5 trucs pour engager des ressources

Vous avez démarré votre pratique solo depuis quelques temps, les clients et les revenus se stabilisent mais récemment vous avez remarqué que vous travaillez plus tard le soir et le week-end, juste pour suivre le rythme des dossiers, la gestion de votre bureau et les efforts de développement d’affaires toujours nécessaires.

Traditionnellement, le solo avait deux choix : (1) continuer seul et finir débordé ou limiter sa croissance, (2) engager un employé.

Aujourd'hui, nous avons plus d'options entre ces deux choix à notre disposition pour gérer les flux de travail notamment avec la mise en place du télétravail et des plateformes spécialisées. Cependant, les questions fondamentales restent les mêmes.

Quels sont mes besoins ? : Il faut d’abord analyser la nature des besoins. Ai-je besoin d’aide pour l’administration, des recherches, représentations en cour ? Ai-je besoin d’aide à temps plein ou seulement quelques heures par semaine ? Etablir la nature du besoin permet de qualifier la personne ressource.

Ainsi, pour un mandat tombant dans votre spécialité, il n’est pas facile de sous-traiter les services d’un autre avocat. Dans ce cas, mieux vaut embaucher une personne qui se chargera de l’administration à votre place et vous vous occuperez du mandat spécialisé.

Pour quel budget ? C’est seulement après avoir qualifié ses besoins et donc le type de personne ressource que l’on est capable d’évaluer le budget. Ensuite il faut se demander si cela vaut le coup. Les clients pour qui je travaille sur du long terme bénéficient de forfait sur mes honoraires. Sous-traiter les services d’un confrère qui offrirait un taux égal ou supérieur au mien ne serait pas réellement pertinent.

Où chercher les candidats ? Pour moi, le meilleur moyen de trouver des ressources est d’en parler et de faire jouer le bouche à oreilles dans votre réseau. Je ne suis pas spécialisée en recrutement et surtout je n’ai pas le temps de faire passer des dizaines entrevues. Il existe aussi des services d’assistants virtuels qui répondent au téléphone, prennent les rendez-vous et/ou préparent des documents simples.



Pour ce qui est de trouver des avocats contractuels, nous sommes de plus en plus nombreux et comme indiqué dans un précédent post, il existe de plus en plus de plateformes sur internet qui permettent à ces avocats d’afficher leurs profils et leurs disponibilités. Pour ma part, je me suis constituée un réseau de références dans des domaines différents du mien (pour pouvoir desservir une variété de besoins d’un même client) ou dans des domaines similaires et/ou complémentaires (en cas d’absence ou de trop gros volume de travail)

Qui choisir ? Pour moi c’est l’étape la plus difficile car à chaque fois que j’ai dû recruter une assistante ou un avocat junior, j’ai recruté la première personne que j’ai vu en entrevue…Mais j’ai appris qu’il faut laisser la personne décrire ses compétences et non pas juste lui demander si elle sait faire telle ou telle tâche (si elle veut le job, elle n’a qu’à répondre oui!).

Il faut avoir une description très claire des taches que l’on souhaite sous-traiter et ne pas s’en écarter. Puis il faut demander et vérifier des références. Évidemment, les références et des témoignages positifs en ligne sont importants dans le choix d'un service virtuel ou d’un avocat contractuel. Les références doivent porter sur la compétence du candidat mais aussi sur sa rapidité d’exécution, engager le meilleur pigiste de la ville ne vous servira à rien s’il ne complète pas son mandat au jour convenu !

Malgré de bonnes références ou de bons écrits soumis en échantillons, le meilleur moyen de vérifier si vous avez fait le bon choix reste d’essayer de travailler avec cette personne.

Quelle formule d’engagement ? Le gros avantage d’utiliser des ressources flexibles est que vous pouvez revoir la situation et l’adapter à de nouveaux besoins. Si la qualité des services de votre sous-traitant se dégrade ou si les prix augmentent trop par rapport aux vôtres, il est possible de sortir de cette relation. Ou encore, vous pourriez réaliser que vous avez besoin de quelqu’un à plein temps et qu’un employé vous coûtera moins cher qu’un pigiste que vous payez à l’heure.

Utiliser des ressources à la pige, virtuelles ou non, permet aux solos de faire la transition vers l’étape suivante en leur permettant de se développer sans le risque ou le coût des embauches permanentes.