11 étapes «technos» pour devenir plus rentable

Beaucoup d’avocats ont encore du mal à croire qu'il est possible d'avoir une pratique à la fois prospère et facile à gérer.

Pourtant, ça l’est tout à fait dit Attorney at work, notamment si vous utilisez vos ressources technologiques à bon escient.

1- Un bon état d’esprit

Tout d'abord, vous devez développer la bonne mentalité. Car soyons réalistes : la technologie peut encore représenter un défi pour bon nombre d’entre vous.

Donc, si vous êtes frustré ou en colère contre la technologie, c’est déjà qu’il y a quelque chose qui cloche et que vous n’abordez pas la technologie de la bonne manière.

La plupart d’entre vous ont une approche désordonnée : demande de conseils à leurs amis avocats spécialisés en technologie ou recrutement du premier consultant technique rencontré. Le bon chemin est de s’engager soi-même dans la voie du changement.

2- Une feuille de route

Vous avez besoin d'une approche systématique pour évaluer les meilleures options en matière de technologie et pour, ensuite, les mettre en œuvre. Il vous faut donc vous organiser.

3- Implantation de systèmes

Vous devriez avoir des systèmes bien développés et bien documentés pour gérer votre pratique. Car il y a toujours une variante entre la façon dont un membre du personnel exécute une tâche et la façon dont un autre professionnel le fait. Attorney at work appelle cela la «variabilité chaotique», et c'est un problème insidieux.

Donc si vous voulez tirer parti de la technologie d'une manière qui vous facilite la vie, et non pas le contraire, vous avez besoin de systèmes solides pour bien documenter les «flux de travail».

Cette documentation est cruciale car la «variabilité chaotique» est plus dangereuse encore quand les flux de travail sont invisibles (et les flux numériques le sont). Une désorganisation invisible à l'intérieur d'un ordinateur peut vous conduire discrètement à un désastre majeur.

4- Assistance technique

Il est sage d'obtenir l’assistance d'experts. Vous aurez besoin d'aide pour sélectionner les meilleures options et les prioriser.

En plus de ne pas avoir de systèmes en place, c'est probablement ce point-là qui constitue la plus grande erreur des avocats de petits cabinets.

Votre ami «passionné de techno» n'est pas un bon choix, car vous avez besoin de l’encadrement d’un professionnel qui non seulement en connaît un rayon en technologie, mais qui possède également une expérience spécifique en matière de conseil aux avocats dans divers domaines de pratique.

5- Zéro papier

Si vous voulez réduire le chaos au sein de votre cabinet, vous devez cesser de gérer les informations sous forme papier. Les informations numériques sont moins chères à stocker, plus faciles à transmettre et peuvent être automatisées plus facilement.

6- Les PDF

La question revient souvent dans la bouche des avocats : sous quel format dois-je numériser mes documents? La réponse est simple : le format PDF.

À partir de maintenant, il vous suffit de considérer les PDF comme du papier numérique.

7- Automatisation

Les tâches administratives les plus courantes des avocats consistent à générer des documents: plaidoiries, contrats, déclarations sous serment, correspondances par courriels et autres formulaires de routine.

Une grande partie de ces flux de travail générant du texte peut être automatisée. La clé consiste à déterminer lequel de ces flux de travail doit être automatisé et, parmi ceux-ci, lesquels doivent être automatisés en premier.

8- La sécurité

Évidemment, plus on s’appuie sur l'automatisation et l'information numérique, plus on doit faire attention à la manière de sécuriser ces données.

Une partie de cette «sécurité» consiste à s'assurer que les données n’ont pas été supprimées par inadvertance ou en quelque sorte «perdues». L’autre partie de cette sécurité, c’est la protection de vos données contre l'interception par des pirates.

9- La mobilité

On ne vous parle pas de partir au bout du monde… mais de vous détacher un peu de votre bureau. Aujourd'hui, vous n'avez plus besoin de rester scotché à votre bureau, à moins que cela ne soit le meilleur endroit pour effectuer votre travail.


10- Sous-traitance

Idéalement, vous devriez seulement faire les choses qui nécessitent d’être avocat. Tout le reste devrait être automatisé ou délégué.

Embaucher des assistants qui peuvent travailler virtuellement en utilisant les outils de l’infonuagique est la voie à suivre.

11- Marketing en ligne

Vous devez apprendre à «vendre» votre pratique en ligne. C'est la chose qui aura le plus grand bénéfice à long terme. Si vous faites cela correctement, votre pratique pourrait être deux ou trois fois plus rentable, et ce, sans augmentation de la charge de travail.

Aujourd'hui, la plupart des personnes à la recherche d'un avocat utilisent Internet dans le cadre de leur processus d'évaluation. Par conséquent, il est clair qu’avoir un site web est crucial pour les avocats.