Vos vieux liens Dropbox sont encore actifs — voici comment colmater la fuite

Ce lien de partage envoyé à un client en 2021 fonctionne toujours. Et il pointe peut-être sur 40 documents confidentiels. Le grand ménage, étape par étape.

Les fuites de conversations d'IA qui ont fait les manchettes — plus de 370 000 échanges avec Grok indexés par Google, des milliers de conversations ChatGPT retrouvées dans les résultats de recherche — n'avaient rien à voir avec l'intelligence artificielle, rappelle le chroniqueur techno Ernie Svenson dans Attorney at Work.

Aucun modèle n'a fui, personne n'a été piraté : dans les deux cas, c'est un simple paramètre de partage qui a tout exposé.

Or, prévient l'avocat devenu coach techno, le même mécanisme tourne déjà dans votre cabinet — et il est bien plus vieux que les robots conversationnels. Le lien Dropbox envoyé à un client, un coavocat ou un expert en 2021? « Il fonctionne encore. Pas "peut-être". Les liens de partage n'expirent pas d'eux-mêmes », écrit-il (traduction libre, comme les autres citations de ce texte). Chaque lien jamais créé est toujours actif, pointe vers le contenu actuel du dossier, et reste ouvert à quiconque le détient — dans un vieux courriel, un courriel transféré, ou une boîte de réception piratée il y a trois ans.

Voici sa méthode pour faire le ménage.

1. Ouvrez votre stockage infonuagique — sur le web, pas l'application

Avertissement : ni Dropbox ni Google ne facilitent la tâche à l'utilisateur individuel qui veut la liste de tous les liens qu'il a créés. Si vous êtes sur un compte d'équipe, votre administrateur dispose d'une vue des partages externes; sinon, c'est dossier par dossier. Moins pénible qu'il n'y paraît : inutile de tout vérifier.

2. Commencez par les dossiers clos

Ouvrez les paramètres de partage de chaque dossier de mandat terminé et cherchez deux choses : les liens réglés à « toute personne disposant du lien » et les personnes qui ont encore accès. « Dix dossiers vous diront tout ce que vous devez savoir », résume l'auteur.

Ce que vous trouverez, prédit-il : le dossier client partagé pour un mandat clos en 2022; le dossier accessible à un avocat contractuel qui n'a pas travaillé avec vous depuis des lunes; un lien créé pour envoyer un document, qui pointe maintenant vers un dossier qui en contient 40; l'ancienne adjointe qui a toujours accès, « parce que personne ne retire les gens — on cesse juste de les inviter ». Rien de tout ça n'est un piratage : tout fonctionne exactement comme configuré.

3. Corrigez ce que vous trouvez

Supprimez les liens inutiles. Convertissez les accès « toute personne disposant du lien » en accès nominatifs. Retirez ceux qui sont partis. Et adoptez le réflexe : fermer un mandat inclut désormais fermer ses partages.

4. Répétez l'exercice sur quatre autres systèmes

La même question s'applique partout, et chaque vérification est rapide : vos courriels (des règles de transfert automatique que vous n'avez pas créées cette année?); votre logiciel de gestion de pratique (tout le monde a-t-il accès à tout parce que configurer les rôles était fastidieux?); votre preneur de notes IA (que conserve-t-il après la rencontre — audio, transcription, résumé — et pouvez-vous le supprimer?); et tout ce qui envoie des messages automatiquement — demandes d'avis, séquences marketing, alertes.

L'angle québécois : la Loi 25 vous y oblige déjà

Si le texte s'adresse aux avocats américains, la transposition est directe pour les praticiens d'ici. Le secret professionnel commande déjà de limiter l'accès aux dossiers clients, et la Loi 25 impose aux cabinets — comme à toute entreprise — de limiter l'accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui en ont besoin, de les détruire ou de les anonymiser au terme des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et de déclarer les incidents de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux. Un lien ouvert qui traîne sur un dossier clos n'est donc pas qu'une mauvaise pratique : c'est un incident de confidentialité en puissance.

La conclusion de Svenson vaut des deux côtés de la frontière : « Le paramètre ennuyant, c'est ça le risque. » Et le ménage des dossiers clos, lui, peut être terminé aujourd'hui.