5 façons d’optimiser son organisation

Maintenir une organisation claire et limpide s’avère être un élément clé pour gérer au mieux ses dossiers. Voici 6 conseils recommandés par le ''National Law Review'' pour s’organiser au mieux.

Garder un espace de travail organisé

L’encombrement peut rapidement devenir un obstacle à l'organisation. Gardez votre bureau bien ordonné. Pour cela, rangez tout ce sur quoi vous ne travaillez pas en ce moment, rassemblez vos documents et classez-les.

N’oubliez pas également de limiter la quantité de papier que vous utilisez au quotidien avec un système de classement numérique. Cela vous permettra d’avoir un espace de travail plus clair.

Établir une routine

Si nous avons tous le même nombre d'heures dans la journée, la façon dont nous les utilisons a un impact direct sur notre productivité.

Les personnes très productives commencent ainsi souvent la journée avec une liste de tâches prioritaires qui reflète tout ce qui doit absolument être effectué ce jour-là.

Puis, s’ensuivent les tâches qu’il est possible de faire, seulement si on a le temps. Cela permettra d’avoir une longueur d'avance sur le travail du lendemain.

Lorsque vous planifiez votre routine, assurez-vous également de prévoir du temps pour passer des appels et des courriels. Et bien évidemment, accordez-vous plusieurs pauses dans la journée.

S’éloigner des sources de distraction

Nous vivons assurément dans une société ultra connectée. Nos appareils électroniques nous permettent de rester constamment en contact avec nos collègues de travail, notre famille et nos amis.

Ce qui peut rapidement devenir une source de distraction plutôt qu'une source de productivité au travail…

En dehors des moments de pause et de coupure, n’oubliez donc pas de vous couper de vos appareils autant que possible.

Développer une meilleure communication

L'un des risques de la désorganisation, c’est la diminution de la satisfaction des clients.

Cela peut notamment être dû à une diminution de la qualité du service fourni par un avocat parce qu'il est très occupé. Alors surtout, ne lésinez pas sur la communication !

Il existe par exemple des fonctionnalités à l’instar des portails clients qui sont un moyen pour les clients de se sentir connectés à votre entreprise tout en ayant un accès sur demande aux informations dont ils ont besoin.

Faire un suivi du temps

Il est important d'avoir des outils qui permettent aux avocats de travailler, au fur et à mesure, sans avoir à deviner combien d'heures ils ont consacré à un client.

Et pour cause, pour un cabinet d’avocats, il n’est jamais bon de surestimer ou de sous-estimer les heures facturables.

Le suivi du temps est donc important pour la précision et le bien-être de votre organisation. Des outils peuvent vous permettre de régler des minuteries sur votre ordinateur portable, votre tablette, votre smartphone ou votre ordinateur de bureau.

Un bon chronométrage vous aidera, non seulement, à rester organisé mais également à facturer avec précision.

Il vous permettra, par ailleurs, d’identifier où vous pourriez améliorer votre gestion du temps et votre productivité pour être plus performant dans votre journée.