Comment booster votre productivité ?

Règle n°1 : (Re)partez de zéro

Les avocats ont de nombreuses « boîtes de réception », explique Daniel Gold, auteur et consultant, sur Attorney at work.

Nombreuses ? Vérifiez par vous-mêmes : boîte de réception « physique » au bureau (le courrier), boîte de votre assistante, boîte de réception « virtuelle » (vos courriels). Cela fait trois.

Rajoutez à cela : la boîte de réception de votre page Facebook, celle de LinkedIn, celle de Google +, celle de Twitter, la boîte aux lettres de votre chez-vous. (Oui, le petit bloc-notes posé sur le coin de votre bureau et sur lequel vous prenez des notes en est une aussi).

Le chiffre se monte à neuf. Peut-être même vous vient-il d’autres idées…

Tout ce flux d’informations, qui s’y accumule à longueur de journée, possède un petit quelque chose d’agressif. Votre attention est détournée de l’essentiel, vous ne savez plus à quel saint vous vouer pour trier tout cela.

C’est simple : rassemblez le tout et commencez à prendre des décisions stratégiques. Où classer ceci ? Où mettre cela ? Qu’est ce qui est important ? Qu’est-ce qui ne l’est pas ?

Pourquoi est-ce si essentiel de repartir de zéro ? Tout simplement parce que l’accumulation de données, de messages vous demande bien trop d’énergie mentale, et vous distrait de votre travail.

Comment comptez-vous, dans ces conditions, rester productif ?

Règle n°2 : Obligez-vous à vous organiser

Rien qu’à l’idée, il vous en pousse des boutons. Pas fun, l’organisation ? Peut-être, mais soyez en sûrs : la catégorisation des informations est un jeu qui en vaut la chandelle.

Votre mission commence ici : vous devez créer des répertoires, virtuels et physiques, et mettre en contexte chaque information reçue.

Ainsi, virtuellement, le courriel d’un client ira-t-il dans le dossier @emails, les appels dans @appels, etc. Le signe @ est important pour vos applications numériques car les listes demeurent ainsi en tête des autres listes et dossiers.

Ainsi, physiquement, chaque feuille ira dans le dossier adéquat, lui-même ira dans l’intercalaire adéquat de votre classeur, lui-même sera rangé dans le tiroir adéquat de votre bureau.

Vous voyez comme c’est facile, non ?

Une fois le processus mis en place, il sera alors temps de récolter les fruits de ce que vous avez semé : chaque jour, vous pourrez aisément commencer à prendre des décisions stratégiques sur vos priorités de la journée.

Aussi, vous aurez une vision claire de ce qui vous attend le lendemain, et peut-être même le surlendemain. Vous aurez également la possibilité d’équilibrer vos listes de tâches, vos rendez-vous.

Plus tard, vous pourrez enfin analyser le temps que tout cela vous a pris, et ainsi vous améliorer.

Le résultat ? Vous, vous êtes mentalement libéré, et donc, plus efficace. Le (gros) bonus ? Votre productivité s’en retrouve boostée, et prête à grimper en flèche !