7 astuces pour perdre moins de temps avec le téléphone

Aujourd'hui, comme presque tous les jours d'ailleurs, le téléphone ne cesse de sonner, ce qui vous empêche d'avancer dans vos tâches fixées le matin même.

Vous n'êtes ni paresseux ni incompétent pour ne pas prendre l’appel, juste très occupé. Si cette excuse est bonne, elle ne vous sauvera pas des foudres de votre client. Alors vous décrochez... Aïe, il s'agit de votre client préféré qui vous parle de ses états d'âme, vous pose une multitude de questions auxquelles vous avez déjà répondues... bref il déverse sur vous ses angoisses.

Comment faire pour éviter le plus possible ce genre de situation ? Le site Lawyerist vous donne quelques astuces pour empêcher que les appels téléphoniques ne monopolisent votre temps.

Rendez les appels moins fréquents : L'essentiel est d'organiser votre pratique quotidienne de façon à rendre les appels téléphoniques de vos clients moins fréquents. Au lieu de vous sentir découragé, donnez à vos clients le moins de raisons possibles pour vous appeler.

Tenez vos clients régulièrement informés : Plus le client considère son dossier comme important, plus il va s'inquiéter de savoir si vous l'avez oublié. Pour être rassuré, il vous appellera. Afin de réduire la fréquence de ses appels, la solution est donc de le tenir régulièrement informé sur son affaire.

Quelles méthodes adopter ? Développez un plan en tenant compte de la nature de votre pratique, du type de questions et des besoins de vos clients, et suivez-le.

Formez vos collaborateurs : Pour quelques dossiers, les secrétaires et parajuristes formés à cet effet peuvent fournir certaines informations demandées par les clients lorsqu'ils appellent, sur l'état de la procédure par exemple en matière de litige. L'appel est transféré à l'avocat seulement s'ils ne peuvent pas répondre aux questions.

Formez vos clients : Rassurez vos clients en leur indiquant que vous les tiendrez informés de leurs dossiers, et dites-leur de quelle manière : par courriel plutôt qu'un appel par exemple si vous préférez.

Retournez les appels rapidement : Quelle que soit votre excuse, si vous ne retournez pas rapidement un appel téléphonique, au bout d'un moment, votre client pourrait envisager de changer d'avocat ou de répandre des commentaires négatifs à votre sujet.

Pas le choix d'accepter que vous passerez un peu de temps chaque jour au téléphone. Concentrez vos rappels sur une période de temps que vous aurez fixée chaque jour en mettant la priorité sur les plus urgents.

Écourtez vos appels : Si vous devez à tout prix répondre, prenez le contrôle de l'échange et concentrez vous sur l'essentiel. Vous n'êtes pas là pour jouer le rôle de coach, parent ou thérapeute. Analysez les besoins du client et donnez lui l'information en conséquence, c'est tout.

Dites-lui au départ que votre temps est limité, par exemple car vous avez d'autres appels et que vous ne souhaitez pas faire attendre vos autres clients.

Rencontrez le client : Parfois des questions complexes dans un dossier requièrent une plus longue conversation qu'un appel téléphonique. Être en face à face permet aussi souvent de mieux gérer et orienter le dialogue. L'organisation d'une réunion se révèle alors plus appropriée.