Directeur.rice, Greffes et Gestion documentaire

Directeur.rice, Greffes et Gestion documentaire
Temps complet - permanent – 35h (hybride 3 jours en présentiel)

L'OACIQ

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la vice-présidente Gouvernance, le titulaire du poste dirige, planifie et coordonne l’ensemble des activités du Service des greffes et de la Gestion documentaire. Il occupe également le rôle de secrétaire corporatif adjoint pour les comités du conseil d’administration et peut aussi assumer les fonctions de secrétaire adjoint au conseil d’administration advenant l’absence de la secrétaire corporative.

Plus particulièrement, le titulaire du poste veille à la planification, à la gestion et au bon déroulement de tous les comités de l’OACIQ. Il s’assure que ces comités sont alignés avec la mission de protection du public et les orientations stratégiques de l’Organisme, tout en respectant les plus hauts standards de gouvernance.

Le titulaire du poste se porte garant du respect des règles de droit et de justice propres aux comités statutaires. Il est notamment chargé de l’optimisation des processus de ses secteurs d’activités ainsi que de l’amélioration continue des règles de gouvernance spécifiques au fonctionnement des comités et de leurs membres. Il veille à promouvoir l’harmonie, le travail d’équipe et la cohésion au sein de ces comités. De plus, il gère toutes les ressources matérielles et humaines sous sa responsabilité.

Responsabilités clés

En collaboration avec la vice-présidente, le titulaire devra :

• Diriger, planifier et coordonner toutes les activités du Service des greffes et de la Gestion documentaire, incluant la gestion, le développement et la mobilisation des ressources humaines, la gestion financière et la responsabilité de l’efficacité et du climat sain de ces équipes;
• Assister, ou remplacer si nécessaire, le secrétaire corporatif dans la préparation et la gestion des réunions du conseil d'administration et des comités;
• Planifier et coordonner les réunions et les comités, y compris la préparation des ordres du jour et de la documentation;
• Assister, au besoin, à certaines rencontres de comités pour fournir un soutien dans la rédaction des procès-verbaux;
• Recevoir et traiter avec tact les demandes, et assurer le bon déroulement des divers comités de l’Organisme;
• Assurer la formation des membres des comités afin de favoriser la cohérence et la qualité des décisions;
• Agir comme conseiller sur toute question visant à bonifier le fonctionnement des comités ou leur gouvernance;
• Planifier le calendrier annuel des comités selon le budget établi et les besoins organisationnels;
• Superviser, lorsque requis, la sélection, la nomination, le renouvellement et l’intégration des membres des comités, et veiller au respect des règles d’éthique;
• Participer à l'élaboration, à la révision et à la mise en œuvre des politiques et procédures de gouvernance et de gestion documentaire. Veiller à leur communication adéquate et à la formation requise, le cas échéant;
• Assurer une gestion efficace de la documentation corporative et superviser l'implémentation et la maintenance des systèmes de gestion électronique des documents, en respectant les règles de confidentialité et de sécurité;
• Veiller à une gestion rigoureuse des risques dans son secteur.

Connaissance et formation

• Baccalauréat dans un domaine pertinent (le droit est un atout majeur);
• Connaissance de la gestion documentaire, de la gestion et de l’optimisation des processus (un atout);
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.

Expérience minimale requise

• Expérience avérée dans des postes de gestion au sein de services juridiques, de gouvernance, ou dans des services connexes, avec gestion de personnel professionnel et technique spécialisé;
• Expérience dans des milieux réglementés ou dans la gestion de relations avec diverses instances gouvernementales;
• Expérience de travail avec des comités ou des organes de gouvernance.

Habiletés et aptitudes essentielles

• Leader participatif et mobilisateur, prêchant par l’exemple;
• Grande capacité de gestion de l’ambiguïté et des imprévus, et tolérance au stress;
• Capacité d’analyse et de synthèse supérieure permettant d’allier diligence et efficacité dans les réponses et l’exécution;
• Fortes habiletés de gestion des parties prenantes et capacité à rallier ses pairs ou à se rallier derrière une vision commune;
• Sens politique et pensée stratégique;
• Excellentes habiletés de planification, de gestion de projets et d’optimisation des processus;
• Orientation résultats et solutions;
• Dynamisme, respect et autonomie;
• Fortes aptitudes en communication.

Vice-présidence Gouvernance

Ce poste est au sein de la Vice-présidence Gouvernance, qui comprend le Secrétariat corporatif, la Gestion documentaire, le Service des greffes, le centre de renseignements Info OACIQ, la Certification et le Service des ressources humaines.

• Gestion documentaire : la GED assure une gestion documentaire saine et efficace des documents et informations essentielles pour la prise de décisions et la réalisation des activités de l’OACIQ;
• Secrétariat corporatif : le Secrétariat corporatif soutient le conseil d’administration et différents comités. Il est responsable de l'organisation et de la mise en application des décisions et des engagements pris dans un contexte politique et stratégique;
• Greffes : le Service des greffes veille à la bonne gouvernance et à la justice administrative et quasi judiciaire de l’OACIQ. Il assure une saine administration et gestion des divers comités statutaires de l’Organisme.

Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation

• Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions;
• Développement professionnel avec possibilité de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et accès à la mobilité interne;
• Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym sur place et groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements;
• Rémunération globale compétitive et alignée sur le marché;
• Large gamme d’avantages sociaux compétitifs (assurances collectives, Programme collectif d'épargne retraite), remboursement de votre cotisation professionnelle;
• Espace de travail moderne et convivial (grand espace lunch, table de billard, etc.).

Pour en apprendre davantage sur les opportunités de carrière ainsi que les avantages offerts par l'OACIQ, visitez notre page carrière.

Nous vous remercions de l’intérêt que vous témoignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue.

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