Technicien.ne en gestion documentaire et juridique

PÉRIODE D’AFFICHAGE : Du 20 janvier au 5 février 2025
TYPE D’EMPLOI : Poste temporaire 6 mois
SALAIRE (HR) : 36,63 $
HORAIRE : 33,75 heures par semaine (du lundi au jeudi de 8h30 à 17 h et le vendredi de 8 h 15 à 12 h)
ENTRÉE EN FONCTION : Dès le 3 mars 2025
SUPERVISION : Sous la responsabilité de la directrice des Services juridiques et greffe

TECHNICIEN.NE EN GESTION DOCUMENTAIRE ET JURIDIQUE
Services juridiques et greffe (temporaire 6 mois)

Travailler à la Ville de Lorraine, c’est faire partie d’une équipe mobilisée et motivée à offrir un haut niveau de services diversifiés à une population d’environ 10 000 citoyens et citoyennes.

Veux-tu te joindre à l’équipe?

Missions à relever

Volet archives

• Collabore avec la gestionnaire à l'élaboration du plan de classification et en assure sa révision, sa mise à jour et son implantation. Élabore et participe à la mise en application des procédures qui en découlent;
• Applique le plan de classification et le calendrier de conservation des documents relativement au support numérique et papier et en assure le suivi et la mise à jour. Assure le transfert et la destruction des documents selon les normes en vigueur;
• Soutient les usagers concernant l'utilisation du système de classement administratif et de gestion des documents;
• Collabore à la mise en place des systèmes de classification reliés à chaque direction;
• Assure le déclassement et le tri des dossiers des directions et participe à l'élagage et à la destruction des documents inactifs;
• Effectue la mise à jour et le suivi du système de protection des documents essentiels;
• Effectue des recherches d'information ou de documents détenus aux archives et recueille, valide et compile diverses statistiques à l'aide de rapports ou tableaux;

Volet administratif et juridique

• Participe au traitement des demandes d'accès à des documents adressés à la Ville, prépare des accusés de réception et effectue les recherches, le cas échéant;
• Tient à jour le registre des demandes d'accès et s'assure du respect des délais et effectue des rappels aux différents intervenants;
• Effectue les suivis des séances et des commissions administratives du Conseil municipal;
• Collabore à la gestion des dossiers de réclamations en préparant la documentation pertinente;
• Accomplit du travail général de bureau, tel que l'assemblage, l'expédition de documents, le classement, la vérification, la transcription, l'impression de documents, les photocopies et la numérisation;
• Assure un soutien administratif à son équipe dans la préparation des séances du Conseil municipal;
• Tient à un jour des registres, des règlements, des modèles de documents, des mises à jour des lois et des échéanciers;
• Collabore à divers dossiers reliés aux élections municipales.
  * Ces tâches ne sont pas limitatives.

La personne titulaire du poste peut être appelée à s’acquitter de toutes autres tâches connexes demandées.

Cases à cocher pour postuler

• Posséder un diplôme d’études collégiales (DEC) en technique de la documentation, en technique juridique ou toute autre formation équivalente;
• Posséder une expérience en archives et en municipale (des atouts);
• Posséder un minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente à la fonction;
• Posséder des connaissances concernant la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels des citoyens du Québec et la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
• Connaissance des lois et règlements régissant la gestion documentaire;
• Excellente maîtrise de la langue française dans l'oral qu'elle écrit;
• Avoir des connaissances approfondies des logiciels de la suite Microsoft Office.

Habiletés souhaitées

• Aptitude à travailler en équipe;
• Faire preuve de minutie, de précision et de rigueur;
• Faire preuve d’autonomie.

Compétences recherchées

• Sens de l’organisation et de la planification;
• Discrétion et jugement.

Avantages accordés

• Possibilité de 2 journées de télétravail par semaine;
• Termine à 12h tous les vendredis.

Si ce défi t’intéresse et que tu réponds au profil recherché, fais-nous parvenir ton curriculum vitae, une lettre de présentation ainsi que ton diplôme via Droit-inc d’ici le 5 février inclusivement. Nous remercions les personnes ayant postulé, mais nous communiquerons uniquement avec les candidats.es retenus.es.