La documentation des relations d’affaires

Combien de litiges ai-je vus naître dans ma pratique résultant d’un défaut d’avoir documenté, sinon adéquatement documenté, une relation d’affaires ou contractuelle?

Qu’il s’agisse de contrats d’entreprise ou de services ou autres contrats nommés, il est primordial de consigner clairement par écrit la nature et l’étendue des droits et obligations de chacun.

En effet, bien que d’aucuns sachent que le contrat naît d’un échange de consentement, encore faut-il être en mesure d’en faire la preuve et d’établir les tenants et aboutissants de l’entente d’une manière claire et non ambiguë afin d’éviter entre autres les problèmes d’interprétation. Cela est d’autant plus important lorsqu’un litige survient.

Il faut savoir qu’en principe, la preuve d’un acte juridique ne peut, entre les parties, se faire par témoignage lorsque la valeur du litige excède 1 500 $.

L’article 2862 du Code civil du Québec, qui énonce cette règle, mentionne cependant qu’on peut aussi prouver par témoignage, contre une personne, tout acte juridique passé par elle dans le cours des activités d’une entreprise.

Cela dit, la preuve de l’existence de l’acte juridique sera d’autant plus aisée à faire s’il existe un écrit qui le constate, puisque toujours selon le Code civil du Québec, c’est à celui qui veut faire valoir un droit de prouver les faits qui soutiennent sa prétention.

À titre d’exemple, pensons à ces factures d’entreprise qui comportent une mention au bas de celle-ci à l’effet que des intérêts de 2 % par mois et/ou 24% l’an s’appliquent sur tout solde impayé après 30 jours.

Si l’émetteur de la facture n’est pas en mesure d’établir que le destinataire a consenti aux intérêts, cette mention à la facture devient inutile et seul le taux d’intérêt légal s’appliquera sur les sommes impayées.

Un autre exemple est le cas des contrats d’entreprise dans le domaine de la construction et des fameux extras. Il s’avère souvent difficile de faire la preuve de leur acceptation lorsque la demande pour des travaux additionnels n’a pas été formulée par écrit par le maître d’œuvre et que les conditions quant au prix n’ont pas été consignées dans un écrit, signé tant par le maître d’œuvre que par l’entrepreneur.

Un tel écrit signé par les deux contractants constitue ce qu’on appelle, en droit de la preuve, un acte sous seing privé constatant un acte juridique et cet acte ainsi signé sera opposable à celui qui paraît l’avoir signé et à ses héritiers. Ainsi, cet écrit sera tenu pour reconnu à moins que la signature à l’acte soit contestée comme étant fausse, ce qui nécessite usuellement une preuve d’expert.

On constate la valeur probante que le législateur donne à l’écrit sous seing privé quant à l’acte juridique qu’il consacre d’autant que le code civil à l’article 1434 donne force obligatoire à ce qui est exprimé au contrat.

On retient donc que la convention, quel qu’en soit l’objet, se prouve beaucoup plus facilement si les co-contractants en ont accepté les termes et conditions par écrit, sous leur signature respective. À bon entendeur…