Déléguer… pour gagner plus

Lorsque l’on débute en pratique solo, et que nous n’avons pas encore de personnel de soutien, il arrive fréquemment que l’on effectue l’ensemble des tâches reliées à la gestion du cabinet.

Quand j’ai débuté, je faisais absolument tout moi-même afin de minimiser mes dépenses, que ce soit l’envoi de télécopies, les photocopies, la préparation, l’envoi de la facturation, etc.

Ce que j’ai réalisé, c’est le temps que je passais à effectuer ces tâches, je ne pouvais pas l’utiliser à travailler dans mes dossiers. En prenant une à deux heures par jour pour effectuer ces tâches, je perdais en réalité une à deux heures de temps facturable par jour, ce qui représentait en réalité une perte importante de revenus.

Je m’étais donc fixé comme objectif de déléguer progressivement l’ensemble des tâches qui n’étaient pas de nature juridique, afin de maximiser mon chiffre d’affaires et mes profits.

Tâches comptables

À titre d’avocat gestionnaire de cabinet, il est obligatoire de tenir à jour la comptabilité d’exercice ainsi que la comptabilité en fidéicommis. De plus, il est essentiel, afin de conserver une bonne santé financière, de facturer régulièrement et de faire le suivi des comptes clients.

Ces tâches essentielles requièrent non seulement un investissement en temps important, mais également des connaissances en matière de comptabilité. Ce sont donc ces premières tâches que j’ai déléguées.

Évidemment, je n’avais pas au départ ni la charge de travail suffisante ni les ressources financières pour engager une personne à temps plein pour effectuer ma comptabilité. J’ai donc décidé de retenir les services d’un commis comptable pigiste, qui me facturait à la pièce pour les différentes tâches que je lui confiais.

La seule tâche comptable que j’ai toujours continué à effectuer moi-même est le suivi des comptes clients. J’ai toujours considéré important d’appeler moi-même les clients avec des comptes en souffrance afin de comprendre la raison de leur retard de paiement, de pouvoir leur donner de l’information et de prendre des ententes avec ceux-ci.

Lorsque j’ai engagé une adjointe juridique à temps plein, j’ai retenu les services de ce même commis comptable pour qu’il forme mon adjointe sur les différentes tâches comptables à effectuer, et qu’il fasse un suivi avec elle pour seulement contrevérifier son travail et répondre à ses questions.



Tâches administratives

Pour ce qui est de la délégation des tâches administratives, ça a été un peu plus compliqué. En effet, pour déléguer la majorité de ces tâches, la personne ressource doit normalement être présente au cabinet, contrairement aux tâches comptables qui peuvent être faites à distance.

Je m’étais alors fixé comme but d’engager un ou une adjointe administrative le plus rapidement possible. J’ai été chanceux et j’ai réussi à trouver une personne qui accepté de travailler pour moi à temps partiel au départ, étant donné que je n’avais pas une charge de travail suffisante pour un employé à temps plein.

Après environ deux ans en affaires, avec un volume de dossiers plus important, j’ai pris la décision d’engager un employé à temps plein, qui pourrait non seulement s’occuper des tâches administratives du bureau, mais également de rapatrier les tâches comptables afin de réduire les coûts d’exploitation (un ou une adjointe administrative coûte généralement moins cher qu’un commis comptable pigiste).

En conclusion, bien que la délégation de ces tâches augmente considérablement vos dépenses d’exploitation, que ce soit en salaires ou en honoraires professionnels, le temps que vous allez récupérer vous permettra d’augmenter considérable votre chiffre d’affaires et vos profits.