Gérez efficacement votre temps

Lorsque nous sommes en pratique solo et que le nombre de dossiers dont nous avons la
responsabilité augmente, il devient de plus en plus difficile de gérer l’ensemble des tâches que nous devons effectuer.

En plus de la gestion du cabinet, il faut s’assurer que les délais dans chaque dossier sont respectés, que les différents travaux sont effectués dans un délai raisonnable et qu’aucun client n’est négligé en raison d’une mauvaise planification du temps.

Depuis l’ouverture de mon cabinet, j’ai lu plusieurs livres sur la gestion du temps afin
d’être le plus efficace possible au travail. J’utilise quotidiennement différents outils qui se sont avérés efficaces.

Avec le temps, j’ai découvert que la façon la plus efficace de bien organiser mon emploi du temps est de procéder chaque semaine à une planification des activités. J’effectue cette planification le dimanche après-midi ou le lundi matin. Le fait de commencer ma semaine de cette façon me donne l’énergie et la concentration nécessaire à l’accomplissement du travail dans chaque dossier.

Révision du calendrier : La première étape de cette planification hebdomadaire est la révision de mon calendrier, dans lequel j’inscris les rendez-vous, les vacations à la cour ainsi que les tâches à effectuer à un moment précis. J’inscris au calendrier seulement les activités qui doivent être faites à une date et une heure spécifique.

Je révise la semaine en cours et les deux semaines suivantes afin de me faire une idée de ce qui devra être fait dans un futur rapproché. Le but de cette révision est de déterminer s’il y a des choses à faire en prévision des différentes inscriptions à l’agenda.

Révision de la liste des rappels : La deuxième étape consiste à revoir la liste des rappels que je tiens pour l’ensemble des dossiers actifs. Cette liste comprend tous les délais qui doivent être respectés et notamment ceux convenus dans les ententes sur le déroulement de l’instance ainsi que les délais de prescription.

La révision de cette liste me permet de m’assurer que les tâches qui doivent être effectuées avant une certaine date seront accomplies à temps et qu’aucun délai ne sera dépassé.

Révision de la liste des dossiers actifs : Lors de la troisième étape, je révise la liste de l’ensemble des dossiers actifs et je détermine pour chaque dossier la prochaine tâche que je devrai effectuer. Le but est de s’assurer qu’aucun dossier ne reste sans suivi pendant une longue période de temps et de déterminer les dossiers dans lesquels il faut travailler au courant de la semaine.

Préparation de la planification hebdomadaire : Lorsque je révise mon calendrier, la liste des rappels ainsi que la liste des dossiers actifs, j’inscris les tâches qui doivent être effectuées sur une autre liste divisée en cinq sections, soit une pour chaque jour de la semaine. De cette façon, je détermine d’avance quelles activités j’accomplirai quotidiennement et je prends soin de ne pas surcharger mes journées pour me laisser la latitude nécessaire afin de gérer les différentes urgences qui surviendront inévitablement.