Comment passer à la tarification à forfait… sans douleur !

« Les conseillers juridiques des entreprises sont de plus en plus nombreux à exiger des méthodes alternatives de facturation », observe l’avocat général-adjoint de Microsoft, Dennis Garcia.

Dans une récente chronique publiée par l’agence Bloomberg, il explique les meilleures pratiques de l’industrie pour passer à la tarification à forfait.

Être prêt à changer

« Les tarifs forfaitaires impliquent de changer la façon de faire les choses » et ce, tant pour les conseillers juridiques—dont plusieurs proviennent de la pratique privée et sont donc rompus eux aussi aux heures facturables—que pour les cabinets qu’ils mandatent.

On ne peut aller de l’avant si l’une des deux parties est réfractaire au changement, soutient Dennis Garcia.

L’exemple doit venir d’en haut

Tant les patrons des cabinets que les chef des affaires juridiques des sociétés doivent envoyer un message clair d’appui aux forfaits, en détaillant notamment le raisonnement stratégique et économique militant pour une conversion des méthodes de tarification.

Les petits pas

On commence avec les tâches les plus susceptibles d’être tarifées à forfait. On peut ainsi établir une période de rodage qui permette de déterminer les meilleures façons de faire. « Les services juridiques de routine, ou ceux qui sont fréquemment requis, et dont l’issue est prévisible, sont souvent les meilleurs endroits pour implanter la facturation à forfait », poursuit Dennis Garcia.

Savoir compter

Savoir analyser les données—et donc les colliger—afin de mesurer la performance des services juridiques est au cœur de l’exercice de conversion, plaide Dennis Garcia. Interpréter les données relatives à la prestation des services pour lesquels on veut changer de mode de facturation est crucial : les heures travaillées, les ressources utilisées, les différents besoins et leur fréquence, les tendances, tout cela doit être bien mesuré—et compris—afin de bien déployer de nouveaux modes de tarification.

Il vaut d’ailleurs la peine d’embaucher un analyste spécialisé pour lancer le projet.

Définir la valeur recherchée

Tant les affaires juridiques que les cabinets doivent être en mesure d’établir des indicateurs de performance. Pour les conseillers juridiques, définir ce qu’ils recherchent comme valeur (la vitesse d’exécution, la qualité du service, la réduction des litiges, etc.) permettra à leurs mandataires de proposer des modes de tarification qui tiendront compte de ces exigences.

Clair et net, et créatif

Les mandats doivent être explicites quant à ce qui sera facturé et de quelle façon. De même, les responsabilités respectives du cabinet et du département d’affaires juridiques doivent être clairement définis.

Et rien n’empêche de faire preuve de créativité, selon Dennis Garcia : inclure des stipulations selon lesquelles des bonis de performance seront versés selon l’atteinte d’objectifs, ou a contrario, des clauses de rétention des cachets, voilà autant d’incitatifs à la performance qui peuvent faire l’objet de clauses contractuelles.

Entourez-vous

Il ne faut pas avoir peur de demander de l’aide. Outre les spécialistes de l’analytique d’affaire, s’adjoindre les services de gestionnaires rompus à la tarification de services ou au contrôle de la qualité en passant par la production de cahiers de charge et la direction de projet ne peut qu’améliorer les choses.

Faire le point fréquemment

On doit s’entendre pour discuter de l’état des choses pendant l’implantation, et non pas attendre la fin du projet, cautionne Dennis Garcia. « Être proactif dans la rétroaction est un gage de succès », dit-il.

Enfin, l’utilisation des bonnes technologies pour mousser la collaboration entre les divers acteurs de l’implantation, et l’analyse des succès des concurrents sont les derniers échelons, mais non les moindres, de la mise en place de ce changement de paradigme. Les conférences et les ateliers portant sur ces sujets, on y assiste et on y participe, conclut Dennis Garcia.