlement des différends.
• Coordonner les activités liées aux réclamations avec les équipes internes, assureurs, courtiers, conseillers juridiques externes, clients, fournisseurs et autres parties prenantes.
• Assurer le suivi des réclamations et produire des rapports périodiques sur leur état, les tendances observées, l’exposition financière et les résultats.
• Contribuer à l’identification des enjeux récurrents et recommander des améliorations aux contrats, procédures, pratiques d’archivage et processus de gestion des risques.
   

Location commerciale

• Soutenir la révision, la rédaction, l’administration et la modification des baux commerciaux, offres de location, renouvellements, prolongations, cessions, sous-locations, licences et documents connexes.
• Maintenir des dossiers de location complets et organisés comprenant notamment les baux signés, avenants, avis, correspondance, plans, certificats et documents justificatifs.
• Préparer des résumés et synthèses de baux mettant en évidence les principales dispositions commerciales et juridiques, notamment le loyer, les frais additionnels, les coûts d’exploitation, les droits de renouvellement ou de résiliation, les délais de préavis, les obligations d’entretien et les exigences d’assurance.
• Assurer le suivi des dates clés, conditions, options, avis, livrables et obligations afin de favoriser la conformité et la prise de décision en temps opportun.
• Coordonner les approbations, l’exécution des baux et la collecte documentaire avec les intervenants internes, propriétaires, locataires, gestionnaires immobiliers, courtiers et conseillers juridiques externes.
• Participer aux vérifications diligentes liées aux acquisitions, cessions, déménagements, expansions et autres transactions immobilières ou corporatives.
• Soutenir la préparation et l’administration des certificats d’estoppel, avis, consentements, cessions et autres documents relatifs aux propriétaires et locataires.

EXIGENCES

• Diplôme d’études collégiales en techniques juridiques, en technologies juridiques ou toute autre formation postsecondaire équivalente dans le domaine juridique.
• Le bilinguisme français-anglais (à l’oral et à l’écrit) est requis puisque ce poste implique des communications, de la rédaction et une collaboration régulière avec des parties prenantes, clients et fournisseurs partout au Canada et à l’international (notamment aux États-Unis et au Royaume-Uni), dont plusieurs exercent principalement leurs activités en anglais.
• Excellentes aptitudes en communication écrite et verbale ainsi qu’en relations interpersonnelles.
• Grande rigueur et souci du détail.
• Capacité démontrée à gérer plusieurs priorités et échéances simultanément.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement au sein d’une équipe.
• Forte orientation client et engagement envers la qualité du service et la rapidité d’exécution.
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office.
• Une expérience en gestion contractuelle, gestion documentaire, administration de baux, gestion des réclamations ou utilisation de plateformes technologiques juridiques constitue un atout.
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion et jugement.
   

EXPÉRIENCE

• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience au sein d’un service juridique d’entreprise, d’un cabinet d’avocats, d’un service de réclamations, d’un environnement d’assurance ou dans un contexte corporatif similaire.
• Expérience en administration de contrats, gestion du cycle de vie contractuel ou administration de baux commerciaux.
• Expérience dans la réception, l’analyse, la documentation, le suivi ou le règlement de réclamations commerciales ou liées aux activités d’une entreprise.
• Expérience en gouvernance corporative, gestion des registres corporatifs et affaires juridiques commerciales
• Une expérience de collaboration avec les équipes des opérations, des finances, des achats, de l’immobilier, des installations, de l’assurance, de la gestion des risques ou des ventes constitue un atout

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JOB SUMMARY

The Paralegal will support a broad range of corporate and commercial legal activities, including contract management, claims management, commercial leasing, acquisitions, corporate governance, and compliance initiatives. Working closely with internal stakeholders, business teams, and legal counsel, this role plays a key role in administering the contract lifecycle, coordinating commercial claims, supporting commercial leasing matters, maintaining corporate records, preparing legal documentation, and supporting strategic business projects.

The successful candidate is highly organized, detail-oriented, and capable of managing multiple priorities in a fast-paced environment while contributing to the ongoing development of the organization's legal operations.

RESPONSIBILITIES

Corporate and General Legal Support

• Maintain corporate records, minute books, and legal entity files.
• Prepare annual corporate resolutions and manage federal and provincial corporate filings and returns.
• Draft and prepare corporate documents related to incorporations, dissolutions, revivals, reorganizations, and other corporate transactions.
• Assist the Legal team with compliance matters, executive summaries, and legal directives related to commercial transactions.
• Coordinate legal documentation and ensure records are maintained accurately and in compliance with applicable requirements.
• Liaise with internal stakeholders and external legal counsel to obtain information, coordinate deliverables, and support the timely completion of legal matters.
• Provide general legal and administrative support on special projects and strategic initiatives.
• Assist with the administration of invoices from external legal counsel.

Contract Management

• Support the administration of the contract lifecycle, including intake, review, approval, execution, renewal, amendment, and expiration.
• Review, draft, and coordinate commercial agreements, service contracts, amendments, renewals, statements of work, and related legal documents.
• Maintain the organization’s contract management system and ensure that executed agreements and supporting documentation are complete, accurate, and properly filed.
• Track key contractual obligations, renewal dates, notice periods, deliverables, insurance requirements, and other critical milestones.
• Coordinate contract approvals and signatures in accordance with internal policies and delegated authority requirements.
• Support the development and maintenance of contract templates, clause libraries, procedures, and contract management processes.
• Prepare contract reports, summaries, and status updates for the Legal team and business stakeholders.

Claims Management

• Assist with the intake, investigation, administration, and resolution of commercial, customer, vendor, cargo, property, and other business-related claims.
• Maintain accurate and organized claims files, including correspondence, contracts, notices, evidence, reports, and settlement documentation.
• Review contracts and supporting documentation to identify applicable claims procedures, indemnities, limitations of liability, insurance requirements, and dispute resolution provisions.
• Coordinate with internal business teams, insurers, brokers, external legal counsel, customers, vendors, and other stakeholders regarding claims.
• Monitor claims activity and prepare periodic reports on claim status, trends, financial exposure, and outcomes.
• Support the identification of recurring claims issues and recommend improvements to contracts, procedures, recordkeeping, and risk-management practices.
   

Commercial Leasing

• Support the review, drafting, administration, and amendment of commercial leases, offers to lease, renewals, extensions, assignments, subleases, licenses and related documentation.
• Maintain accurate and organized leasing files, including executed leases, amendments, notices, correspondence, plans, certificates, and supporting documentation.
• Prepare lease summaries and abstracts identifying key business and legal terms, including rent, additional rent, operating costs, renewal and termination rights, notice periods, maintenance obligations, insurance requirements, and other critical provisions.
• Track lease-related dates, conditions, deliverables, options, notices, and obligations to support timely compliance and decision-making.
• Coordinate lease approvals, execution, and document collection with internal stakeholders, landlords, tenants, property managers, brokers, and external legal counsel.
• Assist with lease-related due diligence for acquisitions, dispositions, relocations, expansions, and other corporate or real estate transactions.
• Support the preparation and administration of estoppel certificates, notices, consents, assignments, and other landlord and tenant documentation.

REQUIREMENTS

• Diploma in Paralegal Studies, Paralegal Technology, or equivalent post-secondary legal education.
• Bilingualism in French and English (oral and written) is required because this role regularly communicates, drafts, and collaborates with stakeholders, customers, and suppliers across Canada and internationally (including the United States and the United Kingdom), many of whom operate primarily in English.
• Strong written and verbal communication and interpersonal skills.
• Exceptional attention to detail and organizational skills.
• Proven ability to prioritize competing deadlines and manage multiple files simultaneously.
• Ability to work independently while effectively collaborating within a team environment.
• Strong client-service orientation and commitment to responsiveness and quality.
• Advanced proficiency with Microsoft Office applications.
• Experience with contract management, document management, lease administration, claims management, or legal technology platforms is considered an asset.
• Ability to maintain confidentiality and exercise sound judgment when handling sensitive information.

EXPERIENCE

• Minimum 3-5 years of experience in a corporate legal department, law firm, claims department, insurance environment, or similar corporate setting.
• Experience supporting contract administration, contract lifecycle management, or commercial lease administration.
• Experience assisting with the intake, investigation, documentation, tracking, or resolution of commercial or business-related claims.
• Experience supporting corporate governance, corporate records management, and commercial legal matters.
• Experience working cross-functionally with Operations, Finance, Procurement, Real Estate, Facilities, Insurance, Risk Management, or Sales teams is considered an asset.

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