Comment créer une équipe juridique internationale d’enfer

Diane Rodgers, vice-présidente et avocate générale chez Assurant Solutions, les a conçus pour vous assurer que votre expérience à l’interne génère plus de récompenses que de maux de tête. Vous y trouverez des idées fascinantes concernant les stratégies et le rôle des avocats internes et des cabinets externes. Lisez la suite, vous pourriez être surpris.

Favoriser la diversité

Pour qu’un service juridique international soit prospère, ses dirigeants doivent favoriser la diversité qu’une présence internationale apporte à une entreprise. Imaginez pouvoir rassembler des experts juridiques du monde entier pour évaluer vos structures d’entente, vos modèles, vos politiques et vos procédures. Imaginez pouvoir demander à ces mêmes experts de collaborer pour mettre en œuvre le meilleur de chaque pays dans le cadre d’un super ensemble de travail juridique.

Maintenant, imaginez s’ils pouvaient continuer à collaborer et à échanger des idées toutes les deux semaines longtemps après l’achèvement du travail initial. Un service juridique international permet à ses dirigeants de faire exactement cela. Le fait de rassembler des avocats de différents pays pour les faire travailler sur des listes de vérification et des modèles différents leur permet de partager leur expérience et les « leçons apprises », ce qui rend possible au final la création d’une équipe juridique plus forte.

Bâtir une structure solide

Il y a dix ans, on aurait pu débattre à savoir si un service juridique centralisé international était plus efficace qu’un service juridique international décentralisé. Toutefois, la gouvernance et les attentes en matière de risque modernes favorisent une structure centralisée au sein de laquelle les avocats relèvent directement du bureau principal du service juridique. Cependant, le fait d’avoir un service centralisé ne signifie pas qu’il faille abandonner la diversité. Cela est particulièrement vrai pour les services qui sont assez vastes pour se subdiviser en secteurs géographiques – c.-à-d. : l’Europe, l’Amérique du Nord, l’Amérique latine, l’Asie, etc.

En vertu de ce modèle, un avocat régional est nommé pour chaque région et relève de l’avocat général. L’avocat régional peut être plus proche du pays dans lequel il travaille que l’avocat général ne pourrait l’être. L’avocat régional peut être recruté pour sa maîtrise des langues régionales et peut travailler au siège social ou dans un bureau local. L’avocat régional peut apporter une contribution importante en matière de langue et de culture à la relation entre l’entreprise locale et le siège social. Alors, pensez à la structure. Elle est importante.

Énoncés de mission et politiques communes

L’énoncé de mission d’un service juridique permet d’unifier le service juridique international autour d’objectifs communs. Parfois, une chose aussi simple qu’un manuel de gouvernance contenant les politiques qui abordent des sujets comme la délégation des pouvoirs, les pouvoirs en matière de signature, les conflits d’intérêts, les questions éthiques et la composition du conseil d’administration peut également constituer le ciment qui permet d’assurer la solidité d’un service juridique international. Les opinions communes sur ces sujets favorisent l’adoption d’une approche unifiée pour aborder les enjeux difficiles auxquels les avocats locaux font face. Il est toujours possible de favoriser la diversité en offrant à chaque bureau ou région des occasions de partager les bonnes idées de son pays. Cette approche mènera au riche ensemble de meilleures pratiques mentionné plus tôt.

Risques, modèles et listes de vérification

Les risques auxquels une entreprise internationale fait face tendent à être les mêmes d’un pays à l’autre lorsqu’elle vend des produits ou des services semblables dans le monde entier. En travaillant avec le groupe des risques de l’entreprise, il est possible de lancer des idées pour identifier les risques et déterminer des mesures d’atténuation. Généralement, ces stratégies varient peu d’un marché à l’autre. Pour les avocats, de nombreuses mesures d’atténuation des risques juridiques constitueront des modalités contractuelles qui permettent d’assurer la conformité, ainsi que la rentabilité continue.

Un site intranet hébergeant des modèles de contrat et des listes de vérification peut contribuer à atténuer les risques contractuels. Bien que certains éléments des ressources doivent être régionalisés, de nombreux autres n’auront pas à l’être. Ces éléments peuvent comprendre les évaluations des risques et les listes de vérification pour le contrôle des risques. Il s’agit également d’une bonne occasion de profiter de l’expérience professionnelle individuelle dans tous les marchés représentés au sein de l’équipe internationale.

Formation

Une formation normalisée sur les risques, l’appétit pour les risques, les structures d’entente et les modèles est nécessaire dans tout service juridique international. Toutefois, grâce à la formation interactive, un service juridique international peut passer d’efficace à dynamique. L’utilisation d’études de cas et de discussions de groupe peut alimenter le débat essentiel sur les différentes façons d’aborder les enjeux. Une structure de contrat axé sur la réglementation dans un territoire peut être utilisée dans d’autres territoires pour favoriser d’autres types d’efficacités. Les discussions et les échanges d’idées permettront de bâtir un service juridique plus riche.

Recrutement

Le recrutement pour un service juridique international peut être assez différent du recrutement national. Un des principaux avantages d’un service juridique international est le fait de disposer d’un bassin d’experts disponibles dans le monde entier qui peuvent collaborer et apprendre les uns des autres. Toutefois, les avantages peuvent seulement être obtenus si l’avocat ou les avocats dans chaque pays sont des experts dans les affaires et les risques juridiques de l’entreprise, ce qui signifie qu’il faut généralement embaucher des avocats plus chevronnés qu’il ne le faudrait habituellement pour un service juridique national.

Afin qu’il existe une véritable collaboration au sein du service juridique, les avocats de chaque pays doivent posséder d’excellentes aptitudes en communication orale et écrite dans la langue principale de l’entreprise. Les compétences interculturelles sont également très importantes.

Communiquer, communiquer, communiquer avec le service

La communication est le facteur de base du succès ou de l’échec de tout service juridique international. Il est uniquement possible de favoriser la collaboration et le partage des idées si le niveau de communication est très élevé. La clé est de rendre la réunion de service traditionnelle plus dynamique.

Les réunions peuvent commencer avec des mises à jour du siège social sur différents sujets, puis passer à une mise à jour rapide de chaque participant. Les réunions les plus réussies peuvent ensuite passer à un examen plus approfondi d’un enjeu particulier auquel un ou plusieurs bureaux font face ou qui est susceptible de toucher d’autres bureaux à l’avenir.

Communiquer, communiquer, communiquer en face à face

Les réunions régulières en face à face entre le bureau principal et l'avocat régional, puis l'avocat régional et ses subordonnés dans chaque pays, sont un autre aspect très important de la communication. Il peut être tentant de donner le champ libre sur la base « appelle-moi si tu as besoin d'aide », en particulier avec les avocats plus chevronnés. Cependant, la communication continue est essentielle à l'établissement des types de relations qui pourraient être présentes si le service juridique international était rassemblé en même temps et au même endroit.

Des appels planifiés de façon régulière et ponctuelle peuvent aider à cultiver des liens étroits. Les réunions en personne, lorsqu’elles sont possibles, sont aussi très profitables.

Communiquer, communiquer, communiquer avec l’entreprise

La communication entre la direction du service juridique du bureau principal et l'entreprise locale est également cruciale pour obtenir des commentaires sur le rendement des avocats locaux. Les gens d'affaires d'expérience peuvent donner des renseignements utiles sur les aspects non techniques du rendement des avocats locaux. Ils peuvent attester du sens aigu des affaires des avocats locaux, ainsi que du niveau de collaboration avec ceux-ci.

La direction du service juridique peut demander des commentaires généraux ou particuliers. Un simple « Comment vont les choses? » peut donner lieu à des réponses très élaborées. L'envoi de questionnaires après des ententes ou des fins de projet permet également d’obtenir les commentaires des plus grands groupes.

Communiquer, communiquer avec les avocats externes

Une autre strate de communication cruciale est la communication avec les avocats externes. L'inclusion d'avocats externes dans certaines réunions de l'équipe interne peut être une excellente façon de les intégrer à votre service juridique. Cela est particulièrement important si l'entreprise fait des affaires dans des marchés où il n'y a pas d'avocat local ou un service local limité.

L'inclusion des avocats externes dans les réunions du service une fois par mois ou tous les deux mois, leur permet de jouer un rôle plus proactif et de contribuer de façon plus significative. Les questions entourant le type de travail que les avocats externes effectuent pour l'entreprise peuvent être un bon indicateur d'activité sur le terrain. La direction du service juridique peut également demander des mises à jour sur les lois ou les paysages politiques en constante évolution afin de garder une bonne longueur d'avance sur la courbe des changements.

Conclusion

Bien que la gestion d’un service juridique international soit loin d'être facile, il peut s'agir de l'une des expériences les plus fascinantes et agréables qu'un avocat général puisse vivre. Il est essentiel de favoriser la diversité du service. La structure, les outils, le recrutement, la formation et la communication sont également essentiels. Avec ces éléments en place, un service juridique international est prêt à appuyer l'entreprise qu'il sert de façon efficiente et efficace, et avec beaucoup d'énergie créative.