Comment éviter les pièges de la technologie ?

La pratique du droit subit des transformations majeures, en raison notamment de l'utilisation des nouvelles technologies par les avocats. Les juristes sont tous amenés à conserver et utiliser au quotidien une grande quantité d'informations électroniques, souvent confidentielles.

Les nouvelles technologies permettent davantage de mobilité, facilitent la communication avec les clients et favorisent la productivité, mais elles augmentent aussi le risque que les données échangées soient piratées, perdues, volées ou falsifiées. Le nombre d’attaques de systèmes informatiques a augmenté et les cabinets d'avocats peuvent en être désormais la cible.

Alors comment éviter, ou à tout le moins limiter, les pièges ? Lawyerist présente une multitude de solutions pour prévenir ses petits ou gros désagréments.

Protéger les données confidentielles : Que ce soit pour votre système informatique interne ou vos outils mobiles (ordinateur portable, tablettes, smartphones, etc.), il est impératif de prendre les mesures de sécurité appropriées pour protéger les données confidentielles du cabinet et des clients.

Outre l’utilisation d’un pare-feu, d’un antivirus ou de mots de passe, il est important de mettre en place un dispositif de sauvegarde régulière des données. Utiliser un système de cryptage pour les informations sensibles et mettez à jour fréquemment votre système de sécurité. N'oubliez pas de retirer les disques durs et les mémoires du matériel vendu ou échangé.

À l'extérieur, utilisez au maximum les réseaux Internet privés et évitez de travailler sur l'ordinateur d'un tiers. Sur les outils mobiles, minimiser le stockage d'informations. Essayez d'isoler les informations professionnelles des données personnelles. Attention aussi au téléchargement de logiciels malveillants par inadvertance ou à l’installation d'applications susceptibles de poser des problèmes de sécurité.

Formez et informez : Formez régulièrement votre personnel sur l'utilisation des outils et assurez-vous que les dirigeants sont conscients des risques informatiques. Informez aussi vos clients du risque que comporte l'échange d'informations par courriels quant à leur confidentialité. Il est par ailleurs important de bien connaître les évolutions de la technologie.

Élaborer un plan en cas de problème : Il vaut mieux prévenir que guérir. Pour cela, prévoyez un dispositif en cas d’attaque. Faites un bilan des données dont vous disposez : leur type, leur lieu de stockage, quelles sont les personnes qui y ont accès, etc.

Pour l'élaboration, la mise en place et le suivi du plan, créer une équipe au sein du cabinet regroupant des dirigeants, des personnes des ressources humaines, des communications et de l'informatique. Définissez le rôle de chacun. Vous pouvez aussi faire appel à un consultant externe. Enfin, tester régulièrement votre plan pour vous assurer que chacun connaît son rôle et sait comment agir.