« Onboarding » des nouveaux avocats à distance : ce qu’on a appris de la pandémie

Lorsque la COVID-19 a chamboulé le fonctionnement des cabinets en mars dernier, plusieurs d’entre eux se sont vus obligés d’intégrer leurs nouvelles recrues à distance. Même problème lors des mois suivant pour les stagiaires.

L’intégration à distance ne semble plus être un problème maintenant, relève le Legal Executive Institute. Ce serait plutôt la nouvelle normalité, à laquelle les cabinets qui avaient déjà un solide programme d’intégration se sont assez aisément adaptés.

Les cabinets commencent même à déterminer ce qui fonctionne et ne fonctionne pas dans leur approche d’accueil des nouveaux avocats à distance. La fatigue liée au visionnement de vidéos est par exemple de plus en plus tenue en ligne de compte.

D’en personne à en ligne

Une question se pose toujours quant à l’accueil à distance des nouveaux avocats : ont-ils été aptes à apprendre et à partager la culture interne du cabinet autant qu’avant?

Selon les leaders de cabinets que le Legal Executive Institute a sondés, ça semble bien aller de ce côté-là.

L’un d’entre eux a rapporté qu’un nouvel associé était justement inquiet de joindre un cabinet à distance, mais que finalement, le fait de rencontrer les autres associés chez eux (via la visioconférence) lui a donné le sentiment de mieux les connaître que s’il les avait connus dans une journée typique d’intégration au bureau.

Quant à la visite habituelle du bureau même, certains cabinets l’ont remplacée avec succès par une visite virtuelle.

Bien sûr, les nouvelles additions au cabinet ne pourront en arpenter les couloirs eux-mêmes, ou être invités à luncher par un associé. Elles ne pourront pas plus débarquer dans le bureau d’un collègue pour demander comment aborder un dossier.

La clé : la communication ouverte

Ces obstacles peuvent être surmontés si le cabinet créée une initiative pour rapprocher les partenaires et mentors des nouveaux avocats. Les premiers peuvent alors être incités à prendre contact avec les derniers peu après leur arrivée au sein du cabinet, et même selon un horaire précis.

En fait, c’est là la principale leçon retenue par les cabinets quant à l’intégration : le besoin d’une communication ouverte.

La clé est d’entrer régulièrement en contact avec les nouveaux, et pas seulement lors de leurs premières journées, mais lors de la première année. C’est de cette façon qu’ils se sentiront vraiment faire partie de la famille.

Plus précisément, un cabinet peut :

• inviter les nouveaux à des sessions de formation;
  


• prévoir régulièrement des appels téléphonique avec des avocats ciblés;
  


• organiser des discussions en ligne;
  


• leur envoyer toutes les dernières nouvelles et alertes du cabinet par courriel.
  

Ces mesures peuvent considérablement réduire l’anxiété que peuvent ressentir les nouveaux avocats et stagiaires, et particulièrement dans cette pandémie.

On s’assure aussi que si le télétravail se poursuit encore longtemps, on sera prêt - et les dernières recrues aussi.