Pourquoi sous-traiter la gestion de votre bureau

C’est au coeur de leur clientèle, à deux pas du Palais de Justice et dans un immeuble rempli d’avocats solos, que se présentent Nicole Massicotte, la fondatrice de l’entreprise de gestion de bureaux d’avocats Canico, et sa fille Eve Massicotte, directrice générale et associée.

Canico ce n’est ni du secrétariat, ni de la comptabilité, plutôt de l’organisation et de la consultation touchant au secrétariat et à la comptabilité. L’équipe, composée de cinq femmes, offre tous les services dont a besoin un bureau d’avocats : des services de réorganisation, d’implantation de méthodes, de procédures, de consultations, de facturation, de tenue de livres, de production de rapports de taxes, ainsi que de formation.

Quand elle débarque chez le client, Nicole Massicotte analyse tout : les processus de travail, les outils de gestion, les types de droit pratiqués, les logiciels utilisés, les méthodes de travail appliquées, les registres.

« Je regarde immédiatement comment est géré le compte en fidéicommis, ça c’est mon dada », dit-elle en riant.

À tous, elle leur affirme: « soyez tranquilles, on veille. »

L’entreprise Canico, fondée en 1987 par celle qui fut pendant onze ans secrétaire juridique de petits bureaux d’avocats, ne compte aujourd’hui pas moins d’une centaine de clients fixes. C’est d’ailleurs lorsqu’elle a réalisé le lien entre une bonne organisation de dossiers et la croissance du chiffre d’affaires des cabinets d’avocats, que Nicole Massicotte s’est lancée à son compte.

« Beaucoup d’avocats découvrent la tranquillité d’esprit, explique à Droit-inc sa fille Eve Massicotte, dans son bureau avec vue sur le Vieux-Port. « Ils peuvent alors pleinement se consacrer au droit et à leur business. Par conséquent, leur chiffre d’affaires augmente. »

Pas de formule gagnante

La recette du succès du Canico ? La connaissance des réalités des petits cabinets d’avocats, explique Eve Massicotte, combinée à celle des réglementations du Barreau. « On s’arrête pour regarder l’humain, on s’adapte à leur structure, notre service est très personnalisé, nous n’avons pas de formule gagnante à appliquer. »

Les clients font appel à elles aussi bien pour répondre aux exigences du Barreau que pour se préparer à une inspection ou tout simplement pour s’assurer que tout est bien tenu suite à des changements de réglementations.

Que vous ayez effectué un encaissement dans un mauvais dossier, émis deux fois un chèque, ignoré la fermeture des dossiers après les sept ans obligatoires, ou fait l’erreur de multiplier des systèmes parallèles pour des opérations administratives (souvent pour pallier à votre insécurité face aux système de gestion électronique) : pas de panique !

« On est rendues tellement fortes et performantes dans notre expertise de la clientèle !, affirment les Massicotte mère/fille. On vise une gestion complète de l’administration du cabinet d’avocats. »

En revanche, pas question pour ces professionnelles de répondre à vos appels téléphoniques ou de se mêler des affaires juridiques. Si le cabinet peut former des ressources à l’interne, « c’est tant mieux ! » lancent-elles. « Nous, on va organiser le bureau et implanter les bonnes méthodes en fonction. »

L’impartition : une plus value ?

Les avocats comprennent de plus en plus qu’il y a une plus-value à donner une partie de l’administration en impartition, selon la directrice générale. D’ailleurs, il n’est pas rare que certains reviennent frapper à leur porte pour les remercier de leurs services, à l’instar de ce jeune avocat solo à qui elles ont entièrement informatisé un système de gestion à l’origine 100% manuel.

Leurs bureaux renferment ainsi souvent un vrai « va-et-vient d’avocats satisfaits», explique la fondatrice de Canico, entre ceux qui viennent déposer leurs « boîtes administratives », contenant des classeurs avec les papiers nécessaires à l’analyse du cabinet, et ceux qui reviennent dire merci.

Le fait qu’elles soient elles-mêmes « une petite équipe en grande expansion » explique l’acuité dont elles font preuve dans la compréhension des besoins de leurs avocats, disent-elles, dont la plupart sont en solo tels Me Sarah Canta, Me Jean-Claude Hébert, Me Louisa Celena Gonzales, et Me Sonia Beauchamp.

Elles « veillent » en outre sur de petits cabinets d’une douzaine d’avocats maximum : Tremblay Savoie Lapierre, Aumais Chartrand, Tucci & Associés, Gingras Avocats. Ces derniers, qui ont souvent un gestionnaire à l’interne sur place, vont faire appel à Canico pour de la consultation sur leurs méthodes de travail.

« C’est une paye en soi que de voir de petits cabinets que l’on a accompagné grandir et se développer. Il reste beaucoup d’avocats qui ont besoin de nous, j’en suis convaincue ! », conclut Eve Massicotte la directrice générale.

Pour plus d’informations sur Canico, c’est ici.