Quand, comment, et pourquoi déléguer à l’externe?

De nos jours, les avocats d’entreprises cherchent à effectuer le maximum de leur travail à l’interne. Mais ils auront toujours besoin de déléguer certains mandats à des cabinets externes. Sauf que la relation change. Quand, pourquoi et comment réussir l’impartition?

Réponse avec Me Daniel Desjardins, Vice-président, affaires juridiques et Secrétaire de Bombardier et Me André Vautour, Associé, droit des affaires et droit commercial chez Lavery.

Droit-Inc: Quelle est la tendance?

Me Daniel Desjardins : Le rôle et la stature des services juridiques en entreprise s’amplifient. Les CA s’attendent à ce qu’ils fassent preuve de leadership dans des enjeux stratégiques complexes. Ils doivent créer de la valeur pour l’entreprise. Plus les créneaux dans lesquels évoluent l’entreprise sont spécialisés - et c’est le cas de Bombardier qui vend des trains et des avions - plus l’expertise qui y est reliée doit rester à l’interne.

Les avocats doivent être là où sont les opérations pour accompagner les équipes. Ils doivent comprendre la stratégie de l’entreprise et sa philosophie de gestion des risques. Nous avons 200 avocats dans 17 pays et ils essaient d’en faire le plus possible. En revanche, nous allons à l’externe pour des expertises ponctuelles dans telle ou telle juridiction; ou dans des dossiers spécifiques, pour réduire le fardeau du travail à l’interne. Mais dans un contexte de compressions budgétaires, la pression est forte de faire le choix le plus judicieux offrant le meilleur rapport qualité-prix. Et ce nous recherchons, c’est de la valeur ajoutée chez les cabinets externes.

Me André Vautour: Les entreprises sont devenues des concurrents pour les cabinets d’avocats. Chez nous, quand un avocat quitte, c’est pour aller en entreprise et non pour se joindre à d’autres cabinets! Les cabinets externes font donc moins de droit commun, mais ils sont fortement sollicités par les entreprises quand un dossier requiert des ressources importantes ou fait appel à des domaines de droit qui ne lui sont pas familiers. Qu’on pense par exemple au droit de la propriété intellectuelle, droit de la concurrence, droit immobilier... S’il décide d’aller à l’externe, le service juridique de l’entreprise devrait le faire le plus tôt possible dans le processus.

On voit malheureusement trop souvent des cas où lorsque l’avocat externe est appelé à intervenir, dans le cas d’une transaction par exemple, la lettre d’intention est déjà signée, les éléments essentiels ont déjà été conclus, et l’avocat externe ne peut pas avoir un impact maximal. Il voit dans l’entente des ambiguïtés, des contradictions, des questions qui n’ont pas été abordées. Mais la seule chose qu’il peut faire, c’est demander des modifications et cela se traduit par une perte de pouvoir de négociation pour son client.

Quel est l’enjeu le plus important dans la relation entre l’interne et l’externe?

Me André Vautour: Il faut prendre le temps de bien définir le mandat. Souvent on est pressé par le temps, on est dans l’urgence et certaines choses ne sont pas claires. Il faut comprendre clairement ce qui est attendu de l’autre, jusqu’où on doit aller, les efforts qu’on doit y mettre, la composition des équipes et ensuite aborder la question des coûts. Si la question budgétaire n’a pas été abordée, il peut y avoir des surprises. Personne n’aime les surprises.

Durant le mandat, il faut une communication constante. Dans le cas d’une fusion-acquisition, par exemple, on a la convention qui est la pièce maîtresse de la transaction. Celui qui va négocier la convention est souvent l’avocat externe, mais pour savoir quoi négocier, il a besoin de l’avocat interne, qui connaît mieux que lui les besoins stratégiques du client. De son côté, l’avocat externe doit communiquer à son client, au fur et à mesure de l’avancement du dossier, ce qu’il a fait, ce qu’il reste à faire, et où il en est rendu en terme d’honoraires.

Me Daniel Desjardins: En effet. Ce n’est pas un Fire and Forget - on tire et on oublie! - pour le donneur d’ouvrage. Les avocats internes demeurent pleinement impliqués et ils sont responsables du travail. Le client veut aussi bien connaître la philosophie de gestion du cabinet externe. Et de plus en plus, il veut que le cabinet externe lui offre de la valeur ajoutée. Quand on parle de valeur, le cabinet externe pense au nombre d’heures facturées.

Le service juridique à l’interne ne fait pas la même équation. Il veut autre chose. Par exemple, des formations sur une question spécifique; l’accès à des gabarits et des banques de données. Bref, un partage de connaissances, d’apprentissages qui va aider le service juridique de l’entreprise à mieux apporter de la valeur aux unités d’affaires qu’il dessert.

Je vous donne un exemple: au lieu de nous dire: voici ce que veut dire cette loi, le cabinet externe peut nous dire: « voici comment on peut vous aider à créer des processus et des contrôle de conformité ou encore voici comment vous pouvez utiliser cette loi pour accroître votre avantage concurrentiel ». Ce qui peut nous sauver du temps et de l’argent créera des synergies et renforcera nos relations avec les cabinets externes.