L’art de déléguer dans son cabinet

Les avocats ont parfois tendance à sous-estimer ce qu’ils peuvent déléguer, ou à penser trop vite qu’on n’est « jamais si bien servi que par soi-même ». Pourtant, ce réflexe simple peut sauver bien du temps et permettre de se concentrer sur les dossiers importants. Alors, comment bien déléguer des tâches? Attorney At Work suggère un guide en trois étapes.

1. Quoi déléguer?

Commençons par le commencement, soit déterminer ce que vous pouvez ou non déléguer. Analysez les tâches selon les deux facteurs suivants : sa complexité (la difficulté et l’expérience qu’elle requiert); et son importance (l’impact de cette tâche sur un cas, un client ou vis-à-vis de votre cabinet). Vous pourrez répartir les tâches en quatre catégories :

• Faible complexité et faible importance
  

N’hésitez pas, celles-ci sont toutes désignées à être déléguées!


• Complexité élevée mais faible importance
  

Faites vous-même un premier défrichage pour alléger la tâche avant de la confier à quelqu’un. Un travail complexe peut par exemple être divisé en plusieurs tâches simplifiées.


• Faible complexité mais haute importance
  

Vous pouvez déléguer des tâches de ce type, à condition d’être prêt à guider le novice en amont.


• Complexité élevée et haute importance
  

Inutile de prendre des risques, gardez celles-ci pour vous, ou il y a des chances que vous deviez les reprendre, ce qui annulerait le gain de temps recherché.

2. À qui déléguer?

Si vous déléguez une tâche à un avocat junior ou à un parajuriste, il s’agit de savoir à quel point il sera nécessaire de l’encadrer pour mieux planifier votre horaire. Ces quelques critères vous aideront à déterminer qui est taillé pour la tâche que vous avez à confier :

• Faible capacité et faible motivation
  

Déléguer une tâche peut sembler dans ce cas une perte de temps; mais c’est justement l’occasion de comprendre le manque de motivation de la personne et de l’aider dans son développement professionnel.


• Faible capacité mais grande motivation
  

Déléguer à un novice qui souhaite apprendre est une excellente occasion de le former. L’investissement en vaut la peine : la prochaine fois, vous pourrez lui attribuer ce type de tâches en toute confiance.


• Haute capacité mais faible motivation
  

Impliquer un juriste talentueux qui a perdu la passion vous permettra de saisir ce qui cloche chez lui : surmenage, problèmes personnels… Ce type de personne peut aussi être un excellent choix pour encadrer un novice.


• Haute capacité et grande motivation
  

Dans cette situation idéale, vous pouvez déléguer en toute confiance, et même réveiller votre propre inspiration grâce à une collaboration fructueuse!

3. Comment déléguer?

Cet aspect est plus délicat qu’il n’y paraît : de nombreux avocats se précipitent au moment d’expliquer la tâche qu’ils confient. Posez-vous quelques questions avant de vous lancer!

• La personne a-t-elle le temps de faire ce que vous lui demandez?
  


• Vos instructions sont-elles claires?
  


• Mettez votre collaborateur à l’aise, afin qu’il puisse poser des questions sans être intimidé ou gêné.
  


• Pour susciter l’enthousiasme, assurez-vous de détailler le contexte, d’inscrire la tâche dans un cadre plus large : pourquoi est-elle importante et utile?
  


• Découpez la tâche en différentes étapes de travail.
  


• Voulez-vous que la personne vous rende compte de l’avancée de son travail?
  


• Y a-t-il d’autres juristes impliqués? Faut-il les tenir au courant?
  


• Comment le travail doit-il être présenté? À quel stade de finition?
  


• Fixez une échéance la plus précise possible, ne restez pas dans le flou.
  

Résistez au vieux réflexe du « ça ira plus vite si je m’en occupe ». Déléguer des tâches vous permet de gagner du temps au court terme, en allégeant votre emploi du temps, mais aussi au long terme, en formant des juristes de confiance dans votre équipe.