Comment la facturation peut jouer pour ou contre vous…

La facturation pourrait autant détruire votre pratique que devenir un outil de communication et de marketing.

Les cabinets d’avocats prennent tellement de temps et d’énergie à anticiper quand et comment un client pourrait être pris de court légalement qu’elles en oublient un point crucial : la facturation peut surprendre, elle aussi.

Des honoraires envoyés au client sans contexte, ou qui ne s’alignent pas avec les attentes du client, peuvent faire de vous une plus grande source de stress que la cause elle-même, révèle Law.com.

Et si ce n’était que de ça… Saviez-vous que les avocats facturent trop?

Combien avez-vous facturé vos clients en trop en 2019?

Ne le niez pas! Vous avez facturé en trop l’an dernier... que vous vous en rendiez compte ou non.

Selon une étude menée de tandem en Belgique et aux États-Unis, les travailleurs auraient tendance à surestimer leurs heures de travail hebdomadaires de 5 % à 10 %, révèle Lawyerist.com. Et encore! Plus on a l’impression de travailler fort, plus on exagère l’estimation de ses heures de travail.

Si l’on considère le dur labeur des avocats, on se doute bien qu’ils peuvent alors (malgré eux) facturer plus d’heures à leur client qu’ils n’en ont véritablement travaillées.

Viewabill, un service qui permet aux clients de voir en temps réel ce que leurs avocats leur facturent, estime que ces derniers surchargent leurs frais de 23 % lorsque qu’ils facturent à chaque fin de mois. Près du quart!

Suivre votre temps, et facturer plus souvent

La solution : effectuer le suivi des heures de travail plus assidûment. Quelques outils peuvent vous y aider, tels que ceux dénichés par Lawyerist.com : Time Matters, Rocket Matters et Amicus Attorney.

En facilitant le compte des heures travaillées, vous les enregistrerez plus fréquemment, et vous serez plus à même de limiter des écarts de facturation.

De même, si la facturation mensuelle cause des frais supplémentaires injustifiés aux clients, il peut être judicieux de commencer à facturer les heures en temps réel.

Lawyerist.com propose également de cesser de mesurer le temps pour facturer les frais de représentation, du moins lorsque vous n’en avez pas besoin. Vous pouvez toujours en faire un tarif fixe : plus besoin de compter les minutes!

On ne dit pas d’arrêter entièrement la facturation à l’heure, mais plutôt de l’abandonner lorsque d’autres moyens de facturation sont plus adaptés. Lorsque vous facturez tout de même à l’heure, considérez de le faire en temps réel.

N’attendez pas que vos clients (ou le Barreau) ne lisent cet article et vous posent eux-mêmes des questions!

La facturation : un outil marketing à ne pas négliger!

Si la facturation n’est généralement pas considérée comme un outil de développement d’affaires à tout casser, elle est néanmoins l’une des formes de communication les plus importantes entre l’avocat et son client.

La facture permet notamment de souligner les services rendus, et de renforcer les liens avec le client, rapporte Law.com.

Le sujet a été abordé récemment par la Legal Marketing Association lors d’un panel. Alors que la conversation tournait autour de la facturation mensuelle, le conseil a fait valoir que cette pratique constitue une occasion de marketing en or pour les bureaux d’avocats.

Comment faire en sorte que votre facturation rapporte encore plus que de l’argent? Law.com donne ces quelques trucs.

1. Inclure un compte-rendu des services

Voilà l’opportunité rêvée d’associer les heures facturées à des objectifs tangibles, grâce à des résumés substantiels de vos tâches qui démontreront toute votre valeur à votre client.

2. Ne pas facturer les messages vocaux

Mettez-vous à la place de votre client avant de lui facturer la réponse à un message vocal, ou toute autre tâche de politesse qui lui semblera administrative, pure routine, ou tout à fait en-dehors de ce qu’il considère être facturable. Un bureau d’avocats qui semble compter ses sous n’a pas l’air d’un partenaire d’affaires.

3. Envoyer la facture avec des gants blancs

Pas d'impersonnel transfert de courriel lors de l’envoi de la facture au client! La facture est parfois la seule communication de votre part que le client recevra mensuellement, puisque bien d’autres liens quotidiens seront pris en charge par son équipe.

Rappelez-vous le avant d’envoyer une facture dans leur boîte de réception sans prendre l’opportunité d’expliquer la valeur de vos services et de souligner l’importance que vous accordez à votre relation et à leur entreprise. Vous pourriez vous mordre les doigts de ne pas profiter de ce mode de communication.

4. Valider d’avance la portée de chaque mandat

Il est très imprudent de se jeter dans un nouveau projet en assumant que vous et votre client êtes sur la même page. C’est le travail du bureau d’avocats de s’assurer que les attentes de ses clients soient respectées dès le début d’un mandat, et ce même pour le temps alloué à la plus minime des tâches.

5. Encourager les commentaires des clients

La communication, ça se fait à deux! À chaque envoi de facture, tout cabinet qui se respecte devrait demander la rétroaction de son client. Cela permet de démontrer que vous êtes tous deux dans le même bateau, que vous vous avez confiance en votre tarification et que tout ce que le client lira dans la facture peut être discuté plus en profondeur et expliqué.

Besoin d’autres avantages? En voilà encore : ça permet de calmer les nerfs et et contribuer à bâtir une relation de confiance plus forte encore.

6. En cas d’erreur de votre part ou de mauvaise communication, assumer tous les torts

Vous obstiner sur le nombre d’heures allouées à une tâche ou vous défendre d’une erreur sur votre facture peut faire très mal à la relation à long terme avec votre client, tout en lui causant du stress supplémentaire.

Ravalez votre orgueil. Même si vous avez raison, mieux vaut vous assurer d’avoir du travail à long terme avec votre client.

Au final, la facture doit davantage être un rappel de votre partenariat plutôt qu’une source d’anxiété pour votre client.