Adjoint.e aux enquêtes

Le Bureau du Syndic de l’Ordre des dentistes du Québec procède au recrutement d’un.e adjoint.e aux enquêtes afin d’assurer la gestion administrative des dossiers, la saisie des renseignements et le suivi des communications.

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice adjointe à la gestion des enquêtes et conseillère juridique principale, l’adjoint. e aux enquêtes exerce des fonctions d’analyse et de soutien administratif afin de soutenir les activités du Bureau du syndic. Il ou elle contribue notamment à supporter la gestion des dossiers d’enquêtes, la conciliation d’honoraires et les demandes d’accès à l’information.

Responsabilités

• Recevoir et faire une première analyse des demandes pour évaluer leur recevabilité, identifier le type de demande (enquête en déontologie, enquête pénale, conciliation d’un compte d’honoraires, accès à l’information, autre).
• Communiquer au besoin avec les demandeurs d’enquête pour obtenir des précisions, expliquer le rôle du Bureau du syndic et les limites de ses pouvoirs d’intervention, gérer les attentes.
• Procéder à l’ouverture des dossiers et voir à la saisie informatique des renseignements.
• Assurer la gestion de tous les documents relatifs aux dossiers (accusés de réception, numérisation de documents et de radiographies, téléversement, mise en page, classement, reproduction, réception et transmission de lettres et autres documents, notamment par un lien OneDrive ou autre moyen technologique sécurisé).
• Veiller au respect des délais accordés et effectuer le suivi des demandes de renseignements et de documents et vérifier la conformité des documents reçus.
• Assurer la gestion des rapports de progrès d’enquêtes aux demandeurs d’enquête (lettres de 60/90 jours) et traiter les diverses demandes de suivis jusqu’à la conclusion de celles-ci.
• Effectuer des recherches sur le Web quant aux sites des dentistes. Transférer le contenu en enregistrant des vidéos, en procédant aux captures d’écran et en faisant la mise en page.
• Coordonner les rencontres et entrevues avec tout intervenant dans le cadre des enquêtes.
• Procéder à la fermeture des dossiers d’enquête assignés et retourner tous les documents originaux aux dentistes lorsque le dossier est fermé.
• Fournir le soutien administratif et de secrétariat à la directrice adjointe à la gestion des enquêtes et conseillère juridique principale, au Syndic et syndics adjoints.
• Faire l’ouverture et le suivi de dossiers « Communications, Interventions & Signalements ».
• Assurer le suivi d’échange de renseignements ou de documents utiles au sein de l’Ordre, pour des fins de protection du public, notamment le suivi des informations concernant les stages et autres décisions du conseil d’administration.
• Archiver et détruire les dossiers d’enquêtes selon la procédure d’archivage et de destruction des documents en vigueur.
• Collaborer à la tenue des statistiques des activités du bureau du syndic et à la gestion des dépenses reliées à tous les dossiers d’enquêtes (enquêteurs et experts).
• Effectuer toute autre tâche connexe.

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