Comment mener une bonne enquête ?

La manière dont est menée une enquête détermine à elle seule la suite d’une action en justice ou d’une plainte adressée à un organisme de réglementation par exemple.

Le conseiller juridique qui négligerait cette partie importante de son travail s’expose à un risque accru de responsabilité juridique, explique Me Lisa Bolton, avocate chez Sherrard Kuzz, dans The Canadian Lawyer Mag.

Selon elle, plusieurs éléments sont essentiels : planification, préparation, organisation, compétence, rapidité, et discrétion. Mais ce n’est pas tout…

Voici ce qui est nécessaire, point par point :

1. Le secret professionnel

Au cours du processus de l’enquête et concernant tout ce qui en résulte, le secret professionnel revêt une importance capitale, notamment lorsque les conseillers juridiques mènent la charge.

Le secret professionnel au Canada s’applique aux communications entre conseillers juridiques et conseillers externes. Comme souvent les frontières entre conseils juridiques et conseils d’affaires se révèlent floues, il est nécessaire de prendre des précautions supplémentaires.

Et ce, que ce soit au niveau du signalement de l’affaire à la police, de l'aide nécessaire d’un tiers pour compléter l'enquête, de l’obligation légale de mener une enquête ou de présenter les résultats à un organisme gouvernemental de réglementation (dans les cas d'accidents du travail graves par exemple).

2. L’équipe et les documents

Choisir qui conduira l’enquête est une question qui doit être soigneusement, et stratégiquement, considérée. Équipe interne ou externe ?

Les enquêteurs internes ont un double avantage : rapidité et moindre coût. Toutefois, ils peuvent ne pas posséder toutes les compétences, l'expérience ou le temps adéquats pour une enquête approfondie.

Aussi, cela peut être problématique si le sujet de l'enquête est un des dirigeants…

Sécuriser les documents est un autre aspect à ne négliger sous aucun prétexte.

Fichiers électroniques, procédures, codes de conduite : tout ce qui est utile à l’enquête doit être répertorié, étudié, gardé confidentiel et conservé dans un lieu sûr.

3. Les entrevues et le rapport d’enquête

Chaque personne ayant connaissance de la situation donnant lieu à l'enquête doit être interrogée.

L'objectif est simple : obtenir et d'enregistrer autant de détails que possible au sujet de la plainte ou de l'incident.

Notez tout :

• la date de l'entrevue,
  


• les noms,
  


• qui était présent lors de l'entrevue,
  


• qui prend les notes,
  


• le lieu de l’entrevue,
  


• les questions posées,
  


• les réponses verbales et non verbales.
  


Dans l’idéal, même si la loi n’oblige pas l’interlocuteur à accepter, demandez-lui de signer et de certifier de l’exactitude des notes à la fin de l’entrevue.

Bien entendu, celles-ci ne doivent pas contenir d'explications, d'opinions, ou quoi que ce soit d’autre.

Ensuite, suivront l’évaluation et le rapport. Ce dernier qui est dans la plupart des cas confidentiel, doit:

• résumer la plainte,
  


• identifier les mesures correctives prises en attendant la fin de l'enquête,
  


• résumer les éléments de preuve obtenus à partir des documents examinés et des personnes interrogées,
  


• identifier et évaluer les éventuelles incohérences dans les dépositions,
  


• parvenir à une conclusion factuelle,
  


• expliciter les raisons des conclusions,
  


• communiquer le résultat.
  

Dès que possible, prenez des mesures et mettez en œuvre les décisions que vous avez prises afin d'effectuer les mesures correctives et disciplinaires qui en découlent.