Les aires ouvertes débarquent dans les cabinets

Avec ses 90 employés, le cabinet d’avocats Miller Thomson se voit obligé de repenser ses bureaux actuels qui n’étaient pas prévus pour en accueillir autant. « Nous avons aménagé en 2013 des bureaux dans une forme traditionnelle, avec un espace privé pour chaque avocat et des espaces centraux pour les salles de conférence », explique Me Pierre Paquet, associé directeur.

Alors pour pouvoir mettre plus de gens dans le même espace, le bureau a décidé d’opter pour une combinaison entre les aires ouvertes et les bureaux fermés.

Coûts de location de plus en plus onéreux

« Le coût de location de bureaux au centre-ville de Montréal est très onéreux, et cela ne va pas baisser. D’un autre côté, la technologie permet aussi d’avoir besoin de moins d’espace », ajoute Me Paquet.

La vidéoconférence, l’échange de courriel et les téléphones intelligents font en sorte que les avocats sont moins tenus de rencontrer en personne et sur une base régulière leurs clients. Pour toutes ces raisons, les avocats ont donc de moins en moins à travailler dans des structures traditionnelles qui les isolent du personnel de soutien.

Par ailleurs, à l’ère du sans papier, les grandes armoires et les bibliothèques sont moins nombreuses, ce qui permet également un gain considérable de place.

« Bureau-ville » pour Miller Thomson

Chez Miller Thomson, cette petite révolution est déjà bien en marche, mais dans leurs bureaux de Vancouver. Là-bas, les 75 employés sont désormais sur un seul étage au lieu de quatre pour créer un espace plus collaboratif, a expliqué Michael Walker, l’associé directeur, au Canadian Lawyer.

Dans les documents de communication, l’espace est décrit comme une ville avec des rues que sont les couloirs et des quartiers que sont les zones de travail. Il y a même un grand atrium paysagé où les employés se réunissent pour avoir « un dialogue spontané ».

« Des bureaux avec le personnel de soutien au centre entourés par des bureaux privatifs des avocats, ça ne fonctionne plus comme ça », explique Alain Moureaux, associé fondateur de Moureaux Hauspy design qui appartient désormais à l’entreprise d’architecture Provencher Roy.

« Maintenant, au lieu de faire passer les clients par un corridor qui doit être bien décoré de beaux tableaux, pour rejoindre un grand bureau d’avocat lui-même bien aménagé, il suffit de les conduire immédiatement dans un salon ou une salle de conférence », poursuit l’architecte d’intérieur. « Comme ils ne voient pas le reste des bureaux, cela devient moins utile de mettre le paquet sur la déco. Les jeunes l’ont bien compris. Quand on leur explique qu’en faisant des économies sur l’aménagement ils auront plus d’argent en poche, généralement, ils sont prêts à renoncer à un bureau fermé. »

Dans un article publié dans le Canadian Lawyer, Me Marcus Sixta, avocat de Calgary qui a fondé son propre cabinet témoigne : « avant, les cabinets d'avocats avaient tendance à utiliser des bureaux sophistiqués pour attirer de nouveaux employés. Mais je ne suis pas intéressé à dépenser beaucoup d'argent sur les frais généraux ou dans un type de modèle d'affaires basé sur l'ego. Ce que j'offre aux avocats, c'est une chance de travailler de n'importe où. Si vous avez besoin de rencontrer un client ou d'avoir une conversation sensible, il y a des salles de conférence. Mais les bureaux personnels ne signifient pas grand-chose pour les diplômés d'aujourd'hui. Ils veulent plus de liberté et plus d'argent ».

Alain Moureaux confirme que « cet attachement au bureau personnel, c’est l’attachement à un statut ».

Par ailleurs, les changements architecturaux sont beaucoup venus, explique-t-il, des grandes entreprises d’ameublement. « Ce ne sont pas les architectes qui imposent ces changements, ce sont les fabricants de meubles qui réinventent les stations de travail », dit-il.

Casques d’écoute requis

Lorsque Me Paquet a visité les bureaux de Vancouver, il n’a reçu que des retours positifs. « C’est lumineux, bien aménagé, les gens ne se plaignent pas. Ceux qui sont moins réceptifs sont ceux qui s’adaptent plus difficilement à la technologie. Les gens aiment mieux travailler ensemble et de façon collégiale », dit-il.

Mais son avis ne semble pas être partagé par tous. Chez Borden Ladner Gervais, à Montréal, tous les avocats travaillent dans des aires fermées et ce n’est pas prêt de changer. « D’un côté, les aires ouvertes offrent un avantage au niveau des coûts et la création d’un espace de collaboration, mais d’un autre côté, les avocats aiment travailler dans l’intimité, dans le silence, la porte fermée. Sacrifier cela, ce n’est pas évident », explique Me André Dufour, associé directeur régional.

Pour lui, ce qu’il y a à y gagner ne vaut pas ce sacrifice.

Éric Bédard, associé directeur de Fasken estime que si les secteurs administratifs sont organisés en aires ouvertes, certains professionnels sont à deux dans un bureau fermé.

En plein réaménagement de ses bureaux, le cabinet a décidé d’opter pour un modèle un peu plus hybride : des bureaux d’avocats de 120 pieds carrés, de taille modeste, entourés de verre et installés de part et d’autre d’un corridor. Les assistants sont regroupés dans des zones ouvertes dans un coin du bâtiment.

L’associé directeur estime d’ailleurs que si les technologies facilitent le travail « nomade », elles ne doivent pas empêcher les avocats de venir au bureau physiquement, « c’est important pour le sentiment d’appartenance », dit-il.

Pour lui, s’il y des avantages dans les aires ouvertes, il ne faut pas non plus les idéaliser. D’ailleurs, Me Bédard ajoute dans le Canadian Lawyer qu’il a remarqué « que beaucoup de gens portent des casques d’écoute pour favoriser la concentration dans les aires ouvertes. Je ne suis pas sûr que cela apporte plus de collaboration ».