Emplois Greffier.ère

Joindre les quelque 200 employés de La Prairie, c’est trouver une communauté tissée serrée qui fait chaque jour la différence dans la vie de 27 015 citoyens.

Ce qui fait de La Prairie un employeur unique

Un esprit d’équipe remarquable, des talents motivés et dynamiques, la possibilité de faire du télétravail, un horaire permettant la conciliation travail-famille, des vendredis après-midis en congé, un régime de retraite avantageux, plusieurs possibilités de se perfectionner et une chance de s’épanouir et d’explorer différents horizons.

Vos responsabilités

Vous effectuerez diverses tâches administratives et de secrétariat, relatives aux activités du Service. Vous agirez à titre de premier point de contact pour la clientèle interne et externe

Vos principaux défis

• Participation active à la préparation des élections municipales 2025
• Collaboration étroite à l’implantation d’un système de suivi des dossiers

Sur votre plan de travail

• vous assurerez le suivi auprès du greffier et du greffier adjoint pour le respect des délais légaux de toutes les procédures légales, des lois et des règlements municipaux;
• vous rédigerez et réviserez des documents divers à partir d’idées maîtresses, tels que des notes de service, des directives, des procès-verbaux, des lettres, des rapports, des formulaires, des présentations Power Point, etc. et en vous assurant de la conformité du contenu de ceux-ci;
• vous effectuerez des activités de préparation, de révision et de suivi auprès de votre supérieur immédiat (ouverture de dossier, agenda, vérification, préparation de projets, émission de lettres, transmission de documents, signatures, publications, saisie au système, etc.) pour différents dossiers;
• vous préparerez des avis publics généraux (rôle de perception de taxes, programme triennal d’immobilisation, etc.), veillerez à leur publication et les transmettrez au Service concerné;
• vous recevrez les visiteurs et les citoyens et répondrez aux appels téléphoniques du Service, répondrez à leurs demandes de renseignements généraux et vous effectuerez les recherches nécessaires afin d’obtenir les informations requises;
• vous réceptionnerez, ouvrirez des dossiers, les tiendrez à jour et en assurerez le suivi et transmettrez certains dossiers, registres et procédures concernant les activités du Service (conformité à la règlementation, dérogations, assurances, accès à l’information etc.);
• vous mettrez à jour différentes listes (contrats notariés, protocoles d’entente, dossiers juridiques, réclamations d’assurance, etc.);
• vous tiendrez à jour et assurerez le suivi de l’agenda de votre supérieur, convoquerez des réunions et des rencontres diverses et réaliserez les arrangements nécessaires à la tenue de ces rencontres;
• vous ouvrirez et distribuerez les courriers postaux et électroniques ainsi que de messagerie et répondrez aux demandes usuelles. Vous verrez au paiement de factures (émission de chèque ou bons de commande) et assurerez le suivi des codes budgétaires;
• vous effectuerez des recherches documentaires ainsi que la préparation préliminaire relative aux procédures légales reçues par le Service avant de les transmettre aux juristes;
• vous verrez au paiement de factures (émission de chèque ou bons de commandes) et assurerez le suivi des codes budgétaires;
• vous effectuerez différentes activités administratives relatives aux élections municipales.
• vous remplacerez l’agent à l’information et à la perception au besoin;
• vous effectuerez les tâches connexes en lien avec l’emploi.

Vous avez le bon bagage si vous :

• détenez une attestation d’études collégiales (A.E.C.) en techniques juridiques ou en techniques de bureau, spécialisation juridique;
• possédez un minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste similaire (toute combinaison de formation et d’expérience jugée pertinente sera considérée);
• détenez de l’expérience dans le milieu municipal, un atout;
• avez une excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
• possédez une excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.

Vous avez le profil que l'on recherche si vous :

• détenez un sens de l’organisation et des priorités;
• avez des aptitudes pour le service à la clientèle et l’esprit d’équipe;
• détenez un haut degré d’intégrité et de confidentialité;
• faites preuve de discipline, de rigueur et d’autonomie.

Votre salaire

Le salaire et les conditions de travail sont régis par la convention collective des salariés cols blancs de la Ville de La Prairie présentement en vigueur.

Le salaire horaire de 2024 est de 32,95 $ à 38,78 $ et de 2025 est de 33,60 $ à 39,95 $ selon l’expérience.

Envoyez votre CV via Droit-inc.

Qui sommes-nous?

Située dans la MRC de Brome-Missisquoi, en Estrie, la Ville de Sutton est reconnue pour offrir un milieu de vie enviable pour les citoyens et les touristes qui y séjournent. La municipalité de plus de 4 500 résidants permanents et de plus de 4 000 villégiateurs se distingue par son offre en plein air et en culture, et des orientations qui s’articulent autour du principe de développement durable et de la protection des paysages.

Que ferez-vous?

Sous l’autorité du directeur général adjoint | greffier et directeur des affaires juridiques, le.la titulaire de ce poste est responsable de la gestion courante du service du greffe et des affaires juridiques en regard de l’ensemble des obligations imposées par la Loi sur les cités et villes et les autres lois qui encadrent le milieu municipal.

Plus précisément, le ou la titulaire du poste a les responsabilités suivantes :

1. Collaborer à la préparation de la tenue des séances publiques du conseil municipal et assurer les suivis nécessaires, incluant la rédaction des procès-verbaux et des extraits de résolution;
2. Préparer, rédiger et corriger des projets de documents légaux (avis publics, règlements, politiques, contrats et ententes);
3. Conseiller les différents services de la Ville selon leurs besoins légaux;
4. Assurer le suivi des divers délais et échéances prévus dans les lois, les règlements ou les ententes contractuelles;
5. Agir à titre de responsable des dossiers et de toutes les obligations concernant le portefeuille d’assurance responsabilité et de biens de la Ville;
6. Agir à titre de responsable des demandes d’accès à l’information;
7. Agir à titre de secrétaire ou d’adjoint ou d’adjointe au président d’élection lors de la tenue d’élections et de référendums municipaux;
8. Collaborer à la perception des créances de la Ville, aux procédures judiciaires et à la planification des ventes pour taxes;
9. Effectuer des recherches juridiques et fournir une assistance légale pour la préparation des dossiers pour la direction générale, les cadres ou le conseil;
10. Implanter le système de gestion documentaire de l’ensemble des services (inventaire, épuration, classification, déclassement) et en assurer la mise à jour;
11. Collaborer au processus d’appels d’offres publics et d’octroi des contrats et analyser la validité et la conformité juridiques des soumissions reçues;
12. Remplacer au besoin le greffier en cas d’absence et agir à titre d’assistant.e-greffier.ère au sens de la Loi sur les cités et villes;
13. Assurer le service aux citoyens du service du greffe et des affaires juridiques;
14. S’acquitter de toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur.

Qui cherchons-nous?

Pour remplir les exigences du poste, vous devez :

• Détenir un baccalauréat en droit ou toute autre formation jugée équivalente ou en relation directe avec le poste;
• Être membre du Barreau du Québec ou de la Chambre des notaires du Québec;
• Avoir la capacité d’établir et de maintenir de bonnes relations avec le public, les partenaires et les organismes et d’agir à titre d’expert-conseil dans son champ d’activité;
• Posséder le sens de l’organisation et agir avec rigueur;
• Faire preuve d’autonomie et bien gérer les priorités;
• Être doté d’une excellente capacité d’analyse et d’un esprit critique;
• Exceller en rédaction française;
• Posséder une bonne connaissance de l’anglais puisque Sutton possède un statut de ville bilingue;
• Avoir une connaissance du milieu municipal (un atout).

Quels seront vos avantages?

• Poste-cadre permanent en vertu de la Politique sur les conditions de travail des employés-cadres;
• Rémunération annuelle à discuter selon l’expérience (à partir de 84 120 $);
• Temps plein à raison de 35 heures par semaine;
• Horaire flexible pour la conciliation travail-famille et possibilité de télétravail partiel;
• Horaire d’été à l’année : les bureaux municipaux ferment à midi les vendredis;
• Avantages sociaux concurrentiels (REER, assurances, congés, etc.);
• Mandats variés et formation continue.

POSTULEZ!

Si vous voulez relever le défi, posez votre candidature immédiatement en nous envoyant votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation en mentionnant le titre du poste au plus tard le 23 décembre 2024 à 16 h via Droit-inc, à :

Ville de Sutton
Jonathan Fortin
Directeur général adjoint | greffier et directeur des affaires juridiques
11, rue Principale Sud
Sutton (Québec) J0E 2K0

Nous accuserons réception de toutes les candidatures, mais ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Merci!