Trois façons de rendre votre cabinet plus efficace

Mettez-vous le nez dans vos affaires aux trois mois, dit Kevin Cheung, associé chez Fleck Law dans cet article du Canadian Lawyer. Faute de quoi, vous perdrez de vue vos objectifs. Et profitez-en pour prendre le virage numérique, conseille cet avocat, qui est aussi coordonnateur pour la Section de la promotion de la petite entreprise et de la pratique générale à l'Association du Barreau de l'Ontario.

1. Mesurer la progression de vos objectifs de manière trimestrielle

Les gestionnaires se fixent souvent des objectifs sur un an, et cela représente une période trop longue: plusieurs n’arrivent pas à surveiller leur progression. « Vous devez établir des points de contrôle », écrit Kevin Cheung.

« Diviser l’année en trimestre nous aide à gérer nos objectifs. Un objectif d’un an est plus facile à réaliser s’il est réparti en petits objectifs qui sont abordés à fréquence trimestrielle. A la fin de chaque trimestre, faites une analyse de votre progression. »

Des ajustements seront sans doute nécessaires pour atteindre vos objectifs.

Vous devez aussi, conseille Cheung, évaluer de manière trimestrielle la santé de votre entreprise. L’auteur a déjà abordé la question des indicateurs clé de performance (KPI en anglais) dans ce précédent article, et ils peuvent vous aider à analyser les besoins de votre cabinet.

2. Travaillez -presque- sans papier

Eh oui, vous êtes rendus là… Si vous n’avez pas commencé à prendre quelques mesures pour effectuer un peu de votre travail sans papier, alors faites le grand saut. Ce système fera réellement gagner de l’efficacité à votre cabinet, selon Kevin Cheung.

Les fichiers électroniques sont accessibles rapidement, n’importe où et n’importe quand, et sont plus facilement transférables et partageables.

Ils vous permettent d’économiser de l’espace et l’argent que ce dernier vous coûterait. De plus, la plupart des documents textuels peuvent être formatés pour vous permettre de vous renseigner sur le texte, le rendant ainsi plus efficace pour localiser ce texte et en retirer des informations.

Dans un monde où les clients demandent un service rapide et une baisse des coûts, l’efficacité d’un lieu de travail sans papier vous permettra de faire un grand pas vers ces requêtes, écrit M. Cheung.

3. Essayer une nouvelle technologie ou un nouveau logiciel

Il y a toujours de nouveaux logiciels qui peuvent vous assister dans la gestion de votre cabinet.

D’assistants virtuels, à des applications de prise de notes, jusqu’au logiciel permettant à vos clients de prendre un rendez-vous dans votre calendrier, les outils sont très nombreux.
Si vous hésitez à adopter une nouvelle technologie ou un nouveau logiciel, tentez d’en essayer une ou deux nouvelles par trimestre.

Déterminez un mode de production de votre cabinet que vous souhaitez améliorer, et identifier la technologie qui correspond à votre besoin. Si vous n’êtes pas certain de savoir par où commencer, assistez à une conférence sur les technologies adaptées aux avocats, il y en a de nombreuses. Vous y trouverez sûrement quelques réponses...