Le futur de la gestion juridique: un logiciel sur mesure «made in» Québec

Les meilleures idées naissent souvent de besoins à combler. C’est exactement ce que Jean-François Chabot a vécu lorsqu’il a réalisé le manque de cohérence et la perte inutile de temps qui affectaient son cabinet. Me Chabot est à la tête de Chabot médiateurs avocats, fort d’une vingtaine de professionnels dans différentes branches du droit et en médiation familiale ou commerciale.

Tous les bureaux connaissent la même situation : des dossiers physiques ou virtuels bourrés de notes en tout genre ou, au contraire, lacunaires, des affaires à différents stades de traitement qu’il faut vérifier une à une pour les faire avancer, des logiciels de tout acabit qui ne sont ni compatibles, ni sécurisés, un travail collaboratif ralenti par des communications qui ne passent pas bien… Ou encore, les heures passées à retrouver un document spécifique dans les archives, ou bien à contacter des clients à des fins comptables.

Tout cela ne cadre pas très bien avec la rigueur et l’efficacité que l’on souhaite dans un cabinet d’avocats, de notaires, de parajuristes, d’arbitres ou de médiateurs. Voilà pourquoi Me Chabot, qui avait déjà par le passé développé de toute pièce une base de données compilant les retours au pays de réfugiés bosniaques, a décidé de créer un premier système Intranet pour son cabinet.

« Jusqu’à ce que je me rende compte qu’en l’améliorant, nous pourrions proposer cette solution à l’ensemble du milieu du droit au Québec », raconte-t-il. En compagnie de spécialistes, l’avocat geek s’est donc remis au travail et a conçu un logiciel impressionnant que son cabinet a testé et approuvé pendant deux ans : NotaBene Légal.

La gestion de dossiers simplifiée

NotaBene Légal (NBL) est un logiciel spécialement conçu pour la prestation de services juridiques à grand volume, en permettant une tenue rigoureuse et sécurisée des dossiers.

« Chez Chabot, il nous arrive par exemple régulièrement de gérer une trentaine de dossiers de divorce en même temps. Il est donc crucial que nous sachions immédiatement à quelle étape ils en sont, qui en est responsable, quel processus il faut suivre et ce qu’il faut préparer. C’est notamment ce que NotaBene Légal permet », indique Me Chabot.

Effectivement, ce logiciel permet de réunir au même endroit, sous des formats prédéterminés et entièrement sécurisés, tout ce qui concerne un dossier. Fini, la multiplication des Drive, les notes prises sur un document Word, les fichiers Excel qui se baladent. Dès l’ouverture d’un dossier sur la plateforme, tout est disponible dans un seul et même espace intuitif, qu’il s’agisse des formulaires, des informations personnelles, des étapes à suivre, de la répartition des tâches, du suivi comptable, des notes et des communications réalisées, à l’interne comme avec les clients, au fur et à mesure.

« Juste pour les notes, qui se résument trop souvent à une phrase alors même que l’on peut parler pendant une heure avec son client, le fait qu’elles se présentent dans un format standardisé, qu’elles soient plus complètes et qu’elles s’archivent automatiquement de manière chronologique est utile. Alors, on imagine aisément le temps qu’on gagne avec un dossier complet visible en un claquement de doigts », explique l’avocat.

En plus de centraliser toute l’information, NotaBene Légal est parfaitement adapté au travail collaboratif, puisqu’il est possible de partager, en tout ou en partie selon les besoins, des éléments d’un dossier avec ses collègues.

Des fonctionnalités très pratiques

Les logiciels de gestion intelligente pullulent sur le marché, mais combien d’entre eux sont totalement personnalisables ? Aucun ou presque. En s’abonnant à NoteBene Légal, toutes les entreprises, petites ou grandes, peuvent configurer la plateforme à leur image, avec leur logo, leurs couleurs et leurs procédures. Comme si elles-mêmes l’avaient créée, en quelque sorte.

Le logiciel comprend également des outils très utiles. Par exemple, désormais, inutile de passer par un moteur extérieur pour faire signer des documents de manière sécurisée. NotaBene dispose du système de signature électronique Consigno® de Notarius, doté d’une double authentification.

« Le logiciel s’assure avant tout envoi qu’on s’adresse bien au bon interlocuteur et qu’on adresse les bons documents. Il n’y a donc plus d’erreur possible », ajoute Me Chabot.

De façon toute aussi pratique, NBL intègre un volet comptable performant et entièrement crypté. Gestion des débours, facturation, calculateur de taxes, fidéicommis, conciliations bancaires, plans de paiement, rappels automatisés de comptes, et même rapports d’analyse. Grâce à des connecteurs de paiement connus, la comptabilité quotidienne est assurée, centralisée et parfaitement sécurisée.

Cybersécurité garantie

La sécurité des données personnelles et financières est souvent mise à mal, comme en témoignent les scandales de piratage rapportés dans les médias. Si ce genre de mésaventures peut s’avérer nocif pour toutes les sociétés, dans le domaine bancaire et juridique, c’est le discrédit assuré, d’autant plus que les premières dispositions de la Loi 25 sont entrées en vigueur depuis le 22 septembre dernier.

Soucieux de fournir une plateforme blindée, Me Jean-François Chabot en a soigné la cybersécurité. Si bien que toutes les données (informations, notes, communications) sont entièrement chiffrées et cryptées. Même chose pour les envois de formulaires et de contrats, qui sont protégés du côté de l’entreprise comme des clients, puisque tout est centralisé sur NBL.

Les accès au dossier sont aussi étroitement surveillés. Lorsqu’on est en charge d’un dossier on voit immédiatement qui y a accès, quelles sont les interventions réalisées, et on reçoit des demandes d’autorisation si un collègue du cabinet souhaite y contribuer.

« Nous avons aussi la possibilité d’anonymiser certains clients, pour que personne, en dehors de l’avocat et du client visé, ne sache de qui il s’agit, indique Me Chabot. Cela évite la fuite potentielle de données comme on peut le voir pour des dossiers médicaux de personnalités publiques. C’est une muraille de Chine de très haut niveau. »

Finalement, NotaBene Légal est un moteur hyper complet dont les nombreuses options (plus de 50) vont sans aucun doute alléger le quotidien de nombreux juristes. Et au prix abordable d’abonnement qu’il affiche, notamment pour les solo-entrepreneurs, cet outil réalisé par des professionnels d’ici pour des professionnels d’ici s’avèrera précieux.