Comment référer un dossier à un confrère

Deux plaideurs énumèrent ce qu'ils voudraient entendre de l'avocat qui leur confie un dossier. Valable tel quel au Québec...

Le dossier le plus difficile à référer est celui qui dépasse la taille de sa pratique. On connaît le client, on a gagné sa confiance, on a ouvert le dossier. Puis les faits se précisent : blessures graves, plusieurs défendeurs, couvertures d'assurance emmêlées, un procès qui exigera des ressources qu'on n'a pas.

Steve Kherkher et Jesus Garcia, associés fondateurs d'un cabinet de litige de Houston qui travaille presque exclusivement sur des dossiers référés, ont signé dans Attorney at Work une liste de cinq choses qu'ils souhaiteraient que chaque avocat référent leur dise avant d'expédier le fichier.

Référer un dossier, rappellent-ils, ce n'est pas abandonner son client : c'est lui bâtir la bonne équipe. Et cela commence par une conversation, pas par un envoi de documents.

1. Raconter l'histoire avant d'envoyer le dossier

La version de soixante secondes d'abord. Pas le mémoire, pas les 300 pages de dossier médical. Qui a été blessé, quand, qui semble responsable, et pourquoi ce dossier est potentiellement important. Sans ce cadre, l'avocat qui reçoit des centaines de pièces perd la forêt derrière les arbres. Le récit humain d'abord ; les documents suivront.

2. Nommer ce qu'on ignore encore

Contre-intuitif, mais souvent l'information la plus précieuse. On ne sait pas qui possédait l'équipement, l'information sur les assurances est incomplète, le pronostic médical évolue encore. Les auteurs proposent une liste en quatre colonnes : ce qu'on sait, ce qu'on croit savoir, ce qu'on ignore, ce qu'il faut découvrir. La dernière colonne devient la feuille de route du dossier. L'incertitude n'est pas une faiblesse dans un renvoi ; la cacher en est une.

3. Dire ce qui fait peur

Chaque dossier a une faille : déclaration contradictoire du client, publication compromettante sur les réseaux sociaux, responsabilité partagée, condition médicale préexistante. La question la plus utile qu'un avocat référent puisse se poser : « Si je défendais ce dossier, qu'est-ce que j'attaquerais en premier ? » Identifier le problème tôt permet d'y répondre avant que la partie adverse ne le fasse.

4. Détailler ce qui a été fait, et ce qui a été promis

Mise en demeure envoyée ? Procédures déposées ? Interrogatoires tenus ? Lieux inspectés ? Lettres de conservation de preuve expédiées ? Et, plus important encore, qu'a-t-on dit au client ? Sait-il qu'un autre cabinet s'en vient ? Quelles attentes a-t-il sur la communication, les honoraires, la stratégie, le pouvoir de régler ? Le client ne doit jamais avoir l'impression que son dossier a disparu dans un trou noir pendant que deux avocats se répartissent les rôles. C'est là que les attentes mal cadrées font le plus de dégâts.

5. Définir la relation dès le départ

Retrait complet ? Implication continue ? Co-avocat ? Certains aspects du dossier conservés ? Il n'y a pas de mauvaise réponse ; le problème survient quand personne ne pose la question. Rôles, communication, prise de décision et attentes se règlent au premier échange, pas au moment du règlement.

Ce que le texte ne dit pas : le cadre québécois

L'article, écrit pour un lectorat américain, passe sous silence les règles qui encadrent l'opération ici. Deux points méritent d'être réglés par écrit avant le transfert. D'abord, le partage d'honoraires : l'article 107 du Code de déontologie des avocats ne le permet qu'entre membres du Barreau, d'un barreau hors Québec ou du cabinet au sein duquel on exerce, et l'article 108 oblige l'avocat à informer le client avec diligence de tout honoraire ou avantage qui lui sera versé par un tiers relativement au mandat. Ensuite, le consentement du client au transfert et à la structure de la relation, qui doit être documenté et non présumé. L'article 132, qui impose la collaboration entre avocats dans l'intérêt du client, donne au reste le ton.

Le point d'arrivée des auteurs rejoint ce que ceux qui vivent de références savent déjà : un renvoi n'est pas un fichier qui atterrit dans une boîte de réception, mais le début d'une relation entre deux avocats et un client. Pour ce dernier, ce n'est pas une transaction administrative. C'est le moment où il confie à un inconnu l'une des pires épreuves de sa vie.