Adjoint.e administratif.ve / coordonnateur.rice administratif.ve – Droit notarial

Description du poste

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée, autonome et rigoureuse afin de se joindre à notre équipe à titre d’adjointe administrative.

La personne recherchée jouera un rôle central dans la gestion quotidienne du secteur notarial et sera notamment responsable de la coordination des rendez-vous, de la gestion des communications avec la clientèle et du soutien administratif auprès des notaires.

Principales responsabilités

• Gérer et coordonner les rendez-vous;
• Assurer la gestion quotidienne d’un volume important de courriels et effectuer les suivis nécessaires;
• Répondre aux demandes de la clientèle avec professionnalisme, courtoisie et diligence;
• Offrir un excellent service à la clientèle, tant par téléphone que par courriel;
• Évaluer les demandes reçues, déterminer les priorités et assurer un suivi efficace;
• Effectuer diverses tâches administratives liées aux dossiers;
• Effectuer de la facturation et de la comptabilité de base;
• Préparer, vérifier et effectuer certains suivis administratifs;
• Utiliser Excel pour la compilation, le suivi et la gestion de données;
• Assurer la mise à jour et le classement de documents;
• Effectuer différents suivis auprès des clients, professionnels et intervenants impliqués dans les dossiers;
• Collaborer étroitement avec les notaires et les autres membres de l’équipe afin d’assurer le bon déroulement des dossiers;
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’étude.

Profil recherché

Nous recherchons une personne qui se démarque par :

• Son excellent sens de l’organisation;
• Sa capacité à gérer plusieurs demandes simultanément;
• Une excellente gestion des priorités;
• Son autonomie et sa débrouillardise;
• Son jugement et son bon sens de l’analyse;
• Sa rigueur et son souci du détail;
• Son professionnalisme et sa discrétion;
• Son excellent service à la clientèle;
• Sa facilité à communiquer, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Sa capacité à travailler dans un environnement où le volume de travail peut être important.

Qualifications et compétences

• Expérience pertinente en administration, en service à la clientèle ou dans un environnement professionnel;
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office;
• Bonne connaissance d’Excel;
• Aisance avec les outils informatiques et les plateformes numériques;
• Expérience en facturation et en comptabilité de base, un atout;
• Expérience dans le domaine juridique ou notarial, un atout;
• Connaissance des plateformes utilisées dans le domaine notarial, notamment le Registre foncier du Québec, un important atout.

Conditions et environnement de travail

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : $ CA23,75 à $ CA27 par heure

Avantages :

• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Cotisation égale au RÉER
• Événements d'Entreprise
• Programme d'Aide aux Employés
• Stationnement sur place
• Tenue Décontractée
• Lieu du poste : Télétravail hybride à Joliette, QC J6E 3M3

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