Adjoint.e juridique

Le Barreau de Montréal, c’est plus 175 ans d’histoire et d’expertise. C’est aussi l’un des plus grands barreaux du monde, le deuxième barreau francophone en importance et la plus grande des 15 sections du Barreau du Québec. Sa mission est de veiller à la protection du public tout en soutenant ses 17 000 membres dans l’exercice de la profession. Comptant 21 employés multidisciplinaires, il veille notamment au suivi des travaux de 25 comités en plus d’organiser des évènements à l’intention du public et des avocats.

Le Barreau de Montréal est un organisme inclusif où l’esprit d’équipe et le professionnalisme sont au cœur de ses opérations. Il est un employeur de choix qui offre des conditions de travail compétitives et de la flexibilité à ses employés. Y travailler, c’est également avoir des tâches stimulantes et variées. L’équipe de direction encourage d’ailleurs l’autonomie et l’innovation en implantant de meilleures pratiques et outils pour l’organisation.

Situé dans le Vieux-Montréal, le Barreau de Montréal est facilement accessible en transport en commun et offre la possibilité de télétravail 3 jours par semaine. Joignez-vous à une équipe dynamique. Il ne manque que vous!

DESCRIPTION SOMMAIRE

Le Barreau de Montréal recherche un.e adjoint.e dynamique et rigoureux pour rejoindre la Direction des affaires juridiques. Sous la supervision de la directrice des affaires juridiques, la personne retenue collaborera étroitement avec l’équipe dans le traitement des dossiers de réinscription au Tableau de l’Ordre et de conciliation des tarifs d’aide juridique, tout en assurant la coordination des tâches administratives et de certaines activités de la Direction.

Vous êtes une personne dynamique et rigoureuse qui apprécie le travail d’équipe ? Vous possédez d’excellentes aptitudes rédactionnelles,

un grand sens de l’organisation et une bonne gestion des priorités ? Nous souhaitons vous rencontrer !

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Assister l’avocate-coordonnatrice dans l’ouverture et le traitement des dossiers de conciliation de tarif de l’aide juridique ainsi que dans tous les suivis nécessaires dont le traitement de la documentation de chaque demande et la préparation des rôles ;
• Effectuer la validation des antécédents (Baroref, statut de pratique de l’avocat, conciliations antérieures, règlements partiels, vérification des doublons) ;
• Réceptionner et analyser les différents dossiers reçus dans le cadre des dossiers de conciliation d’honoraires liés à un mandat d’aide juridique ;
• Effectuer l’ouverture des dossiers et la planification des rôles de conciliation ;
• Assurer le suivi des dossiers en cours et la gestion des échéanciers.
• Assurer un suivi rigoureux des rôles de conciliation et de leur disponibilité.
• Mettre à jour en continu les disponibilités afin d’assurer une planification optimale.
• Vérifier auprès de la conciliatrice les dates complètes ou à ajuster.
• Assurer l’envoi des confirmations de rôle ainsi que des rappels aux avocats ;
• Gérer la mise en attente des dossiers nécessitant des vérifications supplémentaires et en assurer le suivi ;
• Transmettre les rôles aux parties concernées (CSJ, conciliateurs) et assurer l’envoi des confirmations et rappels aux avocats ;
• Assister les avocats de la direction dans l’ouverture et le traitement des dossiers de réinscription au Tableau de l’Ordre, notamment en transmettant les dossiers aux avocats pour analyse approfondie et en tenant à jour les différentes demandes de réinscription ;
• Gérer le calendrier des échéances pour chacun des dossiers ;
• Préparer les résumés de dossiers et les correspondances requises conformément aux recommandations du Conseil ;
• Effectuer les recherches nécessaires, incluant la consultation du plumitif et la validation de l’état des procédures judiciaires ;
• Effectuer les vérifications nécessaires au traitement des dossiers ;
• Assurer la gestion de certaines boîtes courriel de la Direction (affaires juridiques, conciliation et requêtes) ;
• Réaliser toutes les tâches connexes demandées par la Directrice des affaires juridiques et les avocates de la direction : gestion de l’agenda, prise de rendez-vous, coordination de réunions et de comités, prise de notes, rédaction des ébauches de comptes rendus, création de gabarits de documents, gestion des messages vocaux et des allocations de dépenses, etc. ;
• Développer, maintenir et optimiser des outils de suivi (notamment Excel) et contribuer à l’amélioration des processus ;
• Participer à la résolution d’enjeux opérationnels et proposer des solutions ;
• Offrir un soutien ponctuel lors d’événements spéciaux (ex. : Rentrée judiciaire) ;
• Accompagner l’avocate-coordonnatrice dans la planification des opérations quotidiennes du Service d’avocats de garde (SAGE), dont la coordination des avocats-bénévoles, la gestion des horaires et des rappels, la gestion documentaire ainsi que la mise à jour des statistiques du service.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques bureautiques, en administration ou certificat en secrétariat juridique, ou toute autre formation jugée équivalente ;
• Un minimum de trois (3) d’expérience pertinente dans un rôle similaire ;
• Intérêt marqué pour le domaine juridique ;
• Connaissance des règles de procédure (un atout) ;
• Excellentes capacités rédactionnelles ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Excellente gestion des priorités et sens de l’organisation ;
• Professionnalisme et haut niveau de confidentialité ;
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft 365 ;
• Connaissance des outils de recherche juridique ;
• Aptitude à travailler de façon autonome et en équipe ;
• Connaissance de l’écosystème juridique (un atout).

SALAIRE ET CONDITIONS DE TRAVAIL

• Salaire selon l’échelle en vigueur dans l’organisation ;
• Poste administratif à 33,75 heures/semaine ;
• Télétravail 3 jours par semaine ;
• Horaire d’été ;
• 10 jours de maladie/personnel offerts et congés payés pendant le temps des fêtes ;
• Programme de télémédecine et PAEF ;
• Assurance collective et régime de retraite collectif compétitif ;
• Entrée en fonction dès que possible.

CANDIDATURE

Si vous croyez avoir le profil recherché, nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae. Tous les dossiers seront traités dans la plus stricte confidentialité. Nous remercions d’avance tous les candidats et les candidates ; nous ne communiquerons qu’avec les candidatures choisies pour un premier entretien téléphonique.