Signer à distance n'est pas un droit

La Chambre des notaires forme ses membres à l'acte 100 % numérique. Trois conditions encadrent la signature à distance.

La Chambre des notaires du Québec met de l'avant un laboratoire pratique sur l'acte notarié entièrement numérique.

Au programme : l'organisation du bureau, la formation des équipes, l'équipement, les logiciels. Puis la mécanique de la signature, en personne ou à distance.

C'est là que ça se corse.

Depuis le 30 octobre 2023, des normes encadrent l'acte notarié en minute sur support technologique. Elles ne font pas de la signature à distance un service comme un autre.

Trois conditions doivent être réunies : les circonstances l'exigent, la partie le demande, et ses droits et intérêts sont protégés. Le notaire doit évaluer chaque signataire séparément et consigner sa justification.

L'identification n'est pas plus souple. À distance, le notaire compare la pièce d'identité gouvernementale présentée à la caméra avec la copie transmise au préalable, et en examine les éléments de sécurité.

L'ordre des signatures, lui, ne se discute pas. Le notaire instrumentant signe immédiatement après la dernière partie, de sa signature numérique officielle. Il signe en dernier.

La conservation passe par une seule plateforme : ConsignO Cloud-CNQ, en format PDF/A, avec tenue obligatoire d'un répertoire technologique.

Attention, d'ailleurs, à ne pas se tromper de porte. La Chambre prévient que les actes reçus par erreur sur ConsignO Affaires doivent être corrigés d'urgence : ce service ne conserve les documents que 120 jours.

Le pari était bon. La Loi visant à moderniser la profession notariale et à favoriser l'accès à la justice, sanctionnée le 24 octobre 2023, a pérennisé le dispositif.

L'enjeu dépasse la technique. La signature à distance sert d'abord les régions, où la pénurie de notaires oblige des citoyens à franchir des centaines de kilomètres pour un acte.

La formation est donnée par les notaires Lorena Lopez-Gonzalez et François L'Heureux, sur la plateforme Cognita-CNQ.

Reste à savoir combien de notaires ont franchi le pas. La Chambre ne publie pas le chiffre.