Quatre stratégies pour une meilleure gestion du temps

La maîtrise du temps est une compétence essentielle pour les avocats qui jonglent quotidiennement avec des échéances strictes, des documents volumineux et des exigences de clients. Pour maximiser la productivité et minimiser le stress, il est crucial d’adopter des stratégies pour gérer efficacement le temps au quotidien. En voici quatre proposées par Louis Belleau, coach et mentor.

Dire non aux interruptions

Les interruptions peuvent être de véritables voleurs de temps précieux. « La pire chose qui nuit à la productivité, ce sont les interruptions », nous rappelle Louis Belleau avec justesse.

Les études démontrent effectivement que le cerveau humain a besoin d’un peu plus de vingt minutes pour retrouver sa concentration après à une interruption.

Pour les avocats, les interruptions sont monnaie courante, qu'il s'agisse d'appels téléphoniques imprévus, de flux incessants de courriels ou de collègues sollicitant leur attention à plusieurs moments de la journée. Sans oublier certaines notifications intrusives des réseaux sociaux.

Selon Louis Belleau, refuser les interruptions non essentielles constitue une première étape cruciale pour reprendre le contrôle de son temps. Il souligne que « dire oui à quelque chose signifie inévitablement dire non à d’autres choses ».

« Et cela demande beaucoup d’autodiscipline », poursuit-il.

Pour réduire les interruptions, il peut être judicieux d'introduire des périodes de travail sans interruption, pendant lesquelles les appels téléphoniques sont redirigés vers un assistant ou un répondeur automatique, et les courriels sont consultés à des moments précis de la journée.

Délégation des tâches

Les avocats peuvent parfois avoir tendance à vouloir tout faire eux-mêmes pour s’assurer que les choses sont faites correctement et à temps. « C’est difficile de déléguer », admet Louis Belleau. Cependant, cette approche peut entraîner une surcharge de travail et une inefficacité.

Le coach souligne l’importance pour tout avocat de savoir ce qu’il peut et ne peut pas déléguer. Cette capacité de déléguer permettra aux avocats de se concentrer sur les tâches qui requièrent réellement leur expertise.

Comprendre son cycle circadien

Chaque individu possède un cycle circadien unique qui influence son niveau d’énergie et de concentration tout au long de la journée. La prise en compte de ce cycle individuel peut être bénéfique pour les avocats, leur permettant d’organiser leur emploi du temps de manière à optimiser leur efficacité.

Prenons l’exemple d’un avocat qui est plus alerte et concentré le matin. Il pourrait choisir d’utiliser ces heures pour des tâches intellectuellement exigeantes, telles que la rédaction de documents juridiques complexes. À l’inverse, les tâches plus routinières ou administratives peuvent être réservées pour les périodes quand son niveau d’énergie diminue.

« Moi par exemple, je sais que je suis plus efficace la nuit, donc il faut apprendre à se connaître et à choisir ses plages horaires en conséquence », note Louis Belleau.

Il reconnaît que dans les cabinets d’avocats où les horaires de travail sont souvent plus traditionnels, les personnes se connaissant plus productives le soir pourraient avoir besoin de discuter avec leur supérieur hiérarchique pour aménager leur emploi du temps en fonction de leurs heures de concentration.

Planifier sa semaine en avance

Planifier sa semaine à l’avance offre de nombreux avantages. Tout d’abord, cela permet de prendre du recul et d’avoir une vue d’ensemble de la semaine à venir. Avec une compréhension claire des objectifs et des engagements, les avocats peuvent efficacement allouer leur temps et leurs ressources. Cette approche peut également réduire le stress en évitant les imprévus de dernière minute, offrant ainsi une plus grande tranquillité d’esprit.

Ce temps consacré à la planification n’a pas besoin d’être très long. Louis Belleau recommande simplement une quinzaine de minutes de réflexion chaque dimanche pour avoir une vision d’ensemble de la semaine à venir, ainsi qu’une brève session chaque soir pour prévoir la journée suivante.

« Il ne faut jamais terminer la journée sans classer le lendemain », conseille-t-il.

En outre, la clé d’une planification efficace réside dans la création d’une liste de tâches et d’objectifs clairs et réalisables. Afin d’assurer la faisabilité du plan d’action, le coach recommande de se limiter à trois objectifs par semaine. Selon lui, au-delà de ce nombre, les objectifs deviennent souvent inatteignables et peuvent nuire à la concentration nécessaire ainsi qu'à la gestion des imprévus auxquels un avocat ne peut échapper.

Enfin, sur une note plus personnelle, Louis Belleau partage une pratique qui lui procure de nombreux bienfaits, tant sur le plan mental que physique. Pour lui, faire une promenade chaque matin lui permet d'oxygéner son corps et son esprit, favorisant ainsi une clarté mentale accrue et une meilleure préparation pour la journée.