Emplois Greffier.ère

À propos de la Ville de Dollard-des-Ormeaux

Votre opportunité de faire la différence!

Municipalité bilingue de l’ouest de l’île de Montréal ayant une population de plus de 50 000 habitants, la Ville de Dollard-des-Ormeaux est sensible à la qualité de vie de ses citoyens et aux besoins qu’ils expriment, et se donne comme mission d’offrir le maximum de services au meilleur coût possible. Ses priorités et engagements s’inscrivent donc dans ce processus d’amélioration continue des services à la clientèle qu’elle a mis de l’avant et qu’elle voit à promouvoir au sein de son équipe de gestionnaires et de ses employés.

Culture et Valeurs

La ville a pour priorité le bon fonctionnement de ses opérations et d’offrir une qualité de vie exemplaire à ses résidents. Son dévouement constant à ces priorités a toujours guidé ses efforts et ses décisions. L’objectif de la ville reste le même au fil des ans : fournir des services de qualité et promouvoir le développement socioéconomique de sa communauté.

Les valeurs organisationnelles de la ville se résument comme suit : services aux citoyens, collaboration entre les services, ouverture aux changements et innovation, respect des individus, éthique.

Description sommaire

Sous l’autorité du directeur général, le Directeur.rice – Affaires juridiques, greffe et communications et Greffier.ère planifie, organise, dirige, contrôle et coordonne l’ensemble des activités relatives aux grandes disciplines de son service.

Il agit à titre de greffier au sens de la Loi sur les cités et villes et des autres lois du domaine municipal et voit ainsi à la préparation et au suivi des séances du conseil municipal. Il est responsable des autres opérations relevant du greffe, comme la gestion documentaire et les archives, la protection des renseignements personnels et l’accès à l’information.

Deux (2) divisions sont placées sous sa supervision. La Division – Affaires juridiques et la Division – Communications, cette dernière étant en charge des communications internes et externes de l’organisation, ainsi que de la centrale d’appels et du comptoir du service aux résidents.

Principales responsabilités

• Planifie, organise, dirige, contrôle et coordonne l’ensemble des activités du Service des affaires juridiques, greffe et communications, veille à la mise en place et l’application de standards assurant la qualité du service à la clientèle.
• Assure l’utilisation efficiente des ressources humaines, matérielles et budgétaires mises à sa disposition.
• Assure le développement et de la formation des employés du service, planifie les besoins de main-d’œuvre, fixe les mesures de performance et procède à l’appréciation du rendement des employés sous sa gouverne.
• Assure l’ensemble des activités requises à la vie corporative de la Ville, comme la préparation, la tenue et le suivi des séances du conseil, la rédaction de règlements, résolutions, avis publics et accomplit tout autre acte visant à assurer la légalité et la conformité des procédures. Voit à l’analyse et au contrôle de la qualité des dossiers décisionnels soumis au conseil et assure un support adéquat aux responsables de ces dossiers.
• Supervise certaines consultations publiques, les processus d’approbation des règlements de zonage et d’emprunt, le suivi des ouvertures de soumission, les ventes d’immeubles pour défaut de paiement de taxes.
• Veille au respect des droits linguistiques de la ville à titre d’organisme dont le statut bilingue est officiellement reconnu en vertu de la Charte de la langue française, et pose tout acte administratif nécessaire au maintien de ce statut et à la conformité de la ville.
• Agit comme Responsable de la protection des renseignements personnels, responsable de l’accès aux documents et préside toute élection ou processus d’approbation des personnes habiles à voter.
• Voit à l’application de l’ensemble des règles en matière de gestion documentaire, archives et bonnes pratiques applicables tout au long du cycle de vie des documents et renseignements que détient la ville.
• Supervise les activités liées aux affaires juridiques et au support légal pour toute matière relevant de l’administration municipale, telles que l’interprétation et l’application des lois, le traitement et le règlement des réclamations, les poursuites et autres procédures légales adressées à la ville, les activités entourant l’acquisition et l’aliénation d’immeubles, les contrats, les baux et autres actes notariés impliquant la ville.
• S’assure que les opinions juridiques demandées ou jugées utiles pour la ville soient produites de manière proactive dans tout dossier, incluant ceux pouvant mener à un litige, et effectue des redditions de compte.
• Élabore et communique les stratégies aux consultants et avocats externes afin que ceux-ci soient au service de la volonté et des besoins de la ville.
• Veille à ce que les activités de communications internes et externes respectent les objectifs fixés à ce sujet et de manière à entretenir la cohésion interne entre les employés et un dialogue d’information et de promotion des services de la ville soutenu auprès des résidents.
• Supervise les activités destinées à l’accueil, à l’information du résident et au traitement des plaintes, incluant la centrale d’appels et la gestion la boite de courriels générale de la ville.
• Assure la santé et la sécurité des employés sous sa responsabilité et assure l’application des règles et pratiques établies en matière de gestion des ressources humaines.
• Dirige la préparation du budget annuel de son service et de toute élection, émet les recommandations nécessaires en vue d’assurer une livraison des services au moindre coût, assure le suivi et le contrôle des dépenses autorisées et établit les prévisions à long terme.
• Recommande les orientations du service en fonction des enjeux fixés par l’administration municipale. Établit les objectifs et priorités appuyant ces orientations et s’assure de leur atteinte.
• Fait les recommandations nécessaires aux fins de l’embauche de personnel, de fin d’emploi et de mesures disciplinaires du personnel de son service, et ce, conjointement avec le Service des ressources humaines.
• Présente dans le cadre du comité de direction des recommandations portant sur les enjeux de l’administration municipale.
• Participe lorsque requis à différents comités et maintien des contacts réguliers avec les divers organismes reliés à son champ d’expertise.
• Assure l’appui de son service dans l’application du plan des mesures d’urgence.
• Assume toute autre responsabilité que peut lui confier son supérieur.

Qualifications requises

Formation

• Diplôme universitaire de premier cycle en droit
• Membre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec

Expérience professionnelle

• Un minimum de sept (7) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire
• Expérience en gestion de personnel
• Expérience municipale
• Expérience dans un environnement syndiqué
• Connaissance des lois du domaine municipal et de leurs récents amendements (LCV, LAU, Loi 25, etc.)
• Réalisations en optimisation de processus et amélioration continue

Compétences

• Avoir d’excellentes habiletés rédactionnelles et de présentation
• Avoir une bonne compréhension des enjeux organisationnels
• Bonnes habiletés informatiques et des logiciels
• Bilinguisme à l’écrit et à l’oral

Habiletés spécifiques

• Communication interpersonnelle
• Anticipation des besoins et orientation client
• Vision stratégique
• Sens politique
• Organisation et rigueur
• Sens de l’objectivité
• Éthique et intégrité
• Diplomatie et doigté
• Gestion agile
• Leadership mobilisateur
• Capacité d’influence
• Esprit d’équipe et de collaboration
• Impliqué, dédié
• Ouverture aux changements

Parmi les défis du poste

• Voir à l’application de tous les nouveaux règlements à la suite de la mise sur pied du nouveau plan d’urbanisme de la ville;
• S’impliquer activement au niveau de la gestion des litiges;
• Revoir, améliorer, optimiser et standardiser les processus d’affaires, poursuivre la modernisation des outils;
• Jouer efficacement un rôle-conseil et de support auprès de la direction générale, de l’ensemble des autres directions de la ville et au conseil municipal;
• Développer les compétences de l’équipe (coaching et mise à jour des connaissances);
• Répondre avec rigueur et professionnalisme aux demandes des divers intervenants;
• Poursuivre la mise en place de contrôles internes et de KPI (Indicateurs de performance);
• Prioriser le travail et amener à terme les dossiers complexes.

Pourquoi se joindre à la Ville de Dollard-des-Ormeaux

• Ville dynamique, axée sur l’innovation;
• Poste stratégique pour la ville et son développement;
• Défis importants du poste;
• L’occasion de travailler sur des projets à l’échelle de la ville, en collaboration avec d’autres services, qui vont au-delà des projets normalement reliés au service des affaires juridiques, greffe et communications;
• Relations de travail saines et stimulantes;
• Stabilité au niveau politique et administratif;
• Valeurs de respect et de collaboration véhiculées par l’organisation;
• Un milieu de travail humain où tous peuvent s’épanouir;
• Une organisation qui place les citoyens et citoyennes au cœur de son engagement;
• Rémunération et avantages sociaux concurrentiels;
• Régime de retraite à prestations déterminées.

Choisir d’œuvrer pour la Ville de Dollard-des-Ormeaux, c’est opter pour un environnement de travail chaleureux, au sein d’équipes mobilisées et dynamiques.

Principal contact chez TALINKO – Recrutement de Cadres
Elaine Martineau – Directrice Exécutive | Recrutement de Cadres

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Envoyez votre CV via Droit-inc. Seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi.

TALINKO est une firme de recrutement de cadres intermédiaires et supérieurs offrant également l’accompagnement dans le recrutement de membres de conseil d’administration ou comité aviseur. Nous œuvrons dans différents secteurs d’activités.

Veuillez noter que le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

Joindre les quelque 200 employés de La Prairie, c’est trouver une communauté tissée serrée qui fait chaque jour la différence dans la vie de 27 117 citoyens.

Vos responsabilités

Vous effectuerez diverses tâches administratives et de secrétariat, relatives aux activités du Service. Vous agirez à titre de premier point de contact pour la clientèle interne et externe.

Vos principaux défis

• Participation active à la préparation des élections municipales 2025
• Collaboration étroite à l’implantation d’un système de suivi des dossiers

Sur votre plan de travail

• vous assurerez le suivi auprès du greffier et du greffier adjoint pour le respect des délais légaux de toutes les procédures légales, des lois et des règlements municipaux;
• vous rédigerez et réviserez des documents divers à partir d’idées maîtresses, tels que des notes de service, des directives, des procès-verbaux, des lettres, des rapports, des formulaires, des présentations Power Point, etc. et en vous assurant de la conformité du contenu de ceux-ci;
• vous effectuerez des activités de préparation, de révision et de suivi auprès de votre supérieur immédiat (ouverture de dossier, agenda, vérification, préparation de projets, émission de lettres, transmission de documents, signatures, publications, saisie au système, etc.) pour différents dossiers;
• vous préparerez des avis publics généraux (rôle de perception de taxes, programme triennal d’immobilisation, etc.), veillerez à leur publication et les transmettrez au Service concerné;
• vous recevrez les visiteurs et les citoyens et répondrez aux appels téléphoniques du Service, répondrez à leurs demandes de renseignements généraux et vous effectuerez les recherches nécessaires afin d’obtenir les informations requises;
• vous réceptionnerez, ouvrirez des dossiers, les tiendrez à jour et en assurerez le suivi et transmettrez certains dossiers, registres et procédures concernant les activités du Service (conformité à la règlementation, dérogations, assurances, accès à l’information etc.);
• vous mettrez à jour différentes listes (contrats notariés, protocoles d’entente, dossiers juridiques, réclamations d’assurance, etc.);
• vous tiendrez à jour et assurerez le suivi de l’agenda de votre supérieur, convoquerez des réunions et des rencontres diverses et réaliserez les arrangements nécessaires à la tenue de ces rencontres;
• vous ouvrirez et distribuerez les courriers postaux et électroniques ainsi que de messagerie et répondrez aux demandes usuelles. Vous verrez au paiement de factures (émission de chèque ou bons de commande) et assurerez le suivi des codes budgétaires;
• vous effectuerez des recherches documentaires ainsi que la préparation préliminaire relative aux procédures légales reçues par le Service avant de les transmettre aux juristes;
• vous verrez au paiement de factures (émission de chèque ou bons de commandes) et assurerez le suivi des codes budgétaires;
• vous effectuerez différentes activités administratives relatives aux élections municipales;
• vous effectuerez les tâches connexes en lien avec l’emploi.

Vous avez le bon bagage si vous :

• détenez une attestation d’études collégiales (A.E.C.) en techniques juridiques ou en techniques de bureau, spécialisation juridique;
• possédez un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire (toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente sera considérée);
• détenez de l’expérience dans le milieu municipal, un atout;
• avez une excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
• possédez une excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.

Vous avez le profil que l'on recherche si vous :

• détenez un sens de l’organisation et des priorités;
• avez des aptitudes pour le service à la clientèle et l’esprit d’équipe;
• détenez un haut degré d’intégrité et de confidentialité;
• faites preuve de discipline, de rigueur et d’autonomie.

Envoyez votre CV via Auto-jobs.ca.