Carrière et Formation
4 conseils pour mieux utiliser votre temps
Delphine Jung
2019-05-09 14:45:00
Car comme on le sait : le temps, c'est de l'argent !
Ainsi, des réunions sans fin et des montagnes de courriels font qu’ils gaspillent du temps dans des tâches banales et donc… perdent de l’argent.
Et vous, comment pouvez-vous mettre plus efficacement votre temps à profit?
Voici quatre astuces permettant de gagner du temps.
1. Utilisez les nouvelles technologies
Les résultats de l'étude menée par Thomson Reuters Dynamic Law Firms en 2018 montrent que ce qui distingue les cabinets les plus rentables de leurs pairs moins rentables, ce ne sont pas leurs tarifs. C'est le nombre d'heures facturables réellement facturées.
Une diminution des tâches administratives augmente la rentabilité et améliore les relations avec les clients. Cela permet aussi de mettre plus à profit son temps pour gérer le fond des dossiers.
Pour atteindre cet objectif, les cabinets d’avocats utilisent de plus en plus les nouvelles technologies qui génèrent non seulement des gains de productivité et de rentabilité, mais permettent aussi aux avocats de passer plus de temps à offrir aux clients une réelle valeur ajoutée.
Il y a aussi toute la question de la mobilité. La mobilité, c’est quand un avocat apporte son téléphone cellulaire dans la salle d’audience du tribunal et répond au courriel d’un client.
La vraie mobilité se produit lorsque la productivité sur les appareils mobiles devient égale ou supérieure à celle obtenue grâce à un ordinateur de bureau.
Les entreprises commencent déjà à transférer 100 % de leurs applications informatiques sur des plates-formes mobiles pour les employés qui ne sont pas au bureau.
Selon une étude de Deloitte, dans les cinq à dix prochaines années, l’employé entièrement mobile sera la norme.
2. Automatisez l’ordinaire
L’intelligence artificielle est très efficace pour prendre en charge les tâches d'administration quotidiennes les plus ennuyeuses. La révision de contrats qui prendrait par exemple plusieurs jours ou même des mois aux cabinets peut être faite en quelques minutes.
L'archivage de documents et de courriels constitue deux autres problèmes majeurs. Considérez que sans même répondre ou lire complètement les courriels et les pièces jointes, une personne peut facilement passer des heures par semaine (environ 10 % du temps total) à simplement classer des messages.
La technologie d’intelligence artificielle est maintenant suffisamment mature pour fonctionner de manière invisible en arrière-plan, pour apprendre rapidement du comportement de l’utilisateur et pour effectuer ces tâches instantanément et avec une précision accrue.
L’IA peut également hiérarchiser les courriels, mettre en évidence un langage important qui nécessite une attention immédiate et intégrer automatiquement des documents dans des systèmes de facturation et de gestion de documents.
3. Réduisez les distractions
La personne moyenne est interrompue une fois toutes les huit minutes, soit 50 à 60 minutes en moyenne par jour! Pire encore, 80 % de ces interruptions sont jugées sans importance. Une façon de protéger votre productivité consiste à vous bloquer du temps et à vous y tenir.
Utiliser les paramètres de votre téléphone est également utile. Le mode «Ne pas déranger» empêche tous les appels et notifications de faire du bruit, des vibrations ou d’éclairer l’écran du téléphone. Vous pouvez même l'adapter pour autoriser les appels de vos favoris ou de certains membres d'un groupe dans vos contacts.
4. Utilisez des outils de gestion de projet.
L’organisation est essentielle pour améliorer sa gestion du temps et travailler plus intelligemment. Il existe des programmes de gestion avec des calendriers conçus spécifiquement pour les cabinets d’avocats.
Il existe également des applications grand public, telles que Trello, Basecamp et Asana, qui facilitent l’attribution des tâches.
Cette technologie peut vous aider à vous organiser et à suivre les progrès réalisés dans différents domaines.
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