Retour des conférences : comment se préparer ?

Les conférenciers se sont habitués à parler à des écrans. Il faut à présent retrouver ce qui fait la force des relations en personne.

La vie reprend son cours. Vous remarquerez donc rapidement que des événements en « présentiel » se préparent différemment que sur des écrans. Attorney at Work note une série de points pour bien se préparer.

Se préparer… ça semble simple. Pourtant, c’est fondamental : vous devez être prêt avant de vous retrouver au milieu d’une foule de juristes et de gens d’affaires. Plus vous travaillerez avant la conférence, plus le Jour J sera facile.

Avant la conférence

Intéressez-vous aux participants

Examinez la liste des participants. Certains de vos clients et/ou de vos contacts seront-ils présents ?

Préparez une liste de contacts que vous souhaiteriez retrouver parmi le public. Envoyez-leur l’annonce de la conférence.

Fixez-vous des objectifs

Quels résultats comptez-vous obtenir lors de cette conférence ? Voulez-vous obtenir un certain nombre de nouveaux clients ? Reprendre contact avec certaines personnes ? Fixer des rendez-vous ?

Adaptez-vous aux participants

Préparez un propos adapté à différentes cibles. Expliquez quels clients vous représentez et comment vous les aidez. Adaptez cette explication aux participants de la conférence, avec des exemples concrets.

Préparez vos outils de contact

Faites imprimer des cartes d’affaires avec, au verso, un conseil relié aux sujets abordés dans les conférences. Mettez à jour votre profil LinkedIn. Ajoutez une publication en lien avec les conférences. Sur les réseaux sociaux, faites savoir que vous serez présent.

Optimisez votre participation

Lisez les documents sur l’ensemble du programme des conférences. Planifiez votre journée afin de maximiser votre participation en fonction de vos centres d’intérêt : participer à un événement social, assister à une conférence…

Le jour de la conférence

Profitez du présentiel, sans insister

Une conférence vous permet d’être physiquement en relation avec d’autres personnes. Profitez-en pour faciliter les échanges : exprimez-vous, mais il est au moins aussi important d’écouter.

Vous devez toutefois tenir compte des nouveaux standards en matière de rencontre physique. Respectez l’espace dont chacun souhaite bénéficier. Certains seront à l’aise avec les poignées de mains. D’autres préfèreront se tenir à distance.

Ne bousculez pas ces personnes. D’abord parce que certains participants ont besoin de temps pour revenir aux modes de relations d’avant la pandémie. Mais aussi, certaines personnes peuvent présenter des risques en cas de contamination à la Covid. Ne les gênez pas en insistant pour faire une accolade.

Dans tous les cas, regardez les personnes dans les yeux. Préparez des questions ouvertes pour lancer les conversations: par exemple, quels sont les principaux problèmes de votre organisation qui sont en lien avec la conférence ?

Soyez à l’écoute. Montrez votre intérêt en joignant les gestes à la parole.

Préparez le suivi

Prenez des notes sur vos nouveaux contacts. Vous pouvez écrire au dos de leurs cartes d’affaires.

Utilisez les réseaux sociaux pour informer sur la conférence à laquelle vous avez assisté. Publiez des photos prises avec d’autres participants.

Visitez l’ensemble du site de conférence. Rencontrez les organisateurs. Renseignez-vous sur les organisations présentes qui œuvrent dans votre domaine.

Après la conférence

Effectuez un vrai suivi

Il est fréquent de voir des participants à des conférences oublier de faire un suivi. Or, cela les empêche d’optimiser le temps passé lors de l’événement.

Envoyez des notes personnalisées aux contacts pris lors des conférences. Connectez-vous sur LinkedIn.

Contactez des personnes qui n’ont pas pu participer à la conférence. Envoyez-leur un résumé de vos sessions préférées, ou partagez des documents relatifs au sujet.

Revoyez votre propre participation: avez-vous atteint les objectifs que vous vous étiez fixés avant la conférence? Comment pourriez-vous les atteindre, ou les dépasser la prochaine fois ?