Conservation des curriculums vitae après postulation

Existe-t-il une limite de temps pour la conservation des curriculums vitae qu’une entreprise collecte auprès des personnes qui postulent pour un emploi?

Oui. Les curriculums vitae et les demandes d'emploi contiennent des renseignements appartenant à des personnes et permettant de les identifier. Ainsi, ces renseignements sont considérés comme des « renseignements personnels » et leur utilisation est encadrée par certaines lois. Par exemple, ces renseignements peuvent comprendre le nom d'une personne, son numéro de téléphone, son adresse et son numéro d'assurance sociale.

Au Québec, les renseignements personnels sont protégés par la loi provinciale (la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1 et/ou la loi fédérale (la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques L.C. 2000, ch. 5). La loi qui s'applique dépend de plusieurs facteurs, notamment, mais sans s'y limiter :

• si les renseignements appartiennent à un résident du Québec ou à une personne domiciliée dans une autre province;
  


• si la société est une entité fédérale ou si les renseignements traversent les frontières provinciales.
  


Dans tous les cas, la loi provinciale et la loi fédérale limitent la collecte de renseignements personnels aux seuls renseignements strictement nécessaires et leur conservation doit être limitée dans le temps. Il est donc recommandé de ne pas conserver les renseignements sur une personne plus longtemps que nécessaire. La violation de ces lois peut entraîner des sanctions ainsi qu'un risque en cas d'attaque de cybersécurité.

La loi ne prévoit pas de délai spécifique, mais nous recommandons de suivre les étapes suivantes pour garantir le respect de la législation applicable :

• s’assurer d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis;
  


• ne conserver les renseignements personnels que pendant la durée nécessaire pour la réalisation de ces fins;
  


• être au fait des renseignements personnels dont vous disposez, de l’endroit où ils se trouventet de ce que vous en faites;
  


• établir des lignes directrices et des procédures relatives à la conservationet à la destruction des renseignements personnels;
  


• détruire, supprimer ou dépersonnaliser tout renseignement personnel dont votre organisation n’a plus besoin.
  

Si vous avez des questions additionnelles sur la conservation ou la destruction des renseignements personnels, n'hésitez pas à communiquer avec notre équipe travaillant dans le domaine de la protection des renseignements personnels pour discuter des meilleures pratiques pour votre entreprise.