Le service juridique de l’avenir!

Les meilleurs avocats généraux du pays se donnaient rendez-vous hier à Toronto pour la remise des prix annuels du concours Canadian General Counsel Awards, organisé par ZSA et le quotidien National Post.

Et Me Denis Boulianne, vice-président exécutif, Affaires juridiques, chef du contentieux et secrétaire chez Ivanhoé Cambridge, a vu des années d’efforts récompensées.

Il vient en effet de remporter le prix Baker McKenzie de l’innovation, qui couronne l’équipe juridique d’entreprise la plus innovante.

« Je suis très fier de prix-là », explique Me Boulianne à Droit-Inc. Outre le prestige accolé à une telle consécration, c’est la reconnaissance que tous les efforts déployés par Denis Boulianne et son équipe pour moderniser ses outils et ses processus permettent à Ivanhoé Cambridge de se démarquer.

Arrivé voici 15 ans chez Ivanhoé Cambridge, le membre des barreaux de l’Ontario, du Québec et de New York en dirige les affaires juridiques depuis près de dix ans.

« Nous avons revu plusieurs de nos façons de faire qui font en sorte que nos interventions sont intégrées à toute la chaîne de création de valeur de l’entreprise », poursuit Denis Boulianne.

Une réflexion en continu

C’est à la suite d’un diagnostic réalisé avec PwC, échelonné sur plusieurs mois, que le service des affaires juridiques de la filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placements du Québec s’est attaqué à la révision de ses façons de faire pour pouvoir se consacrer davantage à son rôle de conseiller juridique, poursuit Me Boulianne.

Le service s’est donc doté d’une feuille de route sur trois ans pour réévaluer, puis modifier ses procédures et prendre appui sur la technologie pour que chaque action posé par les affaires juridiques s’inscrivent dans un objectif stratégique de moderniser la pratique et de participer à la transformation de l’entreprise.

« Bien sûr, nous sommes toujours occupés, il y a évidemment des urgences… mais on s’assure qu’à chaque étape nous posons les bonnes questions, et que nous faisons les bonnes choses, avec les bonnes personnes. »

Une aventure d’autant plus ambitieuse qu’Ivanhoé est présente dans le monde entier, et détient des actifs immobiliers de plus de 69 milliards de dollars.

Ainsi, la direction des affaires juridiques a créé un poste de coordination de la performance et de l’optimisation juridique, qui veille à ce que toutes les initiatives technologiques, procédurales, et documentaires, pour ne nommer que celles-là, soient exécutées, évaluées et améliorées en fonction des objectifs stratégiques de l’entreprise.

Poser les bonnes questions

Cela implique de se demander « ce qu’on fait avec notre gestion de contrats, nos équipes de parajuristes, nos NDA (ndlr : accords de confidentialité) », poursuit Denis Boulianne.

Ainsi, Denis Boulianne et son équipe ont mis sur pied un « hub » juridique, qui a fonction de guichet unique pour les besoins juridiques des différents départements du gestionnaire immobilier. « Tout est paramétré évidemment pour s’assurer qu’on a toujours les dernières mises à jour disponibles » pour les clients internes.

Mine de rien, une telle initiative requiert une importante réflexion quant aux besoins auxquels on peut et on doit répondre, et une démarche d’implantation qui tiennent compte des besoins particuliers de chaque clientèles. « Par exemple, les équipes d’investissement cherchent toujours des NDA, nous avons donc fait une formation traitant spécifiquement de cette question et de la façon dont l’outil permet d’y répondre. »

L’idée générale est ici de déterminer ce qui peut être automatisé et personnalisé en fonction des exigences juridiques propres à chaque domaine d’activités d’Ivanhoé Cambridge, et de mesurer en continu ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.

Une structure innovante

L’un des aspects les plus remarquables de cette transformation aura cependant été d’externaliser certaines des opérations du services juridiques. Il en est ainsi des services de gestion des locations commerciales.

« Nous avons une entente avec le cabinet BLG auprès de qui nous avons externalisé nos opérations de locations commerciales pour notre portefeuille de centre commerciaux au Canada », poursuit Me Boulianne.

Ainsi, la douzaine de parajuristes et d’avocats qu’Ivanhoé comptait en son sein ont été dépêchés auprès de BLG, qui les a intégré dans son service Beyond Leasing. Dans les faits, l’équipe qui s’est retrouvée chez BLG dessert Ivanhoé en exclusivité pendant une certaine période, tout en profitant de l’intégration et des outils de BLG.

La structure de coûts pour ces opérations dites de « commodités » est ainsi externalisée au cabinet, qui y trouve son compte en termes de marge bénéficiaire, en plus d’avoir une équipe spécialisée sur laquelle BLG peut compter.

« Évidemment, il a fallu régler plusieurs enjeux que cela pouvait poser avec le cabinet, dont les associés sont parfois nos pairs, parfois nos concurrents, et parfois nos locataires », mais au final on s’est doté d’une structure opérationnelle qui bénéficie à tout le monde, notamment aux employés qui sont passés sous la coupe du cabinet. « Certains ont ainsi vu leurs conditions s’améliorer », précise Denis Boulianne.

Conjuguées à plusieurs autres innovations visant à améliorer l'efficacité de l'équipe juridique, mieux gérer les risques et faciliter l'amélioration des opérations, ou la formation et le développement du personnel, tout cela permet au service juridique d’Ivanhoé Cambridge de se démarquer, se félicite Me Boulianne.

« On peut ainsi consacrer davantage de temps à identifier les enjeux d’affaires tout au long de chaque projet », permettant ainsi de participer à la création de valeur pour les actifs de l’important portefeuille du géant immobilier.