Comment gérer plusieurs pratiques à temps partiel?

Aujourd’hui, j’exerce ma pratique exactement comme je le voulais. Mon idée était précise et simple depuis le début : travailler pour le compte de trois-quatre clients réguliers de tailles et d’industries différentes, sur du long terme et à temps partiel mais aussi sur des mandats ponctuels très diversifiés.

Cette manière d’opérer m’apporte (1) de la visibilité et stabilité en termes de revenus et de volume de travail, (2) une bonne connaissance de chacun de mes clients et notamment de leur stratégie d’affaire et de leur tolérance au risque, me permettant d’être une meilleure conseillère et accompagnatrice et (3) la diversité et la flexibilité que je cherchais dans mon quotidien.

Je travaille sur place, chez mes clients ou en télétravail, de mon bureau. J’apprécie à égalité ces deux approches. Me rendre chez mes clients me permets de voir du monde, d’être très proche des différents départements de l’entreprise et de pouvoir répondre à des besoins immédiatement (on me voit dans un bureau, on pense à moi). Travailler à distance me laisse une totale liberté quant au choix de mes horaires, mes priorités à condition bien sûr que je livre une réponse, une lettre ou un contrat à mon client, à l’échéance convenue.

Mais attention, flexibilité ne veut pas dire absence de contraintes. Bien au contraire, parvenir à compartimenter sa vie professionnelle surtout lorsque l’on pratique seule, exige une organisation rigoureuse et minutée.

Basé sur mon expérience, voici ce que je recommanderais :

1. Etre très claire et transparente. Mon client ne se soucie pas que je sois une avocate à temps partiel ou non. Il existe toujours des délais, des parties adverses, les clients des clients à traiter…Alors, dès le départ d’une relation, je suis très transparente avec mes clients sur ma façon de travailler et sur le fait que je ne peux pas leur être exclusive. Ils doivent apprendre à me « partager ». Il faut fixer un calendrier pour sa pratique et s'y tenir et ne pas chercher des excuses pour travailler à temps partiel. Cette façon de procéder ne convient pas à tout le monde et je le comprends.



2. Connaître ses chiffres. Il faut savoir précisément combien de clients on peut gérer à un moment donné. Mon plus gros problème est le « surbooking ». Je ne peux pas être à deux endroits au même moment ou être chez un client qui me paie un forfait journalier et passer ma journée à répondre aux appels ou courriels d’un autre client. Pour éviter cette situation, j’organise mes mandats à l’avance, j’annonce mes disponibilités et je les respecte.

3. Gagner du temps. On ne peut pas se payer le luxe de perdre du temps : améliorer sa connexion Internet; s’entourer de spécialistes en TI (pannes d’ordinateur, téléphone, imprimante…), d’un comptable, s’abonner à des sites de recherches juridiques en ligne; mettre en place un système d'automatisation des documents ou facturation (Excel, bien programmé peut faire des merveilles), mettre en place un système d'indexation de recherche sur son ordinateur pour retrouver immédiatement des fichiers sans devoir perdre du temps à l'Explorateur de fichiers. Personnellement, j’utilise un système manuel « maison » mais il existe des logiciels comme Copernic ou d’autres.

4. Avoir un réseau en back-up. Il faut mettre en place un réseau de collègues qui peuvent nous aider en cas de « surbooking » ou sur un point de droit très spécialisé.

5. Développer sa clientèle de manière continue. Il ne faut surtout pas oublier de réserver du temps pour le développement de clientèle future pour remplacer les mandats qui se terminent. J’essaie de m’en occuper pendant les lunchs.

Tout n’est pas encore parfait et parfois il y a des débordements mais je suis certaine qu’une bonne organisation et surtout la volonté de s’organiser sont les clés du succès d’une pratique comme la mienne.